優れたパフォーマンスを、残業無しでおこなうためには?

2021/10/25

少子高齢化が進んだ日本では、残業による生産性維持も難しくなりました。今の日本社会に求められている人材は、残業をせずとも優れたパフォーマンスを発揮できる人たちです。

日本政府の働き改革では、残業時間に上限を設けており、残業をしない業務の効率化を推奨していることがわかります。

とはいえ、仕事をしている上で、残業というものはどうしても発生してしまいます。本記事では、残業が発生してしまう理由と、残業が発生しないようにする改善方法について説明していきます。

残業が発生してしまう理由

まずは、業務上残業が発生してしまう原因について見ていきましょう。

自己管理が出来ていない

コロナ禍でテレワークが普及していると聞きますが、職場にいるような緊張感が無く、自己管理が出来ないことで、結果的に残業が増えてしまう、隠れ残業という現象が発生しているようです。

スケジュール管理が出来ていない

残業が起こる原因として、スケジュール管理が出来ていないことが上げられます。一つ一つのタスクにしても、期限を設けなければ、どれぐらいの時間で出来るものなのかもわからず、何となくダラダラとやってしまいがちです。

このように、仕事を達成するのに必要な時間が明確でなく、その遅れを取り戻す方法も無いために、残業をする羽目になってしまうのです。また、タスクに期限を設けても、あまりにも非現実的なものだと、達成できない可能性があります。

許容できるタスク量を超える

何事も最初は時間がかかるものです。特に、スキルや経験、知識が不足しがちな新入社員にタスクを課しすぎるなど、許容できるタスクの範囲を超えてしまうと、残業に結びつく可能性が高いです。このような状態だと、優れたパフォーマンスを発揮することも出来ず、結果的に生産性を落としてしまうことにもなりかねません。

日本特有の企業文化

残業する人が偉いという考え方は、今の日本にもどこか残っているようにも感じます。残業自体は、どこの国にも存在しているものの、あまり良いものだとは考えられていないはずです。欧米諸国でも残業はありますが、残業をしないのが前提です。

対照的に、日本では残業が当たり前です。正規雇用の面接の際にも、「残業は月〇〇時間程度」と記載があるように、残業することが前提の企業も多いですよね。このように残業が当たり前であり、黙認する日本の文化も、残業を発生させる要因となっているのかもしれません。

残業を発生させる要因はいくらでもある

「正直必要ない作業だが、企業の慣習でやっている」「タスク周りが汚いので、書類を探すのにも一苦労」「オンライン上では無く、紙媒体で書類を管理している」など、残業を発生させる要因は、身近なところにたくさん潜んでいるのです。

残業をおこなうことのリスク

業務上残業が発生してしまうことは、企業や社員にとって様々なリスクを生じさせてもいるのです。

心身の健康に悪影響

職場だろうが在宅勤務だろうが、残業をすること自体、心身の健康に良い影響を及ぼすことは基本的にはありません。睡眠や食事、休憩など、心身を癒すために使う時間を労働に使っているのですから当然です。また、そのような残業の実態を企業が把握できていない場合、過労死などの最悪の事態につながることもあり得るのです。

会社の評価に社員が不満を漏らす

社員の残業を把握できていない企業の場合、社員の不満につながることもあります。「業務を全うするために自分は残業しているのに、その努力を企業は全く認めてくれないし、残業代も出ない」といったように、自分の努力と企業の評価が見合っていないと思ってしまうのです。その結果モチベーションの低下などに繋がってしまうのです。

しかし、このような考え方だと残業代目的の残業にもなりかねず、企業の人件費を削る原因にもなってしまうのです。

残業を減らすための改善策

それでは、残業によるリスクを負わないための改善策について見ていきましょう。

固定業務を見直す

企業単位から個人単位まで、固定業務というのはある程度存在しているかと思います。固定であるが故に見落としがちなのですが、その固定業務の見直しをすることで残業が減ることもあるのです。例えば、定例報告のためだけに会議を開催していたり、業務よりも自分のこだわりを優先している場合は、見直す必要があるかもしれません。

ノルマを課しすぎない

適切なタスクやノルマを課すことは、社員のモチベーションにもつながります。しかし、非現実的であったり、社員の許容範囲を超えたノルマを課すことは、単純な時間の問題や、社員のスキル不足により残業に発展しかねません。そのため、定期的なヒアリングをおこなうなどして、社員の現状や実力を把握しておくことも重要です。

忙しさの波を減らす

人手不足の日本においては、繁忙期に急に人員を増やすなどいった方法をとることは難しいです。つまり、繁忙期においても限られた人材で乗り切るしかないわけです。しかし、繁忙期が忙しすぎると、既存の社員だけでは限界があり、結果的に残業に繋がってしまいかねません。

そのため、繁忙期と仕事の少ない閑散期の忙しさの波をなるべく減らすことを心がけましょう。人員を酷使しすぎることは、返って生産性の悪化につながり、業績も悪化する可能性があります。

スケジュールの急な変更をしない

スケジュールに変更が生じて業務が減るなら問題は無いですが、逆に増えてしまうのであれば、残業の要因となってしまいます。このように、予期せぬスケジュールの変更が残業を生むこともあるでしょう。

しかし、プロジェクトが進行していれば、やむを得ない急なスケジュール変更も仕方がないこともあります。そうなった場合、スケジュール変更による被害を最小限に抑えるために、スケジュール管理の方法を工夫していく必要があります。

スケジュールツールとは

スケジュールツールとは、オンライン上でスケジュールの管理や情報共有が素早く共有できるITツールのことです。ITツール会社のシステムを利用することで、導入までの期間を短縮し、セキュリティ上も安全です。残業無しの優れたパフォーマンスを行うためには、必須と言えるかもしれません。

それでは、スケジュールツールの実用性について説明していきます。

スケジュール管理が効率的になり、生産性があがる

スケジュール管理に特化したスケジュールツールは、スケジュール作成に最適化されたシステムを構築しています。そのため、スケジュール作成や更新を行う際の使い勝手には定評があります。

また、スケジュールの見やすさなど、社内の情報共有を意識した作りにもなっています。他にも様々なAI機能が備わっているので、便利で効率的であり、生産性が増すこと間違いないでしょう。

リアルタイムのスケジュール共有や変更がどこにいても可能

会議、来客、外出などの予定をカテゴリ分けしたりと、便利な機能を有するスケジュールツールですが、やはり一番の強みは、チームでいつでも共有が可能なことです。

パソコンやスマホに対応しているものも多いので、外出先で急なスケジュール変更があったときも問題なく情報の更新がおこなえます。スケジュールツールを共有していれば、プロジェクト仲間も同じくスケジュール情報を確認、更新ができるので、チーム内で情報不足や共有不足に陥る心配もありません。

まとめ

残業をしないためには、スケジュール管理が重要です。自分や社内のスケジュール共有をいち早くおこなうために、スケジュールツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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