特許事務所で日程調整する3つのポイントとは?便利なツールもご紹介

2021/05/25

特許事務所の仕事は、まだ世に出ていない新しいアイデアに触れられる大きな魅力があります。しかし企業の大切な知的財産を扱うため、高い正確性が求められる仕事です。それゆえに、打ち合わせなど顧客との綿密なコミュニケーションが欠かせません。

特許事務所では多くの顧客と日々関わっていく中で、日程調整が必要となることも多いですよね。特許のような申請事は期日がシビアでミスが許されず、複数の依頼に対して正確な日程調整を行っていく必要があります。また、日程調整に時間を取られると本来の業務に専念できなくなってしまうため、スピード感も重要です。

特許事務所の日程調整を正確かつ迅速に行うために、この記事を読んでポイントや効率化できる便利なツールを押さえておきましょう。弁理士の方はもちろん特許事務所に勤務する全ての方に、ご一読をおすすめします。

特許事務所で日程調整する際の3ポイント

特許事務所の日程調整を上手く行うための3ポイントについて、解説します。

ポイント1:日程や場所の候補を自分から提案する

日程調整のやり取りが何往復も続くと多くの時間がかかり、通常業務に支障が出てしまいかねません。しかし、お互いのスケジュールの都合を考慮して日程調整する必要があるため、実際には1往復で完了しないことも多いでしょう。複数の日程調整が同時に発生すると無駄なやり取りが更に増え、ミスも発生しやすくなります。

特に、相手の都合を確認していく方法だと何度も日程調整のやり取りが発生しやすく、無駄な時間を増やす原因となります。特許事務所の日程調整では、自分のスケジュールで都合の良い日程や場所をいくつか決め、相手に提案するのが良いでしょう。そうすることで相手も日程を選びやすくなり、日程調整のやり取りを減らせます。

ポイント2:日程調整後のスケジュールを迅速に共有する

特許事務所では、弁理士だけでなく複数の事務職員がいることも多いのではないでしょうか。さまざまな調査や手続きを行う必要のある特許事務所では、事務職員との連携も欠かせません。それを実現するためには、日程調整後のスケジュールをリアルタイムに共有することが大切です。

しかしホワイトボードや共有ファイルといったスケジュール管理方法では、細かい日程の変更を全社的に共有するのは難しいでしょう。日程調整の発生しやすい特許事務所では、オンラインでスケジュール共有できるスケジュール管理ツールを使うのがおすすめです。具体的なツールについては、後ほどご紹介します。

ポイント3:日程の重複を防げる日程調整ツールを活用する

多くの顧客を抱える特許事務所では、複数顧客と並行しての日程調整が必要となることもありますよね。自分から候補日程を提案する際には、日程の重複に細心の注意を払う必要があります。複数の顧客で日程が重複してしまうと再度調整が必要となり、大きなタイムロスにつながりかねません。

とはいえ、日程調整のための候補日程を自分で検討するのは手間がかかるだけでなく、ミスする恐れもあります。次章でご紹介する日程調整ツールなどを活用して、候補日程を自動で決められるようにするのが良いでしょう。

特許事務所の日程調整には「グループウェア」がおすすめ

ポイントを押さえれば、特許事務所での日程調整がより正確かつ迅速になるでしょう。しかし重複しないよう候補日程を設定したり、リアルタイムにスケジュール共有したりするのは、アナログな手段では困難です。

特許事務所の日程調整を上手く行うなら、「グループウェア」の導入を最もおすすめします。グループウェアは、社内の情報共有やコミュニケーションを促進するオンラインツールです。スケジュールの管理・共有を効率化できる「カレンダー機能」を始めとした、様々な機能が備わっています。

そしてグループウェアには、日程調整に特化した「日程調整機能」が存在するのも大きなポイントです。日程調整機能を使うことで、候補日程などの設定から相手の日程選択までを全てオンラインで完結できます。グループウェアの日程調整機能を導入するメリットを3つご紹介しましょう。

メリット1:メールを往復せずに日程調整が完了

日程調整機能では、候補日程や場所などを設定して相手にメールで共有し、日程を選択してもらうだけで日程調整が完了します。繰り返しのやり取りが不要なため、複数の顧客でも迅速に日程調整できるのがメリットです。

また、日程の選択はオンラインで行え、相手が顧客でも事務職員でも問題なく日程調整できます。相手が事務所内の従業員であれば、候補日程などを設定すると相手にメールが自動送信されるので、さらに手軽です。所内外の日程調整を全て一本化できるため、同時並行での日程調整もスムーズに行えるでしょう。

メリット2:候補日程の自動選定により予定の重複を防げる

候補日程は、自分で設定することもツールにより自動選定することも可能です。自動選定の場合は移動時間や所要時間、時間帯などの情報をもとに適切な候補日程をツールが選択するので、自分で考える必要がありません。

しかも、自分の最新スケジュールで埋まっている時間帯は、候補日程から除外されます。そのため、複数の顧客が同じ時間帯を選択してしまうことがなく、予定のバッティングを防止可能です。多くの顧客と並行して日程調整する場合でも、正確にスケジュール管理できるのは嬉しいポイントですよね。

メリット3:日程調整後のスケジュール共有が簡単

日程調整機能は前述のカレンダー機能と連携しており、スケジュール共有も簡単にできるメリットがあります。日程調整機能によって確定した新たな予定は自動でカレンダーに反映されるので、手作業でスケジュール更新する必要がありません。

カレンダー機能では、事務所内の全従業員が最新スケジュールをパソコンやスマートフォンから確認可能です。日程調整が発生しやすい特許事務所でも、お互いのスケジュールをリアルタイムに把握でき、チームワークの向上が期待できます。

グループウェアの日程調整機能で、特許事務所の業務を快適に!

今回は、特許事務所で日程調整するためのポイントや、効率化できるツールをご紹介しました。

特許事務所では申請期日などの制約も多く、複数の日程調整を正確に行うことは容易ではありません。候補日程の選定やスケジュール共有まで効率的に行うためには、やはりツールの力を借りることをおすすめします。

グループウェアの日程調整機能を使うことが、正確かつ迅速な日程調整を実現し通常業務に注力するための最善策と言えるでしょう。特許事務所の日程調整にお悩みの方は、ぜひグループウェアの日程調整機能を導入してみてはいかがでしょうか。

グループウェアの日程調整のことなら、私たちにご相談ください。

私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。

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