プライベートな予定を一元管理するには

どんなビジネスパーソンにも、プライベートはあります。ときには、仕事のスケジュールの中にプライベートな予定が入ってくることもありますよね。

とはいえ、仕事中に私用で突然姿を消したらチームメイトに迷惑がかかってしまうかもしれません。予定の詳細は伝えなくても、プライベートな予定が入るという情報は共有が必要です。

業務のスケジュールをホワイトボードで管理している企業も少なくありません。しかし、ホワイトボードでは社員の誰もが見られるため、プライベートな予定の管理方法には注意が必要です。

今回は、ホワイトボードでスケジュール管理している企業にインタビューしました。その結果分かった、課題点と解決策をご紹介します。

プライベートな予定が二重管理となり、非効率的

今回インタビューした企業は建築・リフォーム会社で、住宅の設計・施工だけでなく土地選びのアドバイスなど幅広く行っています。

こちらの企業に限った話ではありませんが、家庭の都合や個人的な用事など、社員のプライベートはさまざまです。プライベートな予定のために、社員が早退や外出することも時にはあります。

ただし予告もなくオフィスから姿を消すと、仕事で関わる社員に迷惑がかかってしまいます。そのため、プライベートな予定があること自体は他の社員に共有しなければなりません。

しかし業務のスケジュールはホワイトボードで管理しているため、プライベートな予定の詳細を記入すると他の社員に見られてしまいます。結果として、プライベートな予定の詳細な情報は別途個人管理しなければならず、二重管理となっているそうです。

ホワイトボードでは、プライベートな情報も共有されてしまう

こちらの企業では、業務のスケジュールをホワイトボードで管理している、とのことでした。

ホワイトボードには、社員各自が日々の業務スケジュールを記入しています。ただし、プライベートな予定については「私用」などとだけ記入します。詳細については、社員各自のスマートフォンなどで個人管理が必要です。

ホワイトボードに予定を記入する場合、当然ながら誰が見ても書かれた内容は同じです。そのためプライベートな予定の詳細を記入すると、他の社員にも見られてしまうことになります。

予定の詳細情報をホワイトボードに記入できないので、結局別のツールを使った個人管理が必要になるのです。スケジュールの二重管理は効率が悪いだけでなく、勘違いから思わぬトラブルにつながる恐れもあります。

グループウェアのカレンダー機能で、プライベートな予定を一元管理

プライベートな予定が二重管理となりやすい課題を解決するには、グループウェアのカレンダー機能を使うのがベストです。

グループウェアを使うと、スケジュールをWeb上で管理・共有できます。登録する予定には公開範囲を設定でき、日時だけ他の社員に共有することも可能です。

公開範囲の設定によって、自分だけがプライベートな予定の詳細を確認できるようになります。ホワイトボードのように他の社員に見られる心配がないので、安心して詳細情報を登録可能です。

グループウェアだけで業務の予定もプライベートな予定も管理できるので、スケジュール管理の効率を飛躍的に向上できるでしょう。

グループウェアのスケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。

私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。

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