「生産性向上」は、いかなるビジネスにおいても求められるキーワードです。労働人口の減少が続く昨今の日本では、限られた人員の中でいかに生産性を上げるかが重要なテーマとなっています。しかし実際には、生産性が上がらず頭を抱える企業も多いのではないでしょうか。
生産性向上を阻む最大の要素は「ムダ」です。日常業務の様々な部分にムダは潜んでおり、知らず知らずのうちに生産性を低下させています。生産性向上を実現するためには、ムダを省くための方法を把握することが大切です。
そこで本記事では、生産性向上を阻むムダの省き方や、おすすめのITツールをご紹介します。生産性が上がらないとお悩みの方は、ぜひご一読ください。なお、そもそもの生産性について詳しく知りたい方には、次の記事もおすすめです。
目次
生産性向上を阻むムダを省くには？
まずは、ムダを省くためにおすすめの方法3つをご紹介します。
方法1：「ECRSの原則」でプロセスを見直す
やり方次第でムダを無くせるとしても、そもそもムダに気づけないこともあります。ムダを見つけて改善するためには、「ECRSの原則」でプロセスを見直すのがおすすめです。ECRSの原則とは、下記の4観点から成る業務改善フレームワークのこと。
- Eliminate（取り除く） ・・・不要な作業を取り除けないか？
- Combine（まとめる） ・・・作業をまとめられないか？
- Rearrange（整理する）・・・効率的な作業順序に変更できないか？
- Simplify（単純化する） ・・・もっとシンプルな作業方法にできないか？
フレームワークに落とし込むことで、効率的にムダを見つけられます。ECRSの原則を適用するうえでは、事前にフローチャートなどで業務プロセスを可視化しましょう。ECRSの原則について詳しくは、次の記事を参考にしてください。
業務効率化にはフレームワーク「ECRSの原則」がおすすめ。やり方と注意点も
方法2：ITツールで事務作業を効率化する
ビジネスでムダが発生しやすいのは、スケジュール管理を始めとする日々の事務作業です。手帳やホワイトボードなどを用いたアナログなやり方では、どうしてもムダが発生してしまいます。事務作業の内容に合わせたITツールを活用して効率化しましょう。
ITツールを導入すると、手書き作業をパソコン入力に置き換えてスピードアップできます。また、各事務作業のために最適化されたインターフェースのITツールなら、確認・更新作業のムダも減らせるでしょう。おすすめのITツールは後ほどご紹介しますので、ぜひ最後までお読みください。
方法3：グループウェアで情報共有を効率化する
個々の事務作業だけでなく、チーム作業における情報共有のムダも減らすべきです。たとえばメール文化の根付いた職場だと、進捗報告や状況確認など何でもメールで済ませてしまうでしょう。メールの作成や確認には意外と手間がかかるため、頻度が高いとかなりのムダを生み出すことに。
チームの情報共有で発生するムダを無くすには、「グループウェア」の活用が効果的です。グループウェアもITツールの一種ですが、情報共有やコミュニケーションに特化した機能が数多く備わっています。単体のITツールを複数導入するよりも、格段に手間やコストを抑えられるでしょう。
ムダを省いて生産性向上！おすすめITツール3選
生産性向上を実現するうえで、ITツールの活用がカギとなります。とはいえITツールには豊富な種類が存在するため、より費用対効果の高いものを選ぶことが大切です。ここでは、ムダを省いて生産性向上につながるおすすめITツールを3つご紹介します。
その1：ビジネスカレンダー
「ビジネスカレンダー」は、スケジュールの管理や共有をWeb上で行えるITツールです。自分やチームメイトの予定を、カレンダー形式でまとめて把握できます。社員ごとの色分け表示や予定のカテゴリー表示など見やすい工夫が多く、スケジュール確認のムダを省けます。
また、ドラッグアンドドロップで予定を追加できるなど、スケジュール更新を効率化することも可能です。「日程調整機能」が搭載されたビジネスカレンダーなら、会議の日程調整も効率化できます。日々欠かせないスケジュール管理のムダを省くために、まず導入を考えたいITツールです。
その2：勤怠管理ツール
「勤怠管理ツール」は、勤怠実績の記録や共有をWeb上で行えるITツールです。日々の打刻がボタン操作などで簡単に行える上に、残業時間などの集計作業が自動で行われます。また、勤怠実績は関係者のWebブラウザからも閲覧できるため、勤怠表の印刷・提出も不要です。日々の勤怠管理にもムダは発生しやすいため、高い費用対効果が期待できます。
その3：ビジネスチャット
「ビジネスチャット」は、チャット形式で離れた相手とやり取りできるITツールです。本文を入力して送信ボタンを押下するだけでメッセージを送信できるため、メールのような手間がかかりません。また複数人のやり取りも可能なため、メッセージベースのオンライン会議にも使えます。チーム作業のムダを省くのに効果的なITツールといえます。
ITツールでムダを省いて生産性向上しましょう！
今回は生産性向上を阻むムダの省き方や、おすすめのITツールをご紹介しました。
企業が利益を拡大するうえで、生産性向上は重要なテーマです。また個々のビジネスパーソンにとっても、生産性向上することは社内評価アップにつながります。それらを実現するためには、ITツールで業務のムダを省くことがカギとなるでしょう。
これからITツールを導入する企業には、グループウェア「アイポ」がおすすめです。今回ご紹介したITツールの機能を兼ね備えており、チーム作業の情報共有や個々の事務作業におけるムダを省けます。使いやすいインターフェースのため、アナログ文化の根付いた職場でもすぐに浸透します。
ムダを省いて生産性向上したい企業の方は、ぜひアイポの導入をご検討ください。
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