残業過多になる原因はどこに?改善方法の模索のポイント

2021/10/15

残業過多の状況を改善

社会的問題でもある残業過多は、どこかで改善していかなければいけません。働き方改革関連法により残業の上限が定められて罰則規定も設けられた以上、なんとなく残業させるといった仕組みは改善を求められる時代だからです。

社会的情勢によってテレワーク導入が加速してきた状況の中で、在宅勤務の長時間労働も問題視されるようになりました。どんなところに原因があるのかを追求し、労働時間の適正管理をしていかなければいけません。

時間外労働の上限規制

働き方改革として進められているのが時間外労働の上限規制です。年間720時間以内で、複数月で平均80時間以内、月100時間以内の残業までしか認められなくなりました。違反した場合には六箇月以下の懲役又は三十万円以下の罰金となる可能性があります。

これは、繁忙期などで業務量が著しく増加する可能性がある場合で、特別条項付き36協定を締結して提出してもこれまでのような無制限ではなくなりました。通常の36協定の場合には、月45時間以内年間360時間以内であることに変わりはありません。

残業になる原因:評価に対する意識と人材育成

どの業務でも当てはまるわけではありませんが、残業になる原因にはいくつかのパターンが考えられます。最大の原因は、残業しなければ仕事が終わらないことにありますが、そこまで単純とは限りません。

社員の立場として見ると、残業することで評価を上げたいと思うことが挙げられます。かなり少なくはなりましたが、定時で帰ると印象が悪くなると思っている人がいるからです。実際に上司から残業の依頼を受けた時、断れない理由を「悪い印象」としている人がいます。

家庭の事情であまり早く帰りたくない人もいます。うちに帰ってもいる場所がないから、仕事をしているほうがいいと思っている人たちです。社会的な状況も影響してきますが、日本人的残業の意識といえるでしょう。

仕事の割り振りがうまくいっていない問題もあります。これは仕事ができる人に集中しやすい状況で、他に任すことができないため負担が集まる傾向です。社内の教育システムがうまく機能していない可能性が考えられます。人材不足も原因につながりますが、根本的なところから人材育成を考え直さなければいけません。

残業になる原因:残業代とクライアントの要望

働く側の意識として、収入を増大させるためには、残業が一番の早道になるのは確かです。残業をすれば確実に収入が増えます。基本給が安いと感じている場合に特に顕著になる原因で、根本的な部分から改善しなければいけません。

働く側の意識として、現在の収入で生活費が不足する状況を生んでいないかはっきりさせる必要があります。働いているのに生活ができないのは、経営としての問題を抱えているからです。根本的な部分としてこれでは残業はなくならないうえ、残業過多の状態を改善すると人材の流出が起きます。

外部的要因として残業しなければいけない状況も原因もあります。クライアントが無理を言い出し、就業時間内に仕事が終わらないケースがあるからです。上司が指示する場合もありますが、クライアントの要望に応えなければ今後に問題が出てくるのも確かです。しかし、社内の仕組みとして改善方法を見つけていかなければ、永遠に残業過多の状態を改善できません。

残業過多の改善方法のポイント

日本人は残業しやすいと言われてきました。国民性的部分もありますが、どこかで断ち切らなければいけない連鎖があります。原因として単純ではありませんが、考慮しなければいけません。

日本人的残業の問題

日本人が残業をする原因として、仕事の内容が明確ではない原因があります。これは日本の仕事が続けてきたシステム的な部分です。その内容は、職務範囲が明確にされてこなかった部分にあります。欧米は専門性が求められることが多く、日本ではオールマイティな能力を求められるからです。どちらも一長一短ありますが、残業過多になりやすい側面があるのは間違いありません。

顧客満足度を高めるために自己犠牲を払うのも日本人的発想です。顧客が要求してくるから残業しなければいけないといった意識が働きます。不動産業界のように、顧客の要望にこたえ続けた結果、時間外労働が膨大になる職種も存在するからです。

日本では顧客満足度が100%になるようにシステムを作り上げてきました。これも間違ってはいません。しかし、欧米では90%を目指す仕組みが基本で、社員としての立場も考えて働きます。はっきりどちらが良いと言えませんが、日本人的な問題であるのは確かです。これからの将来へ向けて、残業過多対策として改善方法の注目点となるでしょう。

残業過多の改善に向けて行うポイント

改善方法として重要なことは、現状の把握にあります。スケジュール管理ツールなどを導入すると、なぜ残業が必要なのかが見えてくるでしょう。どこに原因があるのかが分からなければ、改善方法の模索できないからです。

スケジュール管理ツールを使い、残業を申請するルールを並行して構築する必要があります。改善方法としてとても有効で、いつどれぐらい残業をするのか申請させることが重要です。意識改革としても働きやすく、申請によってハードルも高くなるため無駄な残業が発生しにくくなります。

こうしたルールの策定とともに、ノー残業デーなどの設定も必要です。会社の仕組みとして成立させることで、クライアントなどに対する通知も出来るように変わります。自分たちが残業をしないだけではなく、残業ができない仕組みを明確にできるからです。クライアントも無理な通達ができなくなり、効率的な仕組みを作らなければいけません。お互いにwin-winの関係ができるよう進めていけます。

勤怠状況を見える化して意識改革

取り組みを通じ、どのように残業過多が変化したのか把握しなければいけません。改善方法は取り組みだけでは終わらないからです。

労働時間を明確化することで、状況確認ができます。スケジュール管理ツールだけではなく、勤怠管理も組み合わせることで、改善方法の精度を上げられるでしょう。実際に長時間の残業をしている社員に対する注意喚起も可能です。ツールの導入によって、感覚的だった部分を可視化できます。特にリアルタイムで集計してくれるなら、現状の把握も簡単です。

こうした情報は各部署にも分かるようにします。自分の勤怠状況がわかると、今月の残業の残り時間も意識できるため、仕事の効率化も図れるからです。残りの時間が少なければ、それに対応した働き方をしなければいけません。部署としても、仕事の割り振りを考える必要に迫られます。意識的な部分から改革を推進できるため、会社全体の構造にも影響を与えられるのがポイントです。

企業としての変革のタイミング

残業過多の状況を改善できれば、生産性の向上を図るのは明白です。限られた時間の中で、どのように働くべきか、社員一人一人も考えなければいけません。人件費などの経費のバランスもとりやすくなり、ワークライフバランスの実現にも寄与します。

もちろん、企業としての経営にも影響を与ええます。人材不足の解消を目指すのは一つの方策で、適材適所を進め効率的な運営も必要です。これまでなんとなくやってきたことを明確にすることにより、企業の弱点などもはっきりできます。経営の部分でも改革を目指せるのが残業削減のポイントです。原因を突き止めるとともに、スケジュール管理ツールなどを導入し、明確な数値化を図り見える化を進められる変革のタイミングにもなるでしょう。

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