こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
残業削減は、どの企業にとっても重要課題です。企業にとっては、人件費削減はもちろん離職率低下などのメリットがあります。社員としても業務負担が減ることで私生活が充実し、ワークライフバランスの向上が期待できます。
残業の多さは、企業によってかなり差が大きいようです。中には、ほとんど残業のない企業もあります。残業の多さは業種によって変わるものの、それ以外にも大切な要素があります。企業が残業を減らすためには、残業のない企業に多い特徴を把握するべきです。
そこで本記事では残業のない企業の特徴や、残業を減らす方法をご紹介します。社員の残業時間が多くお悩みの管理職の方は、ぜひご覧ください。
目次
「残業のない企業」に多い3つの特徴
まずは、残業のない企業に多い3つの特徴について、順番に解説します。
忙しさの波が少ない
企業の多くは、仕事量の少ない閑散期を基準にして要員を確保する傾向があります。しかし、残業のない企業の多くは、繁忙期と閑散期の差があまりありません。そのため、繁忙期でも閑散期に確保した要員でそれなりに回せるため、残業が少なくなりやすいのです。
裏を返せば、忙しさの波が多い企業は残業が増えやすいでしょう。たとえば、繁忙期の仕事量が閑散期と比べて2倍に増加するとしたら、定時までに仕事を終わらせるには要員も2倍必要になります。とはいえ、現実的には急に多くの要員を確保することは難しく、1人当たりの作業量を残業で増やさざるを得ないのです。
優秀な管理職がいる
いくら優秀な社員が集まった企業でも、作業分担やチーム編成に問題があれば成果は上がりません。「適材適所」という言葉通り、それぞれの社員を最適なポジションにアサインして、効率を高めることが大切です。
その点で、優秀な管理職がいる企業だと社員の割り振りや作業分担が上手く、チームの生産性を高めやすいでしょう。生産性が高まれば作業を効率的に消化できるため、残業は発生しにくいのです。また優秀な管理職は、状況の変化に応じた作業量の調整も適切に行えます。
急なスケジュールの変化が少ない
スケジュールにない追加作業が発生したり、トラブルで思うように作業が進まなかったり…残業が発生する原因の多くは、予測していないスケジュールの変化によるものです。逆を言えば、取引先が固定のBtoB企業などではスケジュールがある程度決まっており、不測の事態による残業が発生しにくいといえます。
とはいえ、どうしても急なスケジュールの変化が避けられない業種もあるでしょう。こうした企業の場合は、急なスケジュールの変化に素早く対応できるようなスケジュール管理体制が必要です。具体的な実現方法は、次章でご紹介します。
「残業のない企業」になるベストな方法は「スケジュール管理ツール」
残業を減らすためには、急なスケジュールの変化に対応できなければなりません。ベストな方法は、「スケジュール管理ツール」を導入することです。オンラインでスケジュールの管理や共有が行えるITツールで、スケジュール管理を効率化して残業時間の抑制につながります。
ここでは、スケジュール管理ツールを導入することで得られる3つのメリットについて、順番に解説します。なお、ツールの活用だけでなくスケジュール管理のコツを知ることも大切です。詳しくは、こちらの記事を参考にしてください。
スケジュールの登録や更新が効率的に行える
スケジュール管理ツールは、その名の通りスケジュール管理に特化したインターフェースとなっています。そのため、スケジュールの登録や更新が短時間で済ませられるのが大きなメリットです。日々のスケジュール管理にかかる時間を短縮することで、本来の業務に専念しやすくなります。
スケジュール管理ツールの中でも、「日程調整機能」を持つものが特におすすめです。メールを往復せずに日程が決まり、自動でスケジュールに反映してくれます。企業の戦略会議や顧客との商談など、社内外問わず日程調整を正確かつスピーディーに行えます。
チーム内でリアルタイムにスケジュール共有できる
スケジュール管理ツールだと、自分やチームメイトのスケジュールをカレンダー形式で一括表示することが可能です。また、「訪問」「会議」「来客」などのように予定をカテゴリーごとに色分けできます。誰が何をしているのかがひと目で分かり、チーム内での連携が容易となるでしょう。
スケジュール管理ツールだと自席のパソコンからアクセスできるため、ホワイトボードのように移動する必要がありません。急なスケジュールの変更があっても、その場で更新作業が行えます。チームメイトの最新スケジュールを全社員が迅速に把握でき、チームとしての生産性も高まります。
クラウド型なら社外でも使える
スケジュール管理ツールの中でも、「クラウド型」のものがおすすめです。スケジュールをクラウド管理できるため、社内ネットワークに依存せずどこでも使えます。外出時にスケジュールが変わった場合でも、スマートフォンで迅速にスケジュール更新できます。
もちろん、交代制のリモートワークにも対応可能です。自宅でもオフィスでも、全社員がパソコンやスマートフォンからスケジュール管理ツールを使えます。在宅勤務者とオフィス社員の間でも問題なく、スケジュールをリアルタイムに共有できます。
スケジュール管理ツールが、「残業のない企業」への近道に！
今回は残業のない企業の特徴や、残業を減らす方法としてスケジュール管理ツールをご紹介しました。残業削減は企業にとっても、社員にとってもメリットが大きいことです。今回ご紹介した特徴を参考にして、ぜひ残業のない企業を目指してください。
特に大切なのは、スケジュール管理を効率化して、急な状況変化に対応できるようにすることです。最近ではリモートワークも増えているため、自宅でも使えるスケジュール管理ツールを導入するのが良いでしょう。
スケジュール管理ツールを導入するなら、多機能な「グループウェア」がおすすめです。スケジュール管理はもちろん、勤怠管理やオンラインチャット、ノウハウ共有など幅広いビジネスシーンを効率化できます。業務効率化して残業時間を減らしたい管理職の方は、ぜひグループウェアの導入をご検討ください。
スケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。
私たちは、予定共有ができるスケジュール管理クラウド「クロジカスケジュール管理」を提供しています。 豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったご利用方法をご提案します。 チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。
