近年「ペーパーレス化」という言葉をよく耳にするのではないでしょうか。
ペーパーレス化とは文字のとおり、「業務上でペーパー（紙）の利用を減らしていく取り組み」を指します。
ビジネス現場でペーパーの利用を減らすことで、印刷代などのコスト削減、業務効率化、セキュリティ強化、更に環境保全にも貢献するのです。
しかし「従来のペーパーでの仕事に慣れてしまい、電子化しにくい」「ペーパーレスにする方法がわからない」などの悩みを抱え、導入が思うように進まないケースもあります。
そこで今回は業務の大半をペーパーで行う企業にインタビューを行いました。そこから見えた課題点やペーパーレス化に向けた解決策を紹介します。
膨大なペーパーの管理にコストがかかったり、スピーディーに連絡ができなかったりする場面も
今回インタビューした企業は樹脂系建材製造会社で、主に建物の防水シートを製造・販売しています。
営業や事務、技術職などの部署があり、全体を通してペーパーでの業務が多いとのことでした。請求書や注文書を取引先ごとにペーパーで管理するのはもちろん、経費や休暇などの稟議申請もペーパー上で行っています。
従来からペーパー業務が多いため、慣れが生じているものの、以下のような課題もあるようです。
- 年々ペーパーが溜まり、管理が大変になる
- 印刷代、郵送費などの小さなコストが積み重なり、トータルで見ると大きな額になる
- 稟議もペーパー上で行うため、欠席している社員がいたら連絡が滞る
確かにペーパーが溜まっていくと、紛失する可能性もありますし、過去の書類を見つけ出すのにも苦労するでしょう。
また稟議が滞ったらスピーディーな情報共有ができず、業務上でミスが発生する場合もありますよね。
ペーパー上での連絡は手間もかかり、生産性ダウンも
今回インタビューした企業は管理だけではなく、休暇・残業申請などの連絡事項も、ペーパーを用いる場面が多いようです。
本来残業申請を行う際は、残業したい従業員本人が申請を行い、その内容を上司が承認して、正式に残業が認められますよね。休暇を取得したい場合も同様、本人が申請を出し、上司が許可して初めて休みが取れます。
ペーパー上で申請や連絡を行う際は手書きで記載し、印鑑を押し、提出しますよね。それに応じて上司も印鑑を押す作業が生じます。
しかしペーパーの場合は捺印・記載ミスが発生した場合、再び印刷し、訂正するため無駄な時間が発生しやすいです。
また申請を出したい本人が社外にいたら、わざわざ帰社しなければなりません。
もちろん他の人に代筆をお願いしたり、後日自分で書いたりする方法もありますが、連絡はオンタイムで行いたいですよね。
グループウェアを用いて、管理も申請も一元化
社内でペーパーレス化を促進するためには「グループウェア」の利用が効果的です。グループウェアは以下のような機能が特徴的です。
- ペーパーを電子化し、システム上で管理できる
- インターネットを介して稟議申請が行える
- 郵送費、印刷費のコストカットができる
膨大なペーパーを電子保管でき、インターネット環境さえ用意したら、場所を問わずに申請や連絡を行えるため、業務効率化に大きく貢献するでしょう。
生産性向上が重視されているこの時代。ぜひグループウェアを用いて、業務効率化を目指してみませんか。
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