ペーパーレス化のメリットは?ITツールで紙の書類を削減しよう!

2022/01/26

働き方改革や、コロナ禍でのリモートワークに伴って、ペーパーレス化の存在が注目されています。本記事では、ペーパーレス化やITツールについてご紹介していきます。

ペーパーレス化とは

ペーパーレス化とは、紙の書類を減らしてオンライン上に移す、電子化を推進することをいいます。一般的な書類から会議のアジェンダ資料、社内規定やスケジュール表、タイムカード、稟議書など、ペーパーレス化できる範囲は多岐にわたります。

ペーパーレス化には、書類作成を始めから電子上でおこなう「電子文書」と、既存の紙の書類をスキャナーなどでPDF形式などに取り込む「電子化文書」などの種類があります。

ペーパーレス化の必要性

ペーパーレス化の必要性として、日本政府が掲げている働き方改革が挙げられます。日本社会の少子高齢化、人口減退に伴って、今後企業における人手不足がさらに深刻になることが予想されています。その際に、従来の働き方や管理の仕方だと、生産性を維持するのが難しいため、ペーパーレス化の必要性が高まってきているのです。

ペーパーレス化のメリット

ペーパーレス化のメリットについて、いくつかご紹介していきます。

コスト削減

ペーパーレス化のメリットとして、印刷代などのコスト削減が挙げられます。書類をパソコンなどの電子上で管理、共有しておけば、例えば会議に必要な資料を、毎回人数分印刷する必要が無くなり、その分の印刷代が浮くのです。プリンターのメンテナンスを心配する必要も無くなります。

業務効率化

印刷代が浮くとともに、印刷にかかる手間も必要無くなります。このように、ペーパーレス化をおこなうことで、業務の効率化にも繋がるのです。また、オンライン上であれば検索機能があるため、書類を探すことも簡単で負担になりません。

テレワークへの適応

コロナ禍によって、テレワークやリモートワークといった新たな働き方が出現しました。今となっては、新卒をテレワークで採用する企業も出てきているようです。そんな中、必要な書類が全てオンライン上にあれば、わざわざ職場に出向く必要はなく、テレワークなどの新たな働き方にも柔軟に対応していくことができます。

セキュリティ強化

紙での書類管理だと、どうしても紛失や情報漏洩のリスクがつきまといます。ペーパーレス化をすることで、書類にパスワードを設定したり、バックアップを取るなどしてセキュリティ強化にも繋がります。

スペースの確保

紙の書類管理は、書類が増えるたびに保管用のスペースを確保しなければなりません。本来は会議室やオフィスとして使えたはずの部屋までも、保管用の部屋として使わなければならなくなってしまうかもしれないのです。

その点、ペーパーレス化をして書類をオンライン上で管理すれば、パソコン一台で全て管理できるため、スペースの節約にも繋がります。

ペーパーレス化の方法

ペーパーレス化の方法をご紹介していきます。

ペーパーレス化する書類を決める

ペーパーレス化できる書類は多岐にわたります。そのため、まずはペーパーレス化する書類の範囲を決めておきましょう。今の社内業務を一旦洗い出し、紙の書類が多く負担となっている部分から始めていくとよいでしょう。

少しずつ推進していく

ペーパーレス化を一気に押し進めようとすると、混乱が生じてしまうかもしれません。ペーパーレス化は段階をふんで、少しずつ推進していくと良いでしょう。また、ペーパーレス化のための体制を事前にしっかり整えておくことも重要です。

ペーパーレス化はITツールで

紙の書類が企業文化として根付いていると、ペーパーレス化することも中々簡単にはいかないかもしれません。そんな時は「ITツール」なるものを活用してみるのも良いでしょう。以下では、ITツールについて詳しくご紹介していきます。

ITツールとは

ITツールとは、仕事における業務を効率化するために作られたオンライン上のツールのことです。スケジュール表の共有や管理、顧客との日程調整、ファイル管理、勤怠打刻、シフト調整などを、パソコンやスマホなどからおこなえるようになります。書類をペーパーレス化するためにも、非常に有効なツールとなり得ます。

ペーパーレス化に使えるITツールの機能

ペーパーレス化には、どのような機能が有効なのでしょうか。

ビジネスカレンダー

社内での打合せ予定や顧客との商談など、社内メンバーの予定を確認できます。繰り返し設定や過去の予定の検索、エクスポート機能も搭載されています。

情報共有ツール

データ書類をオンライン上で共有できるツールです。すでに電子化された書類や会議の議事録、日報、メールに代わるビジネスチャットなどをツール上でおこなえるようになり、ペーパーレス化を促進します。

電子署名・契約ツール

電子署名・契約ツールでは、契約書に必要な署名を電子上、つまりパソコンやスマホでおこなえるようになります。業務効率化になるだけでなく、紙の契約書のように過失、紛失の心配が少なく、セキュリティ面も安心です。

ペーパーレス化の際のポイント

社員の理解を得る

ペーパーレス化をおこなう際は、事前に社員からの理解を得るようにしましょう。社員によっては、書類がいきなり電子化されることで混乱してしまうかもしれません。ITツールを導入する場合は、トライアル期間を設けているものも多いので、導入前に社員に実際に使用させてみて、使い心地を把握してもらうなど、工夫をするとよいでしょう。

ルールを決める

ペーパーレス化をする際は、社員からの理解を得るのに加え、社内でのルールを決めておくことも重要です。特に、ファイル名を統一するなど、電子化した書類が誰でもすぐに見つけられるようにしておくなど、工夫が必要です。他には、ITツールの文書管理機能を利用するのも良いでしょう。

ペーパーレス化の際の注意点

ペーパーレス化の際には、事前にやっておくべきことがあります。

ペーパーレス化できない書類がある

現時点では、全ての書類がペーパーレス化できるわけではありません。法律で、紙で保存することが義務化されている書類があるからです。定期建物賃貸仮契約書などがそれに当たります。働き方改革に伴って、これらの法律は今後改正されていく可能性が高いかとは思いますが、現状はペーパーレス化可能な書類について、事前に調べておく必要があるでしょう。

ITツール導入の際はコストを計算しておく

ペーパーレス化をすることで総合的な費用削減に繋がることには変わりありませんが、電子書類を共有するためのITツールには、1人当たり月350円ほどの維持費が発生します。また紙の書類をPDF化する際もスキャナーなどにお金がかかります。

ペーパーレス化の際は、自社の予算をあらかじめ計上して、どれほどのお金をペーパーレス化のために割けるのかの見通しを立てておきましょう。そうすれば、自社に負担とならずにペーパーレス化をおこなえるはずです。

ITツールを駆使して、紙の書類を削減しよう

ペーパーレス化をおこなうことで、様々なメリットが期待できます。この機会に、ぜひペーパーレス化を検討してみてはいかがでしょうか。

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