こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
ペーパーレス化を推進するためのツール選びは重要です。自社に合わないツールを選定してしまうと、ペーパーレス化が推進できないだけでなく、投資したコストも無駄になってしまうでしょう。
この記事では、ペーパーレスを推進するメリットや、おすすめのペーパーレス化推進ツール、ツール導入時に注意すべきポイントを解説します。
この記事を参考にしてペーパーレス化推進ツールを導入すれば、使われないツールを導入してしまうリスクを低減できるでしょう。
目次
ペーパーレス化を推進するメリット
ここではペーパーレス化を推進するメリットについて紹介します。
紙を中心に業務をする場合と比べて、ペーパーレス化が実現すると様々なメリットがありますので、1つ1つ見ていきましょう。
業務効率が向上する
ペーパーレスを推進する最大のメリットは、業務が効率化する点です。
業務効率化の例はいくつかありますが、1つ目はデータの検索性が向上する点です。フォルダ名やファイルタイトルをベースに検索できますので、必要な文書をすぐに探し出せるようになります。
またOCR機能を利用することで、ファイル内に記載されている文字列を検索することも可能です。
2つ目はデータ更新が簡単になる点です。紙媒体であれば元のデータを修正してから印刷する手間が発生しますが、ペーパーレスであればファイルの内容を更新して上書き保存をするだけで、新しいファイルを作成できます。
例えば法律や税率に変更が発生した際に、クラウド型のサービスであれば、サービス提供者側で自動的に新たなルールのフォーマットを提供してもらえるので、切り替えを簡単にできるでしょう。
3つ目は整理する手間を削減できる点です。紙媒体の書類であれば、ファイリングをしたりキャビネットに格納する手間が必要ですが、ペーパーレス化することでその必要がなくなります。
コストを削減できる
ペーパーレス化を実現することで、コスト削減にもつながります。
プリンタの印刷コストや用紙代を削減できるだけでなく、紙媒体の文書の保管スペースも削減できるでしょう。
またフリーアドレス制によってオフィススペースを小さくできれば、小さい規模のオフィスに移転することで賃料や光熱費を削減できるはずです。
多様な働き方を推進できる
ペーパーレス化を実現することで、働き方改革を実現するために必要な、多様な働き方を実現できます。社員はどこにいてもインターネットを介して必要なファイルにアクセスして業務を進められるでしょう。
またオフィスでの働き方に関しても、座席を固定せずに業務を遂行できるようになるため、フリーアドレス制の導入を進められます。
フリーアドレス制が実現すれば、全社員のデスクを用意しなくてもよいため、設備コストを抑えることも可能です。
BCP対策につながる
BCP対策とは事業継続計画のことで、火災や地震などの災害が発生した場合でも、事業を継続できる環境を整えておくことです。
例えば紙媒体で情報を保管していた場合、火災や地震などの災害でオフィスが被災した際にデータが消失してしまうリスクがあります。
ペーパーレス化を推進してデータをクラウド上に格納し、クラウド上の複数拠点でバックアップが取得できていれば、データ消失のリスクを減らせるでしょう。
ペーパーレスを推進できるおすすめITツール
ここではペーパーレス化を推進するためにどのようなITツールを導入すべきなのかを解説します。
ペーパーレス化を推進する場合に1つのITツールだけで完結することは難しく、業務に応じてITツールを使い分けることが多いです。
ただし一度にたくさんのITツールを導入するよりも、導入しやすいツールから段階的に導入するのが良いでしょう。
情報共有ツール
情報共有ツールとは、知識やノウハウを社内外のメンバーで共有するためのものです。
例えばファイル共有ツールや、社内wikiツール、社内SNSやビジネスチャットなどが挙げられます。
特に幅広い企業で導入されているファイル共有ツールは、文書の作成を効率化するテンプレート等も実装されており、作成頻度の多い日報や議事録、提案書などの文書を作成するために必要な工数を削減できるでしょう。
オンライン会議ツール
オンライン会議ツールの画面共有機能を活用すれば、自分のPC画面を共有して会議ができるため、わざわざ資料を紙に印刷しなくても良くなります。
もちろん従来でもプロジェクタを活用すれば、紙に印刷しなくても画面に投影して会議はできましたが、プロジェクタを見られる人数には限りがあるでしょう。
オンライン会議ツールであれば数十人～数百人が同時にアクセスできるため、会議室のキャパシティを気にせずに会議ができます。
マニュアル管理ツール
マニュアルや手順書を作成したり、一元管理したりするためのツールです。
従来は紙媒体で管理していたマニュアルを、ツールを活用して管理すれば、紙媒体のマニュアル管理に費やしていた時間を削減できるだけでなく、改訂や共有も簡単になります。
また電子化されたマニュアルや手順書は、いつでもどこでも閲覧できるため、利便性が高まるでしょう。
更にマニュアル管理ツールには各種マニュアルのテンプレートが実装されており、マニュアルの作成にかかる時間や手間も削減できます。
文字だけでわかりにくいマニュアルではなく、写真や動画を含んだわかりやすいマニュアルを効率良く作成できるでしょう。
ペーパーレス推進ツールの導入時に注意すべきポイント
うまく推進できれば業務効率化やコスト削減といったメリットがあるペーパーレス化ですが、ペーパーレス化ツールを導入する際に注意すべき点もあります。
ここではペーパーレス化を導入する際の3つの注意点について解説しましょう。
自社に最適なITツールを選定する
世間にはペーパーレス化を実現できるたくさんのITツールが存在しますが、その中から自社に最適なツールを選定することが重要です。そのためにはまず自社の抱える課題や業務内容を把握しなければなりません。
現状を把握しないままITツールを選定してしまうと、コストをかけて導入しても使われないITツールとなってしまうリスクがあります。
自社の現状を把握したうえで、自社に最適なITツールを比較検討するようにしましょう。
費用対効果を試算する
ITツールを選定する際には、同時にそのツールの費用対効果を試算すべきです。
ITツールを導入するには初期コストや運用コストが必要ですが、そのコスト以上の導入効果があるかを事前に検証しなければなりません。
例えば実際に業務を遂行する社員にヒアリングするなどして、効果を試算したうえでITツールを導入しないと、業務が逆に非効率になってしまうケースや、オーバースペックのITツールを導入してしまう可能性があるでしょう。
またITツールの操作性が良くなかったり、使う意味や便利さを社員が実感できなければ、導入したものの使われないITツールになってしまうリスクもあります。
社員のセキュリティ教育
ペーパーレス化を実現するリモートワークツールを導入すると、社員がカフェや自宅などから社内のネットワークに接続できるようになります。
いつでもどこでも簡単に社内の情報にアクセスできる一方で、社員がPCやスマホを紛失してデータが流出してしまうリスクや、個人情報や機密情報をのぞき見されるリスクも発生するでしょう。
ITツールにはセキュリティ対策が実施されている場合も多いですが、社員の教育不足や不注意によってセキュリティ事故を発生させる可能性があるため、事前にセキュリティ教育の実施が必要です。
まとめ
この記事では、ペーパーレスを推進するメリットやおすすめのITツール、ツール導入時に注意すべきポイントを解説しました。
ペーパーレス化を推進するためのツール選びは重要です。自社に合わないツールを選択してしまうと、ペーパーレス化が推進しないだけでなく、投資したコストも無駄になってしまいます。
紹介した内容を参考にしてペーパーレス化ツールを導入すれば、使われないITツールを導入してしまうリスクを低減できるでしょう。
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