紙の申請書を電子化して、手軽に管理するには

2021/02/05

予算申請や休暇申請など、紙の申請書を使用している企業はまだまだ多いのではないでしょうか?しかし、紙の申請書は必要な情報を取得するのに手間がかかったり、破損や紛失のリスクがあったりと様々な課題があります。

そのため最近では、申請書を電子化して管理する企業も増えてきました。とはいえ、どの申請書でも簡単に電子化できるとは限りません。

たとえばお客様に書いていただく申込書などの場合、システム移行が大変なうえに本人確認が難しいなどの課題もあるでしょう。このようなケースでは、紙の申請書を電子化して手軽に管理するためには工夫が求められます。

今回は、紙の申請書を頻繁に使用している企業にインタビューしました。その結果明らかになった、課題点と解決策をご紹介します。

入会申込書の取り扱いが大変で、管理上のリスクも

今回インタビューした企業は学習塾運営会社で、生徒への指導やサポートを行っています。

入会申し込みの際には、紙の申込書への記載が必要です。お客様に手書きしていただいた申込書は本社総務部の方で管理し、各種手続きに使用します。

申込書は紙のまま、本棚に鍵をかけて保管しています。しかし、必要な情報を確認するために毎回本棚から取り出すのはとても面倒です。また、申込書を汚したり失くしたりしてはいけないので、取り扱いにかなり神経を使っているそうです。

お客様が記入する申請書を電子化するのは難しい

こちらの企業では、申込書を紙のまま本棚で管理している、とのことでした。

入会申し込みを受け付けた後、まずお客様を学習塾にお呼びして、面談を行います。面談の結果特に問題なければ、紙の申込書に必要事項を記入してもらいます。記入後、申込書は本社総務部の方で回収し、入会手続きを進めます。申込書は使用後に棚へ保管し、必要な時に取り出します。

紙の申請書は、管理にかかる手間やリスクの大きさが最大のデメリットです。必要な情報を取得するためには、本棚から毎回取り出さなければなりません。しかも、破損や紛失するとまずいので、細心の注意を払って取り扱う必要があります。

こういった紙の申請書が抱える課題を解消するには、申請書を電子データとして管理するのがベストです。とはいえ、申込書の記入内容をExcelなどに転記するのでは手間がかかります。

パソコン上で必要事項を直接入力していただく手もあります。しかし、手書きやハンコと違い誰でも情報を改ざんできてしまうため、セキュリティの面で不十分です。

グループウェアのファイル共有機能で、電子化した申請書を手軽にオンライン管理

お客様が記入する申請書を電子化するのが難しい課題を解決するには、グループウェアのファイル共有機能を使うのがオススメです。

グループウェアを使うと、電子データをWeb上にアップロードして、一元管理できます。パソコンだけでなくスマートフォンからでもファイルをアップロードできるのがポイントです。紙の申請書をスマートフォンで撮影してファイル共有機能でアップロードすれば、申請書を手軽にオンライン管理できます。

アップロードしたファイルは社員であればオンラインで閲覧できるので、紙の申請書のように棚から取り出す手間もありません。セキュリティも充実しており、社外の人間からのアクセスはブロックされるので安心です。

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