残業削減の鍵を握るデジタル化!重要性やおすすめツールをご紹介

2021/07/15

絶えず変化する現代社会の中では、どの企業にとっても「残業削減」が重要課題です。残業削減によって生産性向上や人件費削減を実現でき、最終的には企業の利益拡大につながります。そして、残業削減に向けて多くの企業が取り組んでいるのが「デジタル化」です。

デジタル化は、業務のやり方を「アナログ方式」から「デジタル方式」に変える取り組みを指します。今や誰しもが知っている言葉ではあるものの、その重要性や実現方法を知らない方も多いのではないでしょうか。

そこでこの記事では、残業削減に向けてデジタル化が重要となる理由や、デジタル化の実現方法をご紹介します。アナログな業務に課題を感じている方は、ぜひご一読ください。

残業削減に向けて、デジタル化が重要となる2つの理由

「デジタル化の実現」によって、「残業削減の実現」にも大きく近づきます。ここでは、残業削減のためにデジタル化が重要となる2つの理由について解説します。

理由1:社員個人の業務効率アップにつながるため

アナログな業務は、情報の取り扱いに余計な時間がかかってしまうため非効率的です。たとえば、手帳を用いてスケジュール管理する場合を考えてみましょう。手帳だと、スケジュール更新のたびにペンで追記していく必要があり、手書き自体に時間がかかります。

しかも、書き間違えても古い情報をまっさらにはできず、スケジュール表が煩雑になりやすいのです。結果としてスケジュールの把握に時間がかかるのはもちろん、管理ミスにより大きなタイムロスが発生することも。

デジタル化することで、このようなアナログ業務で発生する無駄を解消できます。上記ケースではスケジュール管理ツールを使えば、専用の操作画面で迅速にスケジュール更新が可能です。手書きのような手間がかからないだけでなく、スケジュール管理がシンプルになりミスも防げます。

このように、デジタル化によって社員個人の無駄な業務時間が減ることで、残業削減につながるのです。

理由2:チームとしての業務効率アップにもつながるため

企業に勤めるビジネスパーソンであれば、基本的にチームの一員として働くことになるでしょう。チームの成果を上げるためには、チームメイトとのスムーズな情報共有が必要不可欠です。情報共有によって、業務に必要な情報を素早く取得できるだけでなく、チームメイトのフォローもしやすくなります。

しかし前述の手帳でスケジュール管理するケースを見ても分かるように、アナログな業務ではスムーズな情報共有は困難です。手帳に書かれたスケジュールは、当然ながら口頭で伝えるか直接見せない限り、チームメイトに共有できません。情報共有のたびに多くの時間が必要となり、非効率的です。

デジタル化の取り組みは、チームとしての業務効率をアップできるメリットも大きいといえます。デジタル化するとオンラインでスムーズな情報共有が可能となり、チームメイトから業務に必要な情報を迅速に取得できるのです。しかも、お互いがフォローしやすくなることでチーム内の問題解決もスムーズになります。

このように、デジタル化によってチーム作業の効率化も期待でき、結果として残業削減につながるのです。

残業削減に向けてデジタル化するなら「グループウェア」がおすすめ

デジタル化は、社員個人・チームの両面から残業削減に大きく貢献する取り組みです。残業削減に向けてデジタル化の取り組みを行うのであれば、「グループウェア」の導入をおすすめします。

グループウェアは、組織の情報共有やコミュニケーションを効率化するオンラインツールです。グループウェアには豊富な機能が存在するため、さまざまな業務をデジタル化できます。ここでは、残業削減につながるグループウェアのおすすめ機能を4つ、ご紹介します。

スケジュール管理の無駄をなくす「カレンダー機能」

「カレンダー機能」を使うと、オンラインでスケジュールの管理や共有が可能となります。スケジュール管理専用のインターフェースで使いやすく、スケジュール更新に時間がかかりません。チームメイトはもちろん全社員の最新スケジュールを迅速に把握でき、社員間の連携がスムーズになるでしょう。

アイポの「カレンダー機能」

チームの進捗管理を効率化する「プロジェクト管理機能」

「プロジェクト管理機能」を使うと、その名のとおりプロジェクトの進捗状況をオンラインで管理できます。プロジェクト内のあらゆるタスクを手軽に管理でき、チーム内で共有可能です。ガントチャート形式で遅れているタスクが一目瞭然なので、迅速なフォロー体制の構築が容易となります。

アイポの「プロジェクト管理機能」

報告書をペーパーレス化する「報告書機能」

「報告書機能」を使うと、あらゆる業務報告をオンラインで行えます。任意の報告先にデスクトップ通知してくれるため、見逃されることなく迅速な情報共有が可能です。紙の報告書を印刷したり管理したりする手間がなくなり、大幅な残業削減が期待できます。

アイポの「報告書機能」

離れたチームメイトと手軽に会話できる「ビジネスチャット」

「ビジネスチャット」を使うと、任意の社員とオンラインで手軽に会話できます。メッセージ本文の入力だけで容易にやり取りできるので、メールのように題名や本文の作成に時間を取られる心配がありません。離れたチームメイトと効率的に情報共有でき、チーム内の連携強化にもつながります。

アイポの「ビジネスチャット」

グループウェアで残業削減して、理想のワークライフバランスを!

今回は残業削減に向けてデジタル化が重要となる理由や、デジタル化の実現におすすめのグループウェアについてご紹介しました。

デジタル化による残業削減は、企業の利益を拡大させるだけでなく、社員の負担を軽減するメリットも大きいのです。残業削減により社員の私生活がより充実したものとなり、理想のワークライフバランスを実現することにつながるでしょう。

残業削減を実現するためには、グループウェアの活用により業務をデジタル化するのが最もおすすめです。アナログ業務の無駄をなくして残業削減したい方は、ぜひグループウェアの導入をご検討ください。

グループウェアの業務効率化のことなら、私たちにご相談ください。

私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。

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