業務の属人化を避けるには?業務マニュアルの作成やITツールの導入がおすすめ!

2022/03/04

業務の「属人化」は、現代の企業にとってはあまり好ましくないものとなりました。人手不足の現代社会では、業務のやり方などは最大限社内で共有し、誰でも出来る状態にしておくことが好ましいです。属人化を防ぐ方法はいくつかありますが、その中でも「業務マニュアルの作成」と「ITツールの導入」がおすすめです。 本記事では属人化についての概要と、属人化を解消するための方法についていくつかご紹介していきます。

属人化とは

属人化とは、特定の人にしかできない業務が発生することをいいます。特定の人が同じ業務を長く担当している場合などに起こります。基本的には、業務の属人化は好ましくないとされています。特定の人が離職や異動などで職場を離れると、他に業務を遂行できる人がいなくなるからです。 例えば特定の人が離職した場合、業務が属人化していると、新たな担当者は業務のやり方を1から試行錯誤して構築していくか、引き継ぎに時間を要してしまうことになります。大抵の業務は、マニュアルや業務フローを作成することで社内で共有することが出来ますが、それが出来ていないと様々な面で業務が滞ってしまう原因となってしまいます。

属人化にメリットはある?

デメリットが多い印象の属人化ですが、メリットはあるのでしょうか?

個性を発揮できる

属人化にメリットがあるとすれば、それは個人のアイデアや専門性を活かせることでしょう。例えばデザイナー業界では、個々のデザインが重要視されると思いますが、それは一種の属人化といえます。企画部門なども、個人の発想や企画力がものをいうので、その人ならではの業務として属人化は決してデメリットとはなりません。

裁量権を持つ

業務が属人化することは組織としては避けたいところですが、個人単位で見ると心理的な負担の軽減にもつながります。業務が属人化しているということは、その人にしかできない業務なので、その人がある程度自分のペースで業務をおこなうことができるからです。

属人化で起こる課題やデメリット

属人化のメリットはあるものの、比較的単純な業務などは、なるべく属人化は防ぎたいところです。属人化によって起こるデメリットについて見ていきましょう。

業務効率の低下

業務が属人化する際は、大抵はその業務が得意な人が担当しているため、業務効率は上がるようにも思えます。しかし、その人が病気で休んだり離職した場合、いざという時に業務を代わりに担当できる人がいないという状態でもあります。そうなると結果的に業務効率の低下を招く可能性があります。

担当者の負担

属人化が進むと、担当者の負担となり得ます。1人で様々な業務を背負うことになるからです。この場合、担当者は心理的負担が増加して、最終的には離職率があがる原因ともなってしまいます。

ミスが発見されにくい

業務が属人化してしまうと、ミスが発生した時に発見されにくいというデメリットがあります。業務内容が複数人で共有できていれば、誰かがミスをしても早い段階で指摘することができますが、1人だけしか業務内容がわからないとなると、周りも指摘のしようがないからです。 同時に、ミスが隠蔽されやすくもなります。業務にミスが発覚しても誰からも指摘を受けないため、担当者が処罰を恐れてミスを隠してしまうのです。しかし、最終的にはミスや隠蔽が発覚し、仕事全体のミスに発展してしまうケースもあるため、注意が必要です。

業務品質が不安定

業務が属人化してしまうと、業務品質が不安定になってしまいます。簡単に言うと、業務の質にバラツキが生まれてしまうのです。業務マニュアルなどで業務のやり方が共有できていれば、基本的にはどの従業員でもそのマニュアルに従って一定の作業をおこなうことが可能です。しかし、特定の人にしか業務のやり方がわからないと、いざその人が急病などで仕事を休んだ際、他の社員では一定以上の作業品質を出せない場合があるのです。

業務の属人化を防ぐための対策

多くのデメリットを有する業務の属人化ですが、改善方法や対策はあるのでしょうか?以下で詳しく見ていきましょう。

業務マニュアルの作成

業務の属人化を防ぐ最も有効な手段は、業務マニュアルを作成することです。非常に専門的であったり、個性を活かす業務でない限り、大抵は業務マニュアルの作成で属人化を防ぐことができます。 業務マニュアルとは、業務全体の流れを効率や品質、安全性を考慮して作られた業務の「手順書」です。業務を進めるためのやり方や、注意点などが記載されています。業務マニュアル作成のコツは、誰が見てもわかりやすいように作成することです。難しい表現はなるべく使わないようにし、工程ごとに画像などを張り付けるなどして、理解しやすいマニュアル作成を心がけましょう。

ITツールの導入

業務マニュアルを作成する際に、ITツール上でおこなうことをおすすめします。ITツールとは業務の属人化を防いだり、情報共有を活性化し業務効率化を促進するためのインターネット上のツールのことです。 マニュアルを紙でなくインターネット上のITツールで作成することで、破損などの心配がなく、またデータ上で共有して個々のパソコンやスマホ上から確認できるため便利です。業務マニュアルのテンプレートを有しているITツールも多く、わかりやすいマニュアルを作成する際の手助けとなってくれることでしょう。

業務フローを見直す

業務フローとは、業務の細かいやり方や手順を示したものです。業務マニュアルで全体の流れを把握した後は、さらに詳細が書かれている業務フローを参考にすることがあります。図などを用いて業務の詳細のやり方を示すのですが、この業務フローがわかりづらく社員が理解できないと、属人化を防ぐことはできません。 図を単純にするなど、業務フローの見直しを図ることで社員間の共有が進み、属人化を防ぎ作業品質を標準化することが可能です。

仕事の責任を分散する

仕事の責任を分散させることは、属人化の防止につながります。例えば、ある業務に対し責任を追う人が1人しかいないとなれば、それは業務が属人化していることになります。しかし、1つの業務に対し複数人に責任を与えれば、それぞれがその業務に対して情報を求めるようになり、属人化を防ぐことになるのです。このことからも、属人化している業務に対してはチームを結成することによって属人化を防げることがわかります。

属人化は生産性低下の要因

人手不足の現代社会では、生産性低下となるような原因はなるべく取り除きたいところです。そんな中で、本来は社内で共有可能な業務が属人化してしまうことは、良いことだとは言えません。業務マニュアルを作成したり、責任を分散させることで属人化は防ぐことができます。 また、業務マニュアル作成の際は、ITツールの導入がおすすめです。効率的にマニュアルを作成できるだけでなく、スケジュール管理機能やオンライン会議機能など、業務上便利な機能がたくさん備わっており、組織全体を効率化するのに役立つでしょう。

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