こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
ビジネスで「PDCAサイクル」を取り入れている企業は多いのではないでしょうか。PDCAサイクルとは、Plan（計画）・Do（実行）・Check（評価）・Act（改善）という4プロセスを繰り返すマネジメント手法です。PDCAサイクルを回していくことで、継続的な業務改善が可能となります。
しかし実際には、PDCAサイクルが長続きしなかったり、計画通りに進まなかったりするケースも多いですよね。PDCAサイクルが失敗する原因は、スケジュール管理にあるケースが多いのです。PDCAサイクルを成功させるためには、スケジュール管理の問題点やその解決策を把握する必要があります。
そこで本記事では、PDCAサイクルを失敗させるスケジュール管理の問題点や、その解決策をご紹介します。PDCAサイクルを上手く回せずお悩みの方は、ぜひご覧ください。なお、そもそものPDCAサイクルについて詳しく知りたい方には、こちらの記事がおすすめです。
目次
PDCAサイクルを失敗させるスケジュール管理の問題点3つ
スケジュール管理に問題があるとPDCAサイクルを上手く回せず、失敗につながることも。まずは、PDCAサイクルの失敗につながるスケジュール管理における3つの問題点について、順番に解説します。
PDCA活動が定期的に予定されていない
PDCAサイクルが失敗する原因で多いのが、PDCA活動が定期的に予定されていないことです。PDCAサイクルを1周回して、終わった雰囲気になってしまうケースは良くあります。2周目以降のPDCA活動が予定されないと、そのまま風化してしまうのです。
PDCAサイクルを長続きさせるためには、PDCA活動を定期的な予定として登録することが重要となります。そうすることでPDCA活動が習慣化され、継続的にPDCAサイクルを回すことにつながるでしょう。
実現性の低いスケジュールとなっている
PDCA活動がしっかり予定されていても、実現性が低いスケジュールでは意味がありません。PDCA活動は通常業務と並行しながら実施することが多いため、スケジュールに無理があると後回しにされやすいのです。結果として計画通りに実施されず、失敗に終わってしまいます。
PDCAサイクルを計画通りに回していくためには、実現性の高いスケジュールを立てることが大切です。PDCA活動にかかる工数を見積もり、通常業務との兼ね合いも考慮して、出来る範囲のスケジュールを立てましょう。定期的な打ち合わせで関係者とも情報共有しながら、適宜スケジュールを見直すことも必要です。
非効率的な方法でスケジュール管理している
非効率的なアナログ式のスケジュール管理方法だと、PDCA活動はもちろん通常業務の時間も圧迫してしまいます。たとえば、ホワイトボードでのスケジュール管理では、スケジュール確認・更新のたびに移動が必要です。またスケジュールを俯瞰しづらく、実現性の高いスケジュールを立てにくいでしょう。
こうした効率の悪さを解消するなら、「スケジュール管理ツール」を活用するべきです。スケジュールの管理・共有がオンラインで行え、アナログ式の管理方法よりも格段に効率化できます。スケジュール管理ツールを用いるメリットについては、次章で解説します。
PDCAサイクル成功の鍵は「スケジュール管理ツール」
PDCAサイクルを成功させる鍵となるのは、スケジュール管理ツールの導入です。ここでは、スケジュール管理ツールの導入によって得られる3つのメリットについて、順番に解説します。なお、スケジュール管理のコツについても知りたい方は、こちらの記事をご一読ください。
ヌケモレない業務を進めましょう！スケジュール管理のコツ10選
定期的な予定を登録できる
スケジュール管理ツールを使えば、予定の登録や更新が専用インターフェースで簡単に行えます。それに加えて、定期的な予定の登録も可能です。ホワイトボードやExcelでのスケジュール管理と違い、手作業で登録する必要がありません。PDCA活動の予定を定期設定にすることで、長続きするPDCAサイクルの実現につながるでしょう。
スケジュールをリアルタイムに共有できる
多くのスケジュール管理ツールは、スケジュールをクラウド管理できます。そのためWebブラウザさえあれば、関係者のスケジュールをどこでも手軽に把握することが可能です。オフィスに限らずどこでもスケジュールを共有できるので、急な状況の変化にも対応しやすくなります。
日程調整も効率化できる
多くのスケジュール管理ツールには、「日程調整機能」が備わっています。候補日程を関係者にメール展開し、相手に日程を選択してもらうだけで、日程調整が可能です。決まった日程はスケジュールに自動で反映されるため、手作業で更新する必要がなくミスも防げます。関係者との打ち合わせの日程調整が効率化でき、PDCA活動を進めやすくなるでしょう。
スケジュール管理ツールで、PDCAサイクルを成功させましょう！
今回は、PDCAサイクルを失敗させるスケジュール管理の問題点や、その解決策としてスケジュール管理ツールをご紹介しました。
PDCAサイクルを回していくことで、継続的な業務改善を実現できます。しかし、スケジュール管理に問題点があると、PDCAサイクルの成功は難しくなります。PDCAサイクルを成功させるなら、スケジュール管理ツールによりこうした問題点を解決するべきです。
スケジュール管理ツールをお探しの方には、「グループウェア」をおすすめします。グループウェアは、情報共有やコミュニケーションに特化したITツールです。豊富な機能を持つのが魅力で、スケジュール管理はもちろんタスク管理や勤怠管理なども効率化できます。
多くのグループウェアはサブスクリプション方式で、コストを抑えてスピーディーに導入可能です。PDCAサイクルが長続きしないとお悩みの方は、ぜひグループウェアやスケジュール管理ツールの導入をお考え下さい。
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