過去の予定を後から確認するには

過去には戻れませんが、仕事の予定となると話は変わってきます。特にメンバーの動向を把握したい責任者にとっては、過去の予定を後から確認したい場合もあるでしょう。

とはいえ、仕事の予定は急に変わることもあります。予定の変更をしっかり反映しておかないと、後から予定を確認した時に誤解してしまうかもしれません。

予定を管理するために、ホワイトボードを使っている企業も少なくないようです。しかし、ホワイトボードで管理できる日数には限りがあり、過去の予定を長期間保持することはできません。

今回は、ホワイトボードで予定を管理している企業にインタビューしました。そこで見えてきた、課題点と解決策をご紹介します。

過去の施工内容が把握できず、時間を無駄にするメンバーも

今回インタビューした企業は不動産仲介・建設事業で、不動産の仲介や現場の建設・工事を行っています。

お客様都合で工事の日程が急遽変わることも頻繁にあります。その場合は予定していた作業がなくなったり、急に仕事が発生したりするので、メンバーの作業量も大きく変化します。そのため、予定の変更をしっかりと管理・共有しなければなりません。

しかし現状の予定管理方法では過去の予定を正確に確認できず、施工内容の詳細を後から把握できません。そのためメンバーの作業実績が分からず、結果として時間を無駄にしていたメンバーが判明することも多いそうです。

ホワイトボードでは、過去の予定を長期間保持できない

こちらの企業では、ホワイトボードで予定を管理・共有している、とのことでした。

ホワイトボードには、直近の工事予定や担当メンバーを記入しており、各メンバーがその予定にしたがって作業を行います。ただし、当日工事の日程が変わった場合でも、ホワイトボードの予定は変更されないことがほとんどです。

ホワイトボードで管理できる予定の日数には限りがあります。そのため、日にちが経つと過去の予定を保持できず、作業実績が分からなくなってしまうのです。

また、ホワイトボードは手書き作業となるため、細かい予定変更が面倒でおろそかになりがちです。そのため予定の変更がリアルタイムに共有できないことも多く、後から工事の内容が変わっていても把握できません。

グループウェアのカレンダー機能で、過去の予定をいつでもチェック可能に

グループウェアのカレンダー機能を使うことが、こうした予定変更が多い職場にはピッタリです。

グループウェアだと、日々の予定をクラウド上で管理・共有できます。過去の予定もバッチリ保持でき、パソコンやスマートフォンからいつでも作業実績をさかのぼってチェック可能です。

それに、予定の管理がしやすいインターフェースで、急な予定の変更が発生してもリアルタイムに共有できます。ですので、予定していた作業がなくなったメンバーをすぐに把握でき、代わりの作業をアサインするといった対応も可能です。

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