こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
事務処理は、仕事をしているうえで欠かせない業務といってもよいでしょう。個人でも、組織でも、どのみち必要になってくる業務です。
しかし、この事務処理に多くの時間を割いてしまっている方も多いのでは無いでしょうか？この記事では、事務処理を早くおこなうための効率化についてご紹介していきます。
目次
事務処理能力とは
事務処理能力とは、資料作成や計算、身の回りの整理など、主にデスク周辺でおこなう事務作業の能力をいいます。メールでのやり取りなど、パソコン上の業務も事務作業に含まれます。事務作業は仕事の基本の部分であり、この能力を高めることによって、業務全般の能力が底上げされる可能性が高いです。
事務処理の種類
事務処理といわれるものには、どのような業務があるのでしょうか。今回は4つに分けて考えます。
一般事務
一般事務はその名の通り、データ入力や書類の作成など、一般的な事務処理を指します。しかし、やるべきことは多く、来客や電話、郵便物の対応をすることもあり、柔軟にマルチタスクをこなす必要性があります。大企業ではない場合、この一般事務が唯一の事務職として機能することもあります。
人事事務
人事事務は、社内人材の採用や人事異動などをおこないます。雇用の際に発生する保険手続きや、社員マネジメントが主な業務となります。企業によっては経理事務と若干業務が重なることもあり、社員の給与管理を人事事務が担当するところも多いです。
人事マネジメントなどがうまく機能していると、人材不足の現代社会において、既存社員や新入社員の社内定着に有利に働きます。
営業事務
営業事務をわかりやすくいえば、営業担当者のバックオフィス担当です。営業担当は仕事を直接取ってくる仕事のため、会社の利益に直結します。そのため発生する業務量も多く、営業事務はその業務をサポートするのが主な仕事です。請求書の発行やプレゼン資料作成などの業務を任せられることが多いです。
経理事務
経理事務では、お金に関する事務処理を担当します。日常的に生じる金銭の受け取り、支払い手続きをおこない、会社のお金を管理するのが主な業務です。そのような金銭管理の過程で発生する経費計算や、伝票仕分けなどのファイリングも事務処理として業務をおこないます。専門的な知識が必要なため、経理事務においては外注を依頼する企業もあるようです。
事務処理の効率化とは
事務処理作業は、仕事をしていく以上必須な業務ですが、それだけに効率化をしやすい業務でもあります。やり方を変えたり、ITツールを導入するだけで、事務処理にかかる時間を大幅に短縮することができます。また、成果を実感しやすいので、社内全体の生産性やモチベーション向上にもつながります。
事務処理効率化の方法
身近にできる、事務処理効率化の方法についてみていきましょう。
ペーパーレス化
新型コロナウイルスの流行によって、リモートワークを継続している企業もあることでしょう。社員とインターネット上でのみ繋がっている状況で、書類を紙で共有することが難しくなっています。
しかしコロナ禍と関係なく、書類をオンライン上に移行することは、書類を探す際の時間や紛失する可能性も減らすことにつながります。また、慣れてしまえば従来のように紙で印刷して共有するよりも簡単で、コスト面でも節約して効率化することが可能です。
高スペックPCの導入
高スペックなパソコンを導入することで、パソコン上における事務処理の時間を短縮できます。事務作業は日常的な業務のため、「パソコンの立ち上げが遅い」「処理が遅い」といった要素が重なることで、結果的に数時間程度のロスにもつながる可能性があります。
また、便利なツールを導入したとしても、パソコンのスペックが追いついていなければ効率化を成し遂げることはできません。このことからも、効率化を意識するなら、パソコンのスペックもある程度は重視する必要があるといえるでしょう。
事務処理効率化のコツ
事務処理を効率化する際のコツとは、どのようなものがあるでしょうか。
目標を明確にする
事務処理をおこなう際は、その内容や達成するまでの時間を明確にしておきましょう。例えば、「今日やれば良い」と思っていると、退社時間のギリギリになって慌てて取り掛かることになりかねません。それよりはもう少し具体的に「〇〇の書類は今日の午前中」などといったように、目的を明確にしておけば、業務が滞ることも無く結果として効率化に繋がるのです。
タスクの優先順位を明確にする
仕事に期限を設けても、優先順位がしっかりしていないと、期限が迫っている仕事を後回しにしてしまったなどの問題が発生しかねません。そのため、まずは期限が近い順にタスクを整理していきましょう。
似たような期限のタスクが複数ある場合は、慣れている仕事やすぐにできる仕事はできるだけ後回しにしましょう。慣れていない、新しい仕事は時間がかかるため、先に取り掛かることで時間に余裕が持てるようになります。
慣れていない、新しい仕事を先に終わらせておけば、慣れている仕事やすぐにできる仕事は締切ギリギリになっても慌てずに取り掛かることができます。反対に、締切ギリギリに慣れていない仕事をすると焦ってミスをしてしまうかもしれません。
整理整頓
デスク周りの整理整頓は、効率化を成し遂げるためには必須です。まずは、可能な限りデスク周りのものを減らすことから始めましょう。デスク周りが散らかっていると、それだけで仕事に集中できませんし、印鑑や必要な書類などを探すときも、無駄に時間を擁してしまうことになります。
デスク周りが片付いたら、パソコン上のデータや書類も、常に整理整頓されていることを確認しましょう。不必要な書類やデータは、可能な限り削除していくことで、パソコンの容量も節約できますし、視覚的にもキレイにまとまっている方が業務がはかどることでしょう。
事務処理を効率化するメリット
事務処理を効率化すると、どんなメリットがあるのでしょうか。
ヒューマンエラー防止
事務処理の業務を効率化することで、人為的なミスを防ぐことに繋がります。必要な情報を上手く整理整頓できていることで、間違えて書類を送ったり、伝票のつけ忘れなどのミスが発生する頻度を抑えます。
工数削減
事務処理を効率化し、事務処理にかかる業務時間が短縮できれば、その時間を他の業務に回すことができます。そうすると、本来は人手不足だった部分が、新しい人材を雇わずにカバーすることができるかもしれません。そういった意味で、事務処理を効率化することは人手や時間などの工数削減につながるのです。
ワークライフバランス改善
事務処理が効率化して労働時間が短くなれば、残業なども減っていき、結果としてワークライフバランスの改善にも繋がります。もちろんこれには企業の意識改革も必要ですが、業務に余裕が出てくることで、その意識改革にも動きやすくなるのではないでしょうか。
ワークライフバランスが改善されると、社員のモチベーションは一気に上がります。モチベーションが良い状態というのは、会社の業績にも好印象をもたらします。
事務処理効率化にはツールの導入
上記で述べてきた効率化の他にも、ITツールを導入するという方法があります。ITツールは、仕事上発生する業務の効率化を目的として作られたツールのことです。事務処理に必要な書類管理やスケジュール管理、勤怠打刻からマネジメント業務まで、全ての事務職に必要な業務をAIによって大幅に短縮してくれることは、会社にとって大きな利益をもたらします。
効率化というと難しいように聞こえますが、案外身の回りにあることから始められるのです。ペーパーレスやツールの導入には、準備が必要ですが、慣れるまでに時間がかかるというわけでもありません。逆に、慣れてしまった方が後々楽になってくるかもしれないのです。
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