残業を減らすメリットは?残業削減が成功した事例もご紹介!

2021/10/27

なぜ、多くの企業は、残業を減らして、業務効率を上げたいと思っているにもかかわらず、その逆の残業が多く、業務効率は変わらないのでしょうか。

本記事では、「残業を減らすことができない原因」と「残業を減らすことによるメリット」、「残業を削減するための仕組み」についてご紹介いたします。

実際に企業が行っている残業削減の事例についてもご紹介しているので、残業時間の削減にお困りの経営者や労務のご担当者の方は、ぜひご参考ください。

残業を減らすことができない3つの原因

「働き方改革」が施行され、企業は、従来の働き方を見直してきています。しかしながら、その努力も虚しく、現実問題として、残業時間の削減は、なかなかされていません。残業削減が進まない原因は、労働環境が良くないことが大きな原因の一つです。

1つ目の原因としては、一人あたりの業務量が多すぎることが挙げられます。また、作業量の見積もりが甘いことにより、本来の完了見込みよりも早い納期が求められ、日数あたりの作業量が増加し、結果、残業の削減は、なかなかできません。残業を削減するためには、作業者のベストな生産性を維持するために、適切な業務量を見積もる必要があります。

2つ目の原因としては、勤怠管理ができていないことです。企業は社員の労働時間を正確に把握することができません。残業時間を減らそうとするならば、まずは、現状の社員の労働時間の把握に務めることが先決です。そうしなければ、どの業務がどのような負担になっているか管理できないため、業務量の割り振りを分析できず、結果、残業削減ができません。

3つ目の要因としては、作業者の能力にあっていないことです。業務を効率良く進めることができないどころか、そもそも作業ができない自体に陥る可能性もあります。仕事を振る立場の方々は、作業者個人個人の能力を見極めて、それぞれのスキルに合った仕事を割り振り、マネージメントしていく必要があります。また、その社員がスキルアップした場合などは正当な評価をし、次のステージの仕事を割り振って行くことも大事なマネージャーの役割です。

残業を減らすことによるメリットとは

残業を減らすことにより、社員一人ひとりに自由な時間が生まれ、その自由な時間で、趣味などを楽しむことで、社員の幸福度を上げていくことができます。また、企業側としても、残業によるコストがかからないので、その分経費が浮くデメリットがあります。つまり、残業を削減することは、企業、社員どちらにもメリットがあるわけです。

本章では残業を減らすことによるメリットを具体的にご紹介いたします。

社員のモチベーションアップ

残業が常態化している企業では、ダラダラと働き、プライベートの時間がない社員が多くいます。そのような社員に限って「時間がない」などの文句をいい、企業への不満をつのらせます。残業を減らすことにより、その社員は企業への不満が少なくなり、結果的に社員のモチベーションアップに繋がります。

労災によるリスク軽減

長時間労働を行うと、人間は、精神的、肉体的に疲労を起こしてしまいます。その結果、過労死などの労災につながる可能性があります。労災が発生してしまうと、企業としても相当なコストがかかってしまいます。残業を減らすことにより、社員の健康増進につながり、企業も余計なコストを削減することができます。

社員の業務効率アップ

残業を減らすことにより、仕事を定時までに終わらせなければならないとの心理が働き、結果的に社員の業務効率がアップすることが見込まれます。つまり、単位時間あたりの労働力を向上させることができ、企業としても経費削減ができます。

求人にかかるコスト削減

残業の多い企業は、ブラック企業だと評価されています。昨今ではインターネットの普及により、ブラック企業のレッテルをはられた企業は社会的に信用を失ってしまいます。このような状態になると、増員したくて求人をかけても、募集に応募されることは少なくなります。

逆に残業の少ない企業はホワイト企業として評価されるため、求人に対して多くの応募があり、優秀な人材を確保しやすくなります。また、一度ついたブラック企業のレッテルは、なかなか剥がれないため、残業が多いことは企業にとってリスクでしかありません。

