紙・ホワイトボード脱却!弁護士事務所がデジタル化するコツ

2021/08/05

はじめに


「ホワイトボードの字が読みづらい」
「そろそろ事務所もデジタル化したい」
そう考えている方も多いのではないでしょうか。
そろそろと思っていても、なかなか踏み出しにくいですよね。

ですが、デジタル化すると、
・様々な資料を外出中も読める
・コストカットに繋がる
といったメリットがあるのです。

そこで今回は、弁護士事務所がデジタル化する方法とポイントを4つご紹介します。

アナログ脱却のメリット

外出先でも閲覧&承認。ペーパーレスで時短にも繋がる

資料をデジタル化するメリットは、外出先でも資料を閲覧しやすくなることです。
外出の多い弁護士事務所だからこそ、特にお伝えしたいメリットとなっています。
スマートフォンやタブレットから、予めアップロードしていた資料を外出先でも見ることができます。
また、稟議もスマホで承認できる機能も。(「ワークフローシステム」と呼びます)
事務所に戻って、ハンコを押して、といった作業を省くことができるのです。
他にも、資料の検索も楽に行えます。
キーワードを入力し、検索するだけで関連資料を見つけることが可能に。
資料の印刷やファイリングにかかる時間も減るため、他の業務に集中して取り組めます。

用紙も印刷代もカット。コストを抑えるペーパーレス化

資料やスケジュール表をデジタル化すると、コストカットに繋がります。
資料作成業務が多いとされる弁護士事務所では、より節約に繋がることも期待できます。
紙で資料を保管していると、次のような費用が発生します。
・用紙代
・印刷代、トナー代
・ファイル代
・資料室の維持費etc…
一つ一つは小さな出費かもしれませんが、
合わさると、1年に換算すると、5年に換算すると…
意外と大きな出費になっていることもあるのです。
デジタル化をすれば、その費用を抑えられます。
ペーパーレス化によって年間30,000枚以上の用紙代、印刷代を節約できた事例も。
デジタルツールにも導入費用はかかりますが、
長い目で見ると、お得なことが多いでしょう。

アナログ脱却にはグループウェアがおすすめ

業務効率を高めるシステム「グループウェア」

弁護士事務所の業務は、多岐にわたることが多いですよね。
それらを効率よく進めるためにもおすすめなのが、「グループウェア」です。

グループウェアとは、業務効率化を高めるためのシステムです。
情報共有やコミュニケーションをスムーズに行う機能が多く搭載されており、
社内に導入することで、
・人員削減
・作業効率アップ
が期待できます。
オンラインミーティングはこのソフト、カレンダーはこのソフト。
と、違うツールを契約すると、どうしても画面が煩雑になってしまいます。
それぞれにかかる費用も把握しにくいでしょう。
グループウェアは、それらが一まとまりになっているため、
使い勝手が良いのも特徴の一つです。
テレワーク導入が推進されている昨今、注目が集まっているツールとなっています。

主なグループウェアの機能

主なグループウェアの機能

・チャット機能
LINEのように、気軽にメッセージを送り合える機能です。
絵文字でのリアクションも可能で、コミュニケーションをスムーズに行うことができます。
導入した企業では、
「冒頭の堅い挨拶がいらないので、送りやすい」
「絵文字で既読を知らせられるので、ラク」
といった声が出ています。
・グループのメンバーだけに送信
・ファイル送信
することも可能なため、プロジェクトの進行管理にも有効です。

・スケジュール管理・共有
メンバーのスケジュールをカレンダーで共有できます。
誰が何をしているか、など詳しい記述をすることも可能。(ガントチャート機能)
急な予定変更があった場合、外出先でもスマートフォンで書き換えできます。
その変更はリアルタイムで反映されるため、
ダブルブッキングや他メンバーへの連絡忘れを防ぐ効果があります。

弁護士事務所では、午前は打ち合わせ、午後からは裁判所へ移動、企業と面談など、多岐にわたる業務が多いです。
業務ごとに場所も変えるとなると、ホワイトボードや紙だと記述が多くなり、見づらくなってしまうことも。
ですが、デジタルでスケジュール管理・共有をしていれば
・Aさんの予定だけ抜粋
・午後、事務所にいるメンバーだけ確認
といったこともしやすくなります。
その分、他業務の割り振りがしやすくなり、業務効率化にも繋がるでしょう。

