ペーパーレス化は士業でも可能なのか?ワークフローをペーパーレス化しよう

2021/10/08

人手不足により、業務の生産性向上も急務となってきました。生産性向上のための手段は様々ありますが、書類を電子化するペーパーレス化もそのうちの1つです。特に、決裁業務のワークフローをペーパーレス化することは、士業の方々にとっても有益です。クライアントとの重要な契約などを有する士業では、紙の電子化など難しいそうな気もしますが、事業所内であれば可能です。

本記事では、ペーパーレス化についておさらいしていくとともに、ワークフローについてや、ワークフローをペーパーレス化することで士業にとってどんな利益が生まれるのかについて、説明していきます。

ペーパーレス化とは

紙の書類を電子化することをペーパーレス化といいます。従来は紙媒体でおこなっていた契約書や、ハンコなどもペーパーレスにすることが可能です。最近であれば、河野太郎氏がハンコのデジタル化についても言及していたのも印象的です。

フリーランスなど個人事業を一人で行っている場合はペーパーレス化が必須化と思いますが、コロナ禍によるリモートワークにおいても、職場に向かわずとも契約や書類を見たり、サインをすることの必要性が伺われています。

ペーパーレス化の方法としては、クラウドサービスなどのITツールを利用する企業が多いようです。

ペーパーレス化のメリット

ペーパーレス化をすることで、業務上様々な利益が生じます。

コスト削減

紙の書類を作る際の印刷代や、保管する際の人件費などのコストは、ペーパーレス化によって削減することが可能です。ペーパーレス化によって無料になるわけではありませんが、従来割いていた人件費などは必要なくなります。

生産性向上

データー上の検索機能などで、パソコンなどの電子上では書類を簡単に見つけ出すことができます。反面、紙の書類だと失くしてしまったり、見つけるのに時間がかかってしまうこともあるでしょう。このように貴重な作業時間を無駄に使ってしまうことが、紙媒体の書類管理だと起こりうるのです。

ペーパーレス化の手順

ペーパーレス化の手順としては、以下の通りです。

ペーパーレス化の目的は明確に

ペーパーレス化をするといっても、ただおこなえばよいというわけではありません。どの書類をペーパーレスにするか、どの範囲でおこなうかなど、ペーパーレス化の目的は明確にしておきましょう。目的が明確でないと、従業員の理解を得られないなど、損害を及ぼす可能性があります。

ペーパーレス化を従業員に伝える

先ほど軽く触れましたが、目的を明確にしたうえで、従業員にもその目的をしっかりと伝える必要があります。ペーパーレス化が進んでいるとはいっても、何のことかいまいち良く分からないという人も多いなか、従業員の誤解や混乱を招かないように、ペーパーレス化の導入については、あらかじめ綿密に説明しておきましょう。

ペーパレス化を実用化する

ペーパーレス化の目的をしっかりと社内で共有したあとは、いよいよペーパーレス化の実行です。ペーパーレスを実際に社内で導入したあとは、上手く機能しているかなどの、成果の確認も、忘れずにこまめにおこないましょう。

業績の変化としてあらわれているか、社員からの評価はどうかなど、ペーパーレスによって得られた成果や、今後に向けた改善点はあるかなど、より良いものにしていく向上心も大切です。

ペーパーレス化は士業で可能?

結論から申し上げますと、ペーパーレス化は士業でも可能です。ペーパーレス化をおこなうには、クラウドサービスの利用がおすすめです。

クラウドサービスとは

クラウドサービスとは、インターネット上でソフトウェアを自由に利用できるサービスのことをいいます。例えば、クラウドワークスというフリーランス向けのサイトがありますが、それがまさにクラウドサービスの代表例です。

フリーランス向けの求人を探している人たちと、仕事を募集している人たちをつなぐサービスですが、インターネットの普及でこのようなサービスがオンライン上で可能となったのです。

クラウドサービスの他の例としては、ワークフローのペーパーレスを促進するITツールなど、業務効率化に関するツールも近年注目されています。士業でも活用できるツールがたくさんありますが、そのなかでも今回は、クラウドサービスを利用したワークフローのペーパーレス化について説明していきます。

ワークフローシステムとは

業務における一連のやり取りのことをワークフローといいます。例えば、どんなことを誰が始めて、さらにそれを判断したり完了させるのは誰なのかといった流れです。発注業務や決裁業務といった、ルールによって複数人が関わる業務では、このワークフローが決められていることが多いです。

ワークフローをペーパーレス化することで生じるメリット(士業向け)

このワークフローを電子化して、ペーパーレスにすることは大きな意義があります。まず、職場やパソコンの前にいなければいけないといった状態から解放されます。外出や折衝の機会も多い士業にとっては、場所を問わずワークフロー業務をおこなえることで柔軟な対応ができるよになり、ワークフローの流れを滞らせるといった業務の非効率も改善することが可能となります。

ワークフロー上の問題で指示を出す際も、インターネット上に情報が集約されていれば、意思の疎通もより簡単で確実なものとなるはずです。このワークフローをペーパーレス化するには、ITツールなどのクラウドサービスを利用するのがおすすめです。

ワークフローをペーパーレス化することで、決裁業務がいつでもリアルタイムでおこなえるようになります。従来の紙媒体だと、決裁が急用となった場合に、外出中であれば事務所に戻らないといけませんでした。しかし電子上であれば、インターネットでの決裁が可能ですので、そのようにわざわざ職場に戻る必要もありません。決裁に際し会議が必要となった場合でも、ZOOMなどのビデオ会議ツールを使えば問題ありません。

このようにペーパーレス導入のメリットは、自分のいる場所と事務所の距離をなくすことであり、フリーランスでインターネット上の顧客を抱える人はすでに導入していますが、コロナ禍の事務所であっても、導入するメリットはやはり大きいです。
また、必要な書類を探す速度も、ペーパーレス化によりぐんと上がります。ご存じかとは思いますが、パソコン上の書類には検索機能があり、そこから簡単に書類、いわゆるドキュメントを検索することが可能です。

紙媒体のものだと、どこにやったかつい忘れがちですし、いちいち書類のあるところまで行って探す必要があります。また汚れや黄ばみなども、長年管理しているとどうしても目立ってくることもあります。

書類をITツール上で管理していれば、それらの問題も一気に解決することが可能となり、士業の方々にとっても、ITツールの利用には大きな価値があることはまちがいありません。仕事の効率をあげることは、チャンスの増大にも直結します。また、データ上の管理となることで履歴がインターネット上に残るので、証拠隠蔽などの不正防止にもつながるのです。

まとめ

ITツールなどのクラウドサービスを利用して、ワークフローのペーパーレス化をおこなえば、業務を大幅に効率化し、生産性の向上にもつながります。

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