「PDCAサイクル」は、業務改善を実現しビジネスの利益拡大につながるマネジメント手法です。多くの企業やチームで採用されている手法ですが、具体的な内容や成功のポイントを知らない方も多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、PDCAサイクルの基礎知識やポイントをご紹介します。PDCAサイクルを成功させて業務改善したい方は、ぜひご覧ください。
目次
PDCAサイクルとは何か、簡単に説明
PDCAサイクルとは、以下4つのプロセスを順番に繰り返すことで継続的に業務改善していくマネジメント手法のことです。それぞれの頭文字を取って、このように呼ばれています。
- Plan(計画)
- Do(実行)
- Check(評価)
- Act(改善)
最後のActを実施した後は最初のPlanに戻り、再び上のプロセスから順番に実施していきます。PDCAサイクルは「ISO 9001」などの品質管理規格にも用いられているほどで、高い信頼性のあるマネジメント手法です。実際に教育や医療、介護など多くのシーンで、継続的な品質向上のために活用されています。
上記4つのプロセスについて、ひとつずつ解説します。
1.Plan(計画)
Planは、実行に移す前準備として計画するプロセスです。まずは、目標のもととなる解決すべき課題や活かしたいチャンスを明確にします。次に、それらをもとに数値なども含めた具体的な目標を設定します。
さらに、設定した目標を達成するための具体的なアクションプランも作成が必要です。アクションプランを作成する際には、5W1H(いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように)に沿って具体化します。
2.Do(実行)
Doは、Planで固めた目標やアクションプランを実行するプロセスです。ただし、アクションプランは実践してみないと有効なものであるかは分かりません。よって、最初は適用箇所を限定して試験実施し、段階的に適用範囲を広げていくのが良いでしょう。
また、このプロセスで実行した内容や結果は必ず記録しておく必要があります。この記録は、次のプロセスで役に立つのです。上手くいったアクションプランも、発生した課題もしっかり記録しましょう。
3.Check(評価)
Checkは、Doで実行したアクションプランの結果をPlanと比較して評価するプロセスです。Planで計画した通りに実行できていたか、Planで設定した目標が達成できたのかを判断します。正確に評価するためには、具体的な数値により定量的に判断することが重要です。
達成できなかった目標や計画通りに進まなかったアクションプランについては、その原因を分析します。反対に、成功につながった目標やアクションプランについても、なぜ成功したのか分析が必要です。
4.Act(改善)
Actは、Checkでの分析内容をもとに各アクションプランに対して、取捨選択や改善策の検討を行うプロセスです。具体的には、以下3つのうちいずれかの判断をそれぞれに対して下すことになるでしょう。
- 次回以降も継続して実行する
- 次回は改善策を取り入れて実行する
- 次回以降は実施しない、または延期する
成功につながった良いものは継続し、失敗に終わった見込みのないものは中止や延期といった判断が必要です。また、改善の余地があるものは改善策を検討します。そして、このプロセスで固めた改善策を次回のPlanに取り入れることで、PDCAサイクルを回していくのです。
PDCAサイクルを成功につなげる3つのポイントとは？
PDCAサイクルは業務改善を実現する有力なマネジメント手法ですが、実際には失敗してしまうケースも少なくありません。ここでは、PDCAサイクルを成功させるための3ポイントをご紹介します。
ポイント1：本来の目的を見失わない
PDCAサイクルは、継続的に業務改善していくことが目的です。しかし、PDCAサイクルを回すこと自体が目的と化してしまう場合があります。
本来の目的を見失ってしまうとPDCAサイクルの各プロセスがおざなりに実施されやすく、結果としてあまり効果が得られません。PDCAサイクルを実施する際は、先の目的をしっかり見据えて丁寧にプロセスをこなしていきましょう。
ポイント2：定期的な予定にして継続的に行う
PDCAサイクルを一度回しただけでは、思うように効果が得られないこともあるでしょう。あるいは、一度回したことで目的を達成したような気分になってしまいがちです。効果が出ずにあきらめたり満足したりしてしまい、PDCAサイクルが継続的に回されないことも少なくありません。
PDCAサイクルは、継続していくことで着実に効果が現れるものです。継続的に回していくためには、PDCAサイクルの実施時間を定期的な予定として設定するのが良いでしょう。習慣化することで、PDCAサイクルが一度きりで終了してしまうことを防げます。
ポイント3：管理者と現場の情報共有をしっかり行う
PDCAサイクルでは管理者がPlanやCheckを実施し、現場がDoを実施するというケースも少なくありません。このようにプロセスによって実施者が異なる場合は、管理者と現場間での情報共有をしっかり行うことが重要です。
管理者は、PDCAサイクルを行う重要性や各アクションプランの詳細情報などを現場に伝えます。一方の現場も、実施結果や発生した課題などを管理者へ正確に伝える必要があります。十分な情報共有を行うことで各プロセスがスムーズにつながり、効果が得られやすくなるでしょう。
PDCAサイクルを成功させるなら「グループウェア」がおすすめ
PDCAサイクルを実施する上で、管理者と現場の情報共有やスケジュール管理が欠かせません。これらを効率的に行いPDCAサイクルを成功させるなら、「グループウェア」がおすすめです。グループウェアは組織の情報共有やコミュニケーションを促進するツールで、オンラインで使える特徴があります。
グループウェアには、PDCAサイクルを回す上で役に立つさまざまな機能が存在するのです。特に役立つ機能を3つご紹介します。
カレンダー機能
「カレンダー機能」を使えば、オンラインで全社的なスケジュール管理・共有が可能です。定期的な予定の登録もできるので、PDCAサイクルを継続させるのに役立ちます。
タスク管理機能
「タスク管理機能」を使うことで、アクションプランの進捗管理や共有が可能です。管理者がアクションプランの進捗状況をリアルタイムに把握でき、現場と連携しやすくなるでしょう。
報告書機能
「報告書機能」を使うと、オンラインで任意の社員へ業務報告が可能です。PDCAサイクル実施上の課題を現場の社員が報告したり、管理者が現場に対してフィードバックしたりできます。
グループウェアで、確実な業務改善を！
今回は、PDCAサイクルの基礎知識やポイントをご紹介しました。業務改善してビジネスでの利益を拡大する上で、PDCAサイクルはとても有効な手法です。PDCAサイクルを成功させたい方は、ぜひグループウェアの導入をご検討ください。
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