急な予定の変更に対応するには

日々のスケジュール管理はビジネスパーソンにとっては必須の作業です。スケジュールは常に自分だけで決められるものではなく、他社員やお客様からの要望で決まることも少なくありません。

他人が関係するスケジュールは、さまざまな理由から変更されることがあります。仕事内容によっては、スケジュールが頻繁に変更されることもありますよね。こうした変更があったときに業務への影響を最小限に抑えるには、スケジュールの更新・共有が容易にできる管理体制が欠かせません。

しかし、急な変更に対応するのは容易ではありません。今回は、スケジュールの急な変更に苦労している企業にインタビューしました。そこで見えてきた、課題点と解決策をご紹介します。

工事スケジュールが急遽変更されることが多く、混乱する社員も

今回インタビューした企業は港湾業・倉庫業の会社で、主に物品の運送や保管を行っています。

港湾や倉庫という場所柄、周辺では工事が頻繁に行われているのです。工事は委託会社が実施していますが、工事に必要な物品の仕入れや提供などのサポートはこちらの企業が行います。そのため、委託会社の工事スケジュールを把握しておかなければなりません。

しかし、工事スケジュールは直前で延期することも多くあります。というのも、工事に必要な物品の多くは輸入により仕入れていますが、その船便が遅れることが多いためです。スケジュールの延期が判明した場合はすぐに、工事のサポート担当者が関係者に連絡します。

ところが現状のスケジュール管理体制では、急な予定変更に対応することは容易ではありません。そのため、スケジュールの変更を把握できず社員が混乱してしまうことも多いそうです。

個別ファイルでのスケジュール管理は、変更にかかる無駄が多い

こちらの企業では、各社員が個別のExcelファイルでスケジュール管理している、とのことでした。
工事などスケジュールが急遽変更された場合は、担当者が関係する社員に連絡します。連絡を受けた社員は、個別のExcelファイルのスケジュールを更新します。

スケジュールファイルを個別で管理しているため、関係者全員が各自のスケジュールを更新しなければなりません。これはかなり手間のかかる作業ですし、非効率的です。

しかも、連絡が取れない関係者のスケジュールは古いままです。空き時間を調べるために他人のExcelファイルをチェックする場合もあり、スケジュールが古いと混乱が発生してしまいます。

さらに、Excelファイルのスケジュール管理では細かいセル操作が必要となるため、更新ミスが発生する恐れもあるのです。

グループウェアのカレンダー機能で、急な予定変更でも迅速対応

急な予定の変更が多い仕事には、グループウェアのカレンダー機能を使うのがベストです。

グループウェアだと、スケジュールをクラウド上で管理・共有できます。複数社員が関係する予定は通知先を設定することで、関係者全員に共通の予定として展開されます。共通の予定を変更すれば関係者全員のスケジュールに反映されるため、Excelファイルで個別管理するよりはるかに手軽です。電話や口頭で予定の変更を連絡する必要もなくなります。

また、予定の管理に特化したインターフェースのため操作が簡単で、更新ミスする心配もありません。しかもスマートフォンからでも予定が確認できるため、外出中でも予定変更を把握できます。

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