生産性向上は中小企業の共通課題!重要性や実現方法について解説

2021/06/09

ビジネスでは、「生産性向上」という言葉を耳にする機会も多いですよね。生産性向上は、日本の労働力を支えている中小企業にとって重要課題といえます。しかし、なぜ生産性向上が必要なのかということや、具体的な実現方法について知らない方も多いのではないでしょうか。

そこでこの記事では、中小企業が生産性向上することの重要性や具体的な実現方法をご紹介します。なお、そもそもの生産性についてしっかり把握したい方は、まずは以下の記事を読むと良いでしょう。

ビジネスにおける生産性とは?生産性を向上させる方法もご紹介

なぜ、中小企業に生産性向上が求められるのか?

独立行政法人の「中小機構」も中小企業の生産性向上を推進しており、補助金や助成金などのサポートを行っているのです。なぜ、中小企業の生産性向上がこれほどまでに重要視されているのでしょうか。その3つの理由を、解説します。

理由1:人材不足でも利益を確保するため

日本の労働人口は減少の一途をたどっており、中小企業の人材確保は今後より難しくなっていくでしょう。人海戦術で労働力をカバーするのは難しくなるので、限られた人材の中でいかにして成果を上げていくかが、中小企業が生き残るための鍵となります。

社員一人ひとりの生産性が低いと、当然ながら中小企業の成果は上がりません。それどころか人材が減っていけば、成果も減少してしまうのです。企業は成果を利益に変えることで成り立っているものなので、成果が減少すれば利益も同様に減少してしまいます。

だからこそ、生産性向上により利益拡大することが中小企業にとって重要となってきます。生産性向上は、人材不足が深刻化していくなかで中小企業を守ることにつながると言えるでしょう。

理由2:様々な社会変化に対応するため

コロナウイルスの影響で消費が落ち込み、多くの中小企業は大きなダメージを受けています。それに加えて働き方改革の存在も大きく、すべての企業に新しい働き方が求められています。このような変化に対応して中小企業が生き残るためには、多大な時間や労力が必要です。

生産性向上すると、より少ない時間でも従来の成果を得られるようになります。結果として社員の時間的余裕が増え、働き方改革に取り組んだり新しい事業へ投資したりしやすくなるでしょう。生産性向上により企業の労働力を有効活用できるため、様々な社会変化に対応しやすくなるのです。

理由3:日本経済を立て直すため

中小機構によると、ビジネスパーソンの実に70%近くが中小企業で働いているのです。これだけ高い割合を占めている中小企業の労働力は、日本経済にとっても大きな存在といえます。

しかし、日本生産性本部によると日本の労働生産性は、2019年時点でOECD加盟37カ国中21位です。このように生産性が低いと、良質な製品を多く生み出して海外へ販売することはできず、日本の国際的な立場が低下する恐れがあります。

この現状を打破するには、やはり各中小企業が生産性向上していくことが重要です。中小企業が生産性向上することが日本経済の回復につながり、国際競争力のアップも期待できます。

中小企業の生産性向上を早期実現するなら「グループウェア」がおすすめ

中小企業が生産性向上する方法には、大まかに言えば「成果アップ」「コスト削減」という2つの方向性があります。ただし、成果を生み出しやすくするためには生産設備の拡充など、多大な投資が必要となるでしょう。成果につながるまでに、コストだけでなく多くの時間を要します。

生産性向上を早期実現するためには、業務の無駄をなくして人件費削減するのがベストです。人件費削減することでコストを抑えながら成果を生み出すことに専念でき、生産性向上につながります。人件費削減する具体的な手段としては、「グループウェア」の導入がおすすめです。

グループウェアは社内の情報共有やコミュニケーションを促進するオンラインツールで、人件費削減につながる多くの機能が備わっています。特に人件費削減が期待できるグループウェアの機能を3つ、ご紹介しましょう。

カレンダー機能

「カレンダー機能」を使うと、社員のスケジュール管理や全社的な共有がオンラインで行えます。使いやすさを重視したシンプルなインターフェースで、手間をかけずにスケジュール管理が可能です。操作性が高く、共有ファイルのように処理が重くなることもありません。

また、チームメンバーのスケジュールを1つのカレンダーでまとめて把握できるため、チームが効率的に連携しやすくなるでしょう。パソコンはもちろんスマートフォンからでも利用可能なので、リモートワークでもスケジュールを共有できます。

プロジェクト管理機能

「プロジェクト管理機能」を使うと、プロジェクトで発生する全タスクの進捗状況をオンラインで管理・共有できます。ガントチャート形式のため視認性が高く、遅れているタスクがひと目で把握可能です。結果として迅速にフォローができ、チーム全体の生産性向上が期待できます。

Excelでプロジェクト管理する時のように細かいセル操作が発生しないので、余計な時間がかかりません。プロジェクトを立ち上げる際にも、全体を俯瞰できるため短時間で正確な計画を立てられます。

ビジネスチャット機能

「ビジネスチャット機能」を使うと、任意の相手とオンラインでメッセージのやり取りが行えます。メッセージ本文を入力して送信するだけで良いので、メールのように多くの入力項目を埋める手間がかかりません。また、電話と違い文章として残るため確実に意思疎通でき、余計な手戻りも防げます。

ビジネスチャット機能でメッセージを送信すると、相手のデスクトップ上に通知されます。そのため迅速に情報共有でき、やり取りで発生する待ち時間を最小限に抑えられるでしょう。既読状況の確認機能もあるので、相手の状況に応じて臨機応変に動けます。

グループウェアで、中小企業の生産性を向上しましょう!

今回は中小企業で生産性向上することの重要性や、生産性向上を実現する方法について解説しました。日本の労働力を支えている中小企業が生産性向上することはとても重要で、日本経済を立て直す鍵と言えます。

もちろん企業自体の利益拡大にもつながるので、生産性向上は全ての中小企業が取り組むべきテーマです。生産性向上を早期実現したい中小企業にお勤めの方は、ぜひグループウェアの導入をご検討ください。

グループウェアの業務効率化のことなら、私たちにご相談ください。

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