離職率の低下

残業が多い企業では、毎月のように社員が退職してしまい、人材が安定しません。そうなると新たに人材が必要となるため、企業には大きな採用コストがかかってしまいます。逆に残業時間が少ない企業であれば、定着率が高くなるため、採用コスト削減にも繋がります。

人件費の削減

残業を減らすことにより、残業代が少なくなるため、企業側にとって大きなコストメリットがあります。ただ、社員は給料に上乗せされていた残業代がなくなるため、実質的な減給になる可能性があります。そのため、企業は福利厚生などで社員に還元するサービスを行いましょう。

残業を減らすための4つの取組み

経営者からの命令により、残業時間を減らしただけでは、残業を減らしたとは言い難いです。それにより、仕事を家に持ち帰り、社員の負担が増えます。また、それが常態化することにより、社員の生産性が下がってしまうなど、企業側にとってもデメリットがあります。

そこで、ここでは効果的に残業削減を行う方法を具体的に紹介いたします。

社員の作業効率を考える

残業を減らすためには、社員一人ひとりがどのような作業効率であるか考え直しましょう。それにより、社員に割り振る仕事の量が自然と見えてきます。また、社員のスキルや将来のキャリアプランをデータとして企業は持っておき、それらを活かせる配置転換なども積極的に考えていきましょう。

社員全員が効率よく業務を行うことによって、その企業全体の作業効率が上がり、業績向上が見込めるでしょう。また、経営者の方々は、常に社員が効率よく業務を行える仕組みを考えましょう。

労働時間を管理する

残業を減らすためには、まず、現在の残業がどれだけ行われているか把握する必要があります。労働時間を管理する方法が今までなかった企業は、労働時間管理を行えるシステムを導入することを検討しましょう。労働時間が管理できたら、そこから、どの部分で残業が多いか分析し、それを解消するような仕組みを作りましょう。

残業の事前申請を導入する

仕事をしていく上で、どうしても残業をしなければならないケースは出てきます。そこで、残業が必要となった場合は、残業をする申請を事前に行う仕組みを作りましょう。この仕組を採用すれば、残業の常態化を解消でき、ダラダラ残業せず、時間内に業務を片付けるという意識が社員に生まれます。

残業なしの日を取り入れる

残業なしの日は、ノー残業でーとも呼ばれ言われ特定の曜日に定時で帰らなければならないという仕組みです。ノー残業デーを取り入れることによって、残業をしてはいけない日の共通認識が社員間で生まれ、社内に定時で帰りやすい雰囲気を作り出すことができるでしょう。

実際、残業が常態化する背景には、他の人がまだ帰っていないから、自分も帰りづらいという心理的な圧力がかかっている場合があります。これを仕組みにより、排除することによって、残業削減が期待できます。

残業削減が成功した事例

ここでは、残業を削減した実例を2件ご紹介いたします。

ノー残業デー導入と定時退社の促進事例

週1日のノー残業デーを設定することにより、その曜日は定時退社で帰宅することを原則義務付け、残業が削減した事例があります。

ノー残業デーを取り入れた企業では、その曜日に残業する場合は、部長の事前承認が必要などの手続きを踏む必要がある場合が多いです。ノー残業デーは、平日でのプライベートの時間を確保することに有効で、社員は気持ちをリフレッシュすることができ、健康増進に繋がります。

退社時間を共有する

社員間で退社時間を共有することにより、残業を削減する事ができた企業もあります。例えば、退社時間を管理するファイルを共有サーバー等においておき、そこに自身の退社時間を記載することで、他の社員との共有を行い、タイムマネジメントを行うことにより、生産性向上が見込めます。

スケジュールツールの活用

残業をへらすことは、社員の健康面などのメリットがあるだけではなく、企業のコスト削減にもメリットがあります。

残業を減らすサポートアイテムとしてスケジュールツールもおすすめです。スケジュールツールの利用により、労働時間の自動計算に加えて、勤怠管理や個々のタスク管理まで一元管理できます。

自社の残業削減に取り組みたいと考える事業者は、お試し利用してみてはいかがでしょうjか。

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