ペーパーレス化の4つのデメリットと成功へ導く秘訣を解説!

2022/08/24

ペーパーレス化とは?

ペーパーレス化とは、組織内の業務で使用する書類などの紙媒体をデータとして保存、管理し、紙で運用されていた文章をデータ化することで、組織全体の業務効率の向上はもちろん、印刷する際に必要な印刷紙やインク代などのコストを大幅に削減するメリットがあります。また、資源を多く使用する印刷紙を削減し、環境に優しい企業イメージに繋がることから、大企業でも積極的に採用されています。2020年以降は企業のリモートワークやテレワークの定着に伴ってペーパーレス化を進める動きも加速し、日本国内でも多くの企業や自治体で採用されています。

ペーパーレス化のデメリット

ペーパーレス化は業務効率の向上やコストの削減といった様々なメリットがありますが、計画や目的が不明瞭なまま導入すると、その効果を実感できないでしょう。特にITリテラシーが乏しい組織に導入したことが原因で、組織内全体の業務効率の低下を招いてしまうケースも多いです。また、データ化しにくい書類を多く扱う組織では、ペーパーレス化を進めることで、管理の煩雑さにつながってしまいます。

①導入コスト

導入コストはペーパーレス化を進める上で必要な初期費用です。ペーパーレス化を導入するには、紙媒体をデータとして管理するシステムやネットワークを一から構築・導入するコストがかかります。また、データ化した紙媒体を閲覧するためのパソコンやタブレットといった情報端末も必要で、組織の規模によっては非常に大きな費用がかかります。また、導入したシステムやネットワークを安全に運用するには、専用の知識を持ったエンジニアも必要で、常駐させるコストが必要になるケースも多いです。

②システム障害

システム障害はデータを管理するシステムやネットワークが、トラブルやハッキングによって使えなくなってしまうトラブルで、障害の状況によっては組織内での紙媒体を使った業務ができなくなるデメリットもあります。書類などを紙媒体で管理する場合でも、紛失や盗難などのリスクはありますが、組織内全体の紙媒体をデータとして一元で管理するペーパーレス化では、システムやネットワーク障害が発生することの影響が大きく、専門のエンジニアとともに対策を常に考える必要があります。また、個人情報などの紙媒体をペーパーレス化して管理する際はハッキングが原因で、情報漏洩などが起こるリスクもあるため、システム障害が原因で組織全体の信用が低下してしまう可能性もあります。

③ITリテラシーの格差

ITリテラシーの格差は、パソコンやタブレットを使いなれていない人が多い組織内で起こり得るペーパーレス化のデメリットで、情報端末やシステム操作の際に生じる不便さが原因で、業務効率の低下やトラブルを生んでしまうことです。特に年配の管理職が多い組織では、起こりやすい問題と言われ、データの閲覧・編集・管理に、組織内で格差が生まれてしまいます。また、年齢だけでなく現場と事務でも起こりやすい問題であり、組織内のITリテラシーの実情をペーパーレス化の前に必ず理解しておきましょう。

④管理が複雑

組織内で使用する紙媒体はデータで管理しきれない物もあるため、ペーパーレス化を進めることで管理が複雑になるデメリットがあります。取引先や顧客との契約に使用する契約書は、印鑑の捺印が必要なことから、データでの管理が難しく、紙媒体のままで保存する必要があります。また、取引先が書類や資料を紙媒体で管理しているときは、複数の取引先に合わせてデータと紙媒体に分けながら管理する手間がでてきます。

ペーパーレス化を成功させるには?

ペーパーレス化を成功させるには、導入するメリットとデメリットを明確化し、その目的に合わせて事前に準備することが大切です。社内の情報リテラシー教育と並行しながら、段階的にペーパーレス化を進めることで、組織内でのITリテラシーの格差や管理の複雑さを軽減する効果も期待でき、ペーパーレス化に伴って起こり得るトラブルを最小限に抑えることにも繋がります。また、試験的にペーパーレス化を進める時は、専用のシステムに比べて導入コストを抑えられるグループウェアの導入も効果的で、近年は多くの企業で採用されています。

①試験導入

試験導入は、本格的な採用の前に試験的にペーパーレス化を進めることで、社員を多く抱える組織では、管理職・事務といった一部の部署で試験的に導入することから始めましょう。特に日頃から紙媒体を扱うことの多い部署から導入すると、ペーパーレス化によるコストカットの効果や、組織内でのメリットとデメリットを可視化することにもつながります。また、社内全体で同時に進めるのではなく、部署毎に段階的に広げて行くことも大切で、組織内全体のペーパーレス化によって起こるシステム障害や管理の複雑さを軽減する効果も期待できます。

②教育

教育は、ペーパーレス化を導入する前に研修を行い、社内での情報リテラシーを向上し、紙媒体を管理するツールや情報端末を不自由なく使用できる環境を整えることです。特に日常的に情報端末を触れる機会が少ない管理職は、事前のITリテラシー教育が必要不可欠で、組織全体でのペーパーレス化を周知していくためにも積極的に研修を行なっていきましょう。また、ネットワークやシステムを管理できる専門のエンジニアを事前に配属することで、導入前後に起こり得る、様々なトラブルを最小限に抑える効果も期待できます。

③グループウェアを利用

グループウェアは組織内のデータを、ネットワークを介して共有するツールで、組織内の情報端末を利用して、それぞれのスケジュールやデータを共有し、業務を効率化できます。システムやネットワークを構築する専門のエンジニアが必要ないことや、導入する初期コストが低いことから、ペーパーレス化を試験的・段階的に導入する際に活用できます。

スケジュール管理のソフトウェアとして1700社で運用されているaipoの場合、組織内の個々が管理するスケジュール帳などの紙媒体をデータ化し、情報端末を介して共有できるため、社内のペーパーレス化を段階的に進めるには最適のグループウェアです。直感的に操作しやすい特徴もあるため、ITリテラシー教育が不十分な組織でも安心して導入できます。

デメリットを理解し、それぞれの組織に合わせたペーパーレス化を実現しよう!

ペーパーレス化は組織内の業務で使用する書類や資料をデータとして管理することで、大幅なコストカットや作業の効率化に繋がることから、多くの企業や自治体で採用されていますが、いくつかのデメリットもあります。

ペーパーレス化のデメリットは、システムやエンジニアを採用する際の導入コストがかかることです。また、パソコンやタブレットを使いなれていない組織では、ITリテラシー格差が原因でトラブルや作業効率の低下につながることも多く、紙で保存する資料が多い組織では、ペーパーレス化を進めることが管理の複雑さを招く原因にもなります。
組織でのペーパーレス化を成功に導くためには、目的を明確化させることはもちろん、社内教育と並行しながら、試験的・段階的に導入していくことが大切です。グループウェアは導入コストを抑えられることはもちろん、ITリテラシーが低い組織内でも操作・管理がしやすいため、まずはスケジュール管理のペーパーレス化として導入してみましょう。

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