生産性を上げたい中小企業に!ワークフローシステムのメリットと使い方

2021/02/04

はじめに

「社内の情報のやりとりをもっと効率的にしたい」

「テレワークで業務の生産性が下がった気がする」

そう感じている中小企業の管理職の方も多いのではないでしょうか。

特に業務の流れ(ワークフロー)やタスク・スケジュール管理を紙媒体で管理していると、そうした悩みに陥りがちです。

そこでおすすめしたいのが「ワークフローシステム」です。

デジタルで申請・承認手続きを管理することで、

・業務の効率化

・タスクの負担軽減

といったメリットが得られます。

今回はそんなワークフローシステムのメリットと具体的な使い方、選び方をご紹介します。

チームの生産性を上げたい管理職の方はぜひ参考にしてみてください。

ワークフローシステムとは

承認や決済などは、社内でよくある業務ですよね。それらを紙媒体で処理すると、情報に漏れがあったり、時間がかかったりと、非効率的なこともあります。

一方でワークフローシステムでデジタル管理すると、速やかに取り掛かることができるのです。時間に余裕ができれば、各々のタスクに集中でき、生産性の上昇も期待できます。無駄な作業が減ることで、業務上のストレスも減るでしょう。

システムの導入には、初期費用や月額費用がかかることも多いですが、それ以上の費用対効果が見込めるのであれば、取り入れることをおすすめします。

特にテレワークで、

「アナログでの決済手続きや申請に時間がかかるようになった」

と感じている方は、導入を検討してみてはいかがでしょうか。。

中小企業がワークフローシステムを導入するメリット

業務の時短化

ワークフローシステムの1番のメリットは業務の時短化です。紙で手続きを管理しようとすると、その場にいないと処理が難しいと感じることもあるでしょう。

その点、ワークフローシステムで管理していれば外出中でもチェックすることができます。パソコン以外にもスマホやタブレットで処理することも可能です。

書き方のミスなども、システムで元からテンプレートを用意していれば防げるでしょう。差し戻しの時間が減る分、時間効率も良くなります。

データ参照の負担軽減

「あの時の書類はどんなのだったっけ」と、以前の文書を参照することもありますよね。そうした時、書類の棚から引っ張り出して…となると時間がかかってしまいます。

ですが、これが電子化されていれば

・ワードでの検索

・日付での検索

などを使って効率的に見つけ出せるのです。

請書の書式を変更する際も、リアルタイムで全ファイルに適用することもできます。人は1週間に60分以上、探し物に費やしているそうです。

社内の人数を踏まえると、1週間に数十時間探し物に使っているということもあるかもしれません。ワークフローシステムで書類が電子化されていれば、そうした時間を減らすことができるのです。

余った時間で新たな企画を打ち出したり、課題解決を図ったりすることで、業績アップも期待できます。

「探し物が見つかりやすくなるだけ?」と、些細に感じるかもしれませんが、大きな成果が得られることもあるのです。

コスト削減

ワークフローシステムで管理すれば、紙を使わなくて済みます。印刷代も浮くため、コスト削減に役立ちます。

社員に関しては、決済ごとに印刷に行く手間も省けるため、別のタスクに集中しやすくなるでしょう。そうした時間や手間の削減にも効果的です。

ワークフローの使い方例

申請・承認機能

ワークフローシステムの主な機能は、申請や承認などの決済手続きです。誰がいつ申請(承認)したのか、といった記録も自動的に残ります。

そのため、あとで情報をチェックするのも簡単です。

進捗管理

「申請をしたものの、まだ返事がこない。見てもらえてるのかな」

「この物品購入の稟議はどうなっていただろう?」

と不安になった経験がある方も多いのではないでしょうか。アナログで管理していると、そうした懸念が出て来やすいかと思います。一方で、ワークフローシステムで管理していると

・現時点で誰が申請データを預かっているか

・どの決済者が保留にしているか

といった内容を速やかにチェックできます。処理の進捗がみられない申請に関して、担当者に直接連絡を取りやすくなるため、その分スムーズに決済を進めることができるでしょう。

モバイル対応

ワークフローシステムが導入されていれば、外出先でも決済手続きが可能です。見積もりのチェックや、帳票の参照なども、スマホやタブレットからできます。

これにより、テレワークの導入もしやすくなるでしょう。テレワークにより働き方に柔軟性が出ることで、社員の満足度も上がるかもしれません。

書式テンプレート

ワークフローシステムには、それぞれの申請書にテンプレートがついていることが多いです。それを選択してから入力するだけなので、社員や部署によって書式を統一しやすくなります。

また、そのテンプレートを変更を加えることも可能です。

リアルタイムで選択した書類の書式を変更できるため、時間効率の良さを感じることができます。

ワークフローシステムの中には、エクセルや会計システムなど、外部システム・データとの連携ができるものもあります。

そうした機能も使っていくことで、より効率の良い決済・承認手続きができるようになるでそゆ。

【中小企業向け】ワークフローシステムの選び方

自社に合ったワークフローシステムを導入するには、「問題と解決策を明らかにすること」が大切です。

現在の申請・承認の手続きに関して、問題点が明らかになっていなければ、適したシステムを選ぶことは難しくなります。

問題がわかったら、

・スマホからもアクセスできるものがいい

・英語に対応したシステムが良い

・今使っているエクセルのデータを参照できるものがいい

など、必要な機能が挙げられるはずです。その上で、

・導入コスト

・使いやすさ

をふまえ、検討していきましょう。

ワークフローシステムを提供する企業によっては、

・無料体験

・対面によるサポート

などをおこなっているところもあります。

導入に際して気がかりが大きい場合は、そうしたサービスを利用してみてはいかがでしょうか。特に操作性は、実際に触ってみないとわからないことが多いです。

多くの社員が使いやすいと感じるかどうか、無料体験で試してみるのがおすすめです。導入後の運用に不安がある場合は、サポートが充実しているところが良いでしょう。

電話やメールのほか、対面で操作を教えてくれるところもあります。初めて電子化のシステムを導入するとなると、操作に慣れるまで時間がかかってしまうことも。

そんな時に迅速でサポート対応してくれるところは心強い味方になるはずです。

まとめ

今回はワークフローシステムのメリットと選び方をご紹介しました。ワークフローシステムを使えば、業務の効率化が期待できます。

無駄な手間が省けるため、社員のストレスも軽減されるでしょう。選ぶ際は、現時点での手続きの問題点をまず明らかにします。

その上で、どの機能が必要かを吟味し、無料体験や見積もりを申し込んでみましょう。

「毎回、申請手続きで滞りがみられる」。

「書類を探すのに時間がかかってしまう」。

そのような悩みを解決したい際には、ぜひワークフローシステムの導入を検討してみてください。

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