残業にお悩みの方必見!仕事で時短するためのコツ5選

2022/02/15

日本のビジネスパーソンの残業時間は、世界的に見ても多いと言われています。実際のところ、この記事を読んでいる方も、残業の多さに悩んでいるのではないでしょうか。もちろん、単純に仕事量が多くて残業が避けられないケースもあるでしょう。 しかし、何気ないところに隠れた無駄によって、余計な時間がかかっているケースも少なくありません。こうした無駄をなくして時短(時間短縮)するコツを把握することで、残業削減につながるでしょう。そこで本記事では、仕事で時短するためのコツを5つご紹介します。 「残業が多くて大変…」とお悩みの方は、ぜひご覧ください。

仕事で時短するためのコツ5選

早速ですが、仕事で時短につながるコツを5つご紹介します。

コツ1:時間帯に合わせて作業内容を変える

人間の脳の働きは、時間帯によって大きく変わってきます。時間帯に合わせて作業内容を変えることで、より高いパフォーマンスで仕事ができるのです。 朝起きてからの3時間程度は、睡眠で記憶がリセットされることで、脳の働きが良くなります。そのため、朝の早い時間には高い集中力を要するタスクを実施すると良いでしょう。この時間帯に単純作業ばかり実施するのは、もったいないことです。 反対に、夕方ごろになると脳の疲れが大きくなり、集中力が続かなくなります。よって夕方以降には、集中力をそれほど必要としない単純作業を実施するのが賢明です。この時間帯に複雑な作業を実施すると、ミスが発生しやすくなるため注意しましょう。

コツ2:メールをフォルダで仕分ける

ビジネスでは、必ずと言っていいほどメールを使いますよね。中には、何らかの対応を求められるメールもあるでしょう。しかし1日に多くのメールが届くと、どれが対応済みか分からなくなることもあります。こうした問題をなくすためには、メールをフォルダで仕分けるのが効果的です。 仕分け方には色々ありますが、たとえば「対応済み」というフォルダを作成すると良いでしょう。対応が完了したメールを対応済みフォルダに移動していけば、残件がひと目で分かります。このようにフォルダでの仕分けを行うことで、メールの確認にかかる時間を短縮することが可能です。

コツ3:ランチャーアプリを活用する

1日の中で、様々なアプリを用いて作業することもあるでしょう。アプリの数が多いと、起動する作業にも案外時間がかかるものです。特に作業途中で1日が終わった場合、一旦アプリを終了して翌日に再起動しなければならず、手間がかかります。 アプリの起動作業を時短するなら、「ランチャーアプリ」を活用するのが効果的です。よく使うアプリを一通り登録しておけば、1つの画面で簡単にアプリを起動できます。ランチャーアプリ自体は、ショートカットキーで簡単に呼び出すことが可能です。

コツ4:クリップボードアプリを活用する

パソコン作業を時短する上で、コピーアンドペーストの活用が欠かせません。しかし、パソコンのクリップボードには通常1件しかコピーできず、古いデータは上書きされてしまいます。多くのデータをコピーアンドペーストするためには、細かい操作が必要となり面倒です。 コピーアンドペーストを時短するなら、「クリップボードアプリ」を活用するのが効果的です。クリップボードに複数件のデータを保持して、好きなものをペーストできます。資料作成などの作業をスピードアップでき、時短につながります。

コツ5:グループウェアを活用する

情報共有の手段を見直すことでも、時短することが可能です。エクセルなどの共有ファイルを用いた情報共有では、ファイルを開いて必要なデータを探す必要があり、時間がかかります。また、ホワイトボードでのアナログな情報共有では、移動の時間が必ず生じます。 他社員との情報共有を時短するなら、「グループウェア」の活用が効果的です。グループウェアには情報共有を効率化する機能が多数備わっており、幅広いビジネスシーンに役立ちます。スムーズな情報共有が可能となり、チームワーク向上にもつながります。

仕事の時短につながるグループウェアのおすすめ機能3選

仕事での時短効果が最も期待できるのは、機能が豊富なグループウェアの活用です。Webブラウザさえあれば利用できるため、リモートワークの実現により通勤時間を短縮することもできます。ここでは、仕事の時短につながるグループウェアのおすすめ機能を3つご紹介します。

その1:カレンダー機能

「カレンダー機能」を使えば、スケジュールの管理・共有がWebブラウザから行えます。スケジュール管理に特化したインターフェースのため、短時間でスケジュールの更新が可能です。カレンダー形式でチームの予定がひと目で把握でき、スケジュールの確認作業の時短にもつながります。ビジネスで多くの割合を占めるスケジュール管理を時短できるため、特に効果が大きいでしょう。アイポの「カレンダー機能」

その2:タスク管理機能

「タスク管理機能」を使えば、タスクの管理・共有がWebブラウザから行えます。タスクの優先度や進捗率が見える化されるため、確認作業を時短できる上に、効率よくタスクに着手できます。前述のカレンダー機能の画面上にタスクを表示することも可能です。アイポの「タスク管理機能」

その3:ビジネスチャット

「ビジネスチャット」を使えば、任意の社員とWebブラウザ上で会話が行えます。本文を入力して送信ボタンを押すだけでメッセージを送信でき、メールや電話のように時間がかかりません。社外でもパソコンやスマートフォンから利用できるため、リモートワークにも対応できます。アイポの「ビジネスチャット」

グループウェアを仕事に取り入れて、手軽に時短しましょう!

今回は仕事で時短するためのコツを5つご紹介しました。 仕事に潜んだ無駄をそのままにしておくと、余計な時間を取られて残業も増えてしまいます。時短のコツを把握することで、こうした無駄を減らして業務効率化することが可能です。企業にとっては利益拡大、社員にとってはワークライフバランス向上につながります。 仕事での時短を手軽に実現するなら、グループウェアがおすすめです。残業を減らしたい方は、グループウェアを導入してみてはいかがでしょうか。

グループウェアの業務効率化のことなら、私たちにご相談ください。

私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。

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