電話の用件を迅速かつ確実に共有する方法

電話対応は、ビジネスパーソンには欠かせないスキルのひとつです。お客様をお待たせすることのないよう、素早く担当社員に取り次ぐ必要があります。

ときには、担当社員が自席にいないこともありますよね。こういった場合は用件をうかがい、担当社員に伝言することになるでしょう。

電話の用件を伝える際に、付箋紙を使っている方も多いのではないでしょうか。しかし、付箋紙での伝言は担当社員に伝わるのに時間がかかるだけでなく、最悪の場合伝わらないリスクもあるのです。

今回は、お客様と電話でのやり取りが多い企業にインタビューしました。そこから見えてきた、課題点と解決策をご紹介します。

担当社員が不在の場合、電話の用件を伝えるのに時間がかかってしまう

今回インタビューした企業は都市計画事業で、都市計画に基づいた宅地開発や土地区画の整理を行っています。

都市計画だけにとどまらず、土木建築や公園緑化の設計・監理といった業務も請け負っており、幅広いサービスを提供しています。そのため、日々さまざまな企業から仕事依頼の電話をいただいているそうです。

電話に出るのはもっぱら総務部社員ですが、依頼内容は設計などの技術的なものがほとんどです。そのため担当部署の社員に取り次ぐ必要がありますが、打ち合わせなどで担当社員が自席にいないことも少なくありません。

こういったケースでは付箋紙に電話の用件をメモして、机に貼っておきます。しかし、付箋紙では電話の用件が伝わるまでに時間がかかったり、最悪の場合伝わらなかったりすることもあるそうです。

付箋紙に書かれた伝言は、担当社員が戻って来ない限り伝わらない

こちらの企業では、電話の担当者が不在の場合は付箋紙で用件を伝えている、とのことでした。

電話に出た総務部社員は、担当社員が自席にいるか確認します。自席にいない場合はお客様名や用件をうかがって付箋紙にメモし、担当社員の机に貼りつけます。

付箋紙に書かれた電話の用件は、担当社員が自席に戻って来ない限り伝わりません。そのため担当社員が長時間席を外していた場合、お客様の用件に対応するのが遅れてしまいます。

しかも最悪の場合、付箋紙がはがれたり気づかれなかったりして用件が伝わらないこともあるでしょう。付箋紙での伝言は手書きの手間だけでなく、不確実さも大きなデメリットです。

グループウェアのビジネスチャット機能で、自席にいない相手にも素早く伝言

付箋紙を使った伝言が抱える不確実さを解消するには、グループウェアのビジネスチャット機能を使うのがオススメです。

グループウェアを使うと、任意の社員とオンラインで会話できます。自席にいない社員にもメッセージを送れるので、電話の用件を素早く伝えることが可能です。

しかも、ビジネスチャット機能でメッセージを送信すると、相手のパソコンやスマートフォン上に通知されます。そのため見逃してしまう心配もなく、付箋紙と比べてはるかに確実です。

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