過去と未来のスケジュールも確認するには

2021/01/28

取引先からの急な問い合わせや、調整業務にフレキシブルに対応するためには、「過去と未来のスケジュール」を共有しておく必要があります。

しかし「共有するためのノウハウがいまいちわからない」と悩みを抱える方も多いのではないでしょうか。

今回はスケジュール共有について課題を抱える企業にインタビューを行いました。そこで明らかになった問題点や解決方法を紹介します。

ホワイトボードを2日に1回更新するため、過去と未来のスケジュールが一目でわからない

今回インタビューを行った企業は、社会保険労務士として、労務管理の代行や社会保険関係のコンサルティングを主に行っています。

更に起業支援や病院、介護施設などのサポートなど、幅広く事業を展開しています。

事業の規模も大きくなるにつれ社員も増え、「スケジュール共有」に大きな課題を抱えるようになったそうです。

こちらの企業では、各係に与えられているホワイトボードでスケジュール管理・共有を行っています。ホワイトボードは2日ごとに書き換える必要があり、過去のスケジュールや未来のスケジュールが一目で確認できません。

そのため、過去や未来のスケジュールを知りたいときは、関係者に直接連絡して確認を取るとのことです。

以上のことから以下のような課題が浮き彫りとなりました。

  • 過去のスケジュールをすぐに把握できないため、顧客から問い合わせがあった際、スピーディーに対応できない
  • 未来のスケジュールも共有できていないため、調整業務を行う際も時間がかかる

ホワイトボードでの情報共有は業務効率も下がりそうですよね。

スケジュール共有ができていないと、柔軟な対応ができない

今回インタビューした企業では、情報共有のツールとして、ホワイトボードを主に使用しています。

ホワイトボードは各係に1つずつ与えられており、他部署や係内のメンバーのスケジュールを知りたいときは、電話で確認したり、直接ボードを見に行ったりするそうです。

しかし電話やメールでの確認は返事がすぐに来るとは限らないため、急な問い合わせや調整業務の際に弊害が出そうですよね。

もちろん直接ホワイトボードを確認しても、過去や未来のスケジュールもわからないため、問い合わせにすぐ対応できない場面もあるでしょう。

以上のように各社員のスケジュールが共有されていないと、効率的な業務につながらないのです。

それではどのようにして、全社員のスケジュールを効率的に共有したらよいのでしょうか。

グループウェアを用いて、全社員のスケジュールを管理

過去のスケジュールと未来のスケジュールを効率よく共有するためには「グループウェアの利用」がおすすめです。

なぜなら全社員のスケジュールを全てシステム内で一元管理できるからです。

グループウェアとは社内の業務効率化を促すITツールで、以下のような機能が搭載されています。

  • カレンダー機能
  • チャット機能
  • ファイル共有機能
  • 掲示板機能

各々のスケジュールをグループウェア内に登録しておけば、「だれが」「いつ」「どこで何をするか」が明確になります。

つまり当日だけではなく、過去や未来のスケジュールも一目でわかるようになるのです。

スケジュールをシェアすることは生産性向上にも繋がります。ぜひ一度利用を検討してみてはいかがでしょうか。

グループウェアの情報共有のことなら、私たちにご相談ください。

私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。

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