現在、事務所内でホワイトボードで予定を管理しているのであれば、
こちらの機能は特におすすめです。

ワークフローシステム

申請や承認に関わる機能です。
紙を使わずに申請ができるため、
より早く稟議を進めることができます。
導入した企業の中には、
「申請・承認に使う時間が以前の半分以下になった」
という例もあります。

費用はピンキリ。節約には目的からの逆算が大切

グループウェアにかかる費用はピンキリです。
3万円で完了するところもあれば、導入費用だけで50万円以上する場合も。
これらの違いは、主に
・利用者数(1人あたり月額500-1,000円のことが多いです)
・機能
・オプション
によって異なってきます。

利用者数が多いほど、多機能・高機能ほど、高い費用がかかることが多いです。
そのため、費用を節約するには、グループウェアを導入する目的を明らかにすることが大切。
・事務所内のコミュニケーションを円滑にしたい
・ファイル共有を素早くできるようにしたい
・スケジュールをスマートフォンからチェックできるようにしたい
など、様々な要望があるかと思います。
その上で、「これは絶対必要」という要素から逆算して、
グループウェアの機能を絞っていきましょう。
目的が明らかになると
「会議室予約機能はいらないな」
「タイムカード機能はなくてもいい」
など、取り除けるオプションもわかります。

その結果、導入費用を安くすることができるでしょう。

デジタル化のポイント

小規模から始める

事務所業務のデジタル化は小規模から始めることをおすすめします。
所内全体に導入したあと、
「このソフト合っていないかも」
「結局、誰も使っていない」
となってしまっては、費用が無駄になってしまいます。
それを防止するためにも、案件ごとまたは少人数から始めてみてはいかがでしょうか。

無料体験を利用する

いきなり契約するのはおすすめしません。
無料体験から始めましょう。
無料体験をすれば、いる機能・いらない機能がわかるはずです。
いる機能だけに絞れば、その分導入費用を安くすることができます。

操作がわかりやすいものを選ぶ

無料体験で機能と共にチェックしておきたいのが、操作のしやすさです。
なぜなら、使いにくいグループウェアはストレスになるからです。
新しいことに慣れるには、ストレスがかかります。
弁護士は、案件の内容によって、常にストレスにさらされているかもしれません。
その負担を少しでも下げるために、操作はわかりやすいものがおすすめです。

担当者を配置する

グループウェアの担当者を配置しましょう。
マニュアルを見て、サイトを読んで…
と毎回調べていると時間がかかってしまいます。
日々、忙しいスケジュールの弁護士事務所では、調べるのに時間がかかるからと、グループウェア自体が浸透しない可能性もあります。
そのため、 操作の質問回答者として、担当者を配置し、
わからないところがあれば、そのスタッフに尋ねられる環境を作ってみてはいかがでしょうか。
「この人に聞けばいい」
「自分で調べなくてもいい」
という安心感から、グループウェアが事務所内に浸透しやすくなります。

まとめ


今回は、弁護士事務所がデジタル化する方法と、ポイントを4つご紹介しました。
ペーパーレスにすることで、時短とコスト節約に繋がります。
紙やホワイトボードから脱却するには、グループウェアがおすすめです。
他の機能も駆使することで、業務効率をさらに高めることができるでしょう。

導入のポイントは、
・小規模から始める
・無料体験を利用する
・操作がわかりやすいものを選ぶ
・担当者を配置する
ことです。

グループウェアに興味がある方は、以下で関連記事を見ることができます。
ペーパーレスをスムーズに進めるためにも、ぜひチェックしてみてください。

グループウェアの働き方改革のことなら、私たちにご相談ください。

私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。

最新記事

社員研修はITツールで効率的に!理由やおすすめ3選をご紹介
ビジネスにおける属人化とは?3つの問題点や防ぎ方をご紹介
建築事務所がITで業務効率化をする方法8選を紹介

1分で登録完了。無料お試し終了後、自動的に課金されることはありません。