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だれもが目指すコスト削減とポイント
会社とは営利組織です。営利組織とは利益を出すことを目的としています。利益を出せば安定して運営できますが、売上げを上げればいいだけではありません。出費を抑えることも、経営にとっては大事なポイントです。
以前から注目され、だれもが考えてきたのがコスト削減であることは間違いありません。少ない売上げでも利益率を高め大きな利益を残せる可能性があるからです。ですが、ポイントを押さえていかなければうまく効果を発揮できません。そこには自社では取り組めないものもたくさんあるからです。
なにも大きなことがコスト削減ではありません。短期的なことから長期的なものまであるので、ポイントを押さえて活用することが求められます。
コスト削減とは
コストとは、日本語にすれば費用です。経営している中で発生する費用はすべてコストと考えていいでしょう。このコストにも種類がありますが、会社という面でみれば利益を出すための活動に使われる費用はコストになるのです。このコストをできるだけ削減していこうというのが、コスト削減の目標となるでしょう。
コストの中でも事務仕事で発生するのがオフィスコストです。事務所での活動は、いろいろなものがあり細かなところでコストが発生します。最近では紙に関するペーパーコストが注目されるようになりましたがこれだけではありません。家賃やメンテナンスまで含めてオフィスコストです。
ここ数年で大きくなったのがエネルギーコストです。世界的な事情による燃料代の高騰などにより、電気代や水道代も上がってきています。なかなか分かりにくい部分もありますが、非常に大きなものとなりつつあるコストです。効率化を目指すことで削減できる部分が大きくなっていきます。
オペレーションコストは人件費や交通費といったコストを指します。経営活動の中でかなり大きな費用負担といえるでしょう。経営の効率化を目指していくのは、主にこのオペレーションコストを削減するためです。
なぜコスト削減を目指すのか
コスト削減を掲げるとしても、明確な理由がなくては行動に移れません。コスト削減の基本的な目的は、業務効率と生産性にあります。この関係が重要です。
コスト削減を目指すうえで、業務効率のアップはどちらが先か順番の違いも出てきます。効率化を目指した結果、コスト削減ができることもあるからです。ここからわかることは、無駄を減らすと必然的にコスト削減になる点でしょう。
段取りの見直しから始まり、どこに無駄があるのか客観的にみるだけで違いが出てきます。無駄は時間の浪費にもつながる重要ポイントなのです。
生産性の向上はコスト削減によって生まれてきます。無駄なものがなくなれば、その分だけ生産はスマートになるのです。時間のかかり方にも違いが生まれ人件費も削減でき、従業員の労働負担の軽減にもつながります。
結果として、効率化と生産性の向上は相互関係があり、コスト削減という形で橋渡しができるのです。どちらも独立したものではなく、相互関係を見直しつつ検討していかなければいけません。
コスト削減の活動ポイント
コスト削減を叫ぶのは簡単です。しかし、無駄を減らせと言っても、現実的には簡単に行動できないのはなぜでしょうか。これは無駄とはなにか、行動する人たちが明確につかめないからです。無駄をなくせという前に、どこにポイントがあるかを理解し経営者から従業員まで共通意識として持たなければ成功しないでしょう。
無駄を把握するための見える化
コスト削減のポイントとして、どこになにが無駄なのか把握できる準備が必要です。業務の見える化は、だれもが認識しやすくするための下準備になるでしょう。例えばスケジュール管理があります。
これまで紙やホワイトボードを使っていたことを、ツールを使ってだれもがわかるように変えてみるのです。客観的に評価しやすくなり、無駄な行動はなにかがわかるようになります。営業組織でみると、同じようなところに営業をかけるような無駄が出ないようにできるのです。業務効率化と同様の意味が出てきました。
マニュアルの作成なども見える化につながります。人材育成は組織にとって欠かすことができない命題です。非常にコストがかかることであり、時間もかかります。ですが、やめるわけにはいきません。人材がいなくなれば、事業の継続性にも問題が生じるからです。
人材育成の過程などを見える化しマニュアルを策定することによってコスト削減ができます。教育の均一化にもつながるポイントになるでしょう。
人件費の削減につながるアウトソーシング
人件費は非常に大きなコストとして影響していきます。人件費の削減は、ひとつ間違うと業務負担の増大を招く可能性があるポイントです。ここで重要なのは、組織内にない能力を育成するのではなく、外部にある能力を利用するアウトソーシングがあります。
アウトソーシングなら人件費がかかりません。必要なときに利用するだけで済むのです。もちろん、内製よりもコストがかかる可能性が出てきます。しかし、必要なときに必要なだけ利用できる点において効率化を目指せるのです。無駄に活用しなければ、コスト削減につながります。
ペーパーレスの促進
日本の社会の中で、紙媒体による作業は非常に多くありました。最近ではペーパーレスが提唱されるようになったのも、実はコスト削減に大きな効果があるからです。
伝票を考えてみると、紙で作成するよりもPCで管理しインターネットなどで送る方がコストはかかりません。時間もかからずできるでしょう。保存しておくスペースも確保しないで済むのです。まとめておくための文具のコスト削減もできます。
資料として置いておくのなら、見たい人が見たいときに見られる環境を作ればいいだけです。これをIT技術として実現できる時代となっています。スケジュール管理などもペーパーレスにつながる方法ですので、ツールの組み合わせが重要です。
ただし、なんでもペーパーレスにすればいいわけではありません。ペーパーレスにした方がコストはかかるものがあるなら、紙媒体を使った方がいいでしょう。自筆サインが必要なものやお互いで保存すべき契約書なども改ざんされにくい紙媒体の方が確実です。
テレワークとコスト削減
テレワークの導入は、どこでも注目のポイントとなりました。テレワークにすることで通勤などの経費が減り、従業員は通勤時間による時間や体力の消耗を減らせたのです。問題はどんなところでもテレワークが功を奏するわけではない点にあるでしょう。
実際にはコロナウイルスの影響によって導入が進みましたが、システムを構築するだけでもかなりの費用がかかります。テレワークを現実的に活用するために、それぞれがPCや通信環境をそろえなければいけません。さらにツールの導入などハードルはかなり高かったのが現状です。
逆に導入したのであれば、最大限活用することもコスト削減に影響します。テレワークとともに、スケジュール管理などは効果を発揮するでしょう。テレワークの教育とともに進めることで効率的に導入できるからです。こうした相乗効果を明確にして導入することも効率化につながるため、コスト削減の重要ポイントになるのです。
コスト削減は現実的なところから
コスト削減を目指すのであれば、今どのような課題を抱えているかはっきりさせなければいけません。コロナウイルスの影響も同じでした。社員同士の接触も難しくなったからこそ、テレワークが現実的なものとなり、コスト削減にもつながったのです。
結果的に見てそうだったということもありますが、経営課題はいろいろとあるはずです。その中から、どのような問題が現在の技術でコスト削減できるかを検討してみなければいけません。特に旧態化したものがあるのなら、新たな技術導入を考えてみるといいでしょう。現代のニーズに合った形にするだけで、コスト削減につながるからです。
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