外勤が多い方必見!オフィスとリアルタイムに情報共有する方法を紹介

2022/01/12

営業のように、オフィスの外で仕事する「外勤」を担当しているビジネスパーソンは多いでしょう。外勤におけるオフィスとの情報共有は、チームとして状況変化への迅速・適切な対応を行う意味で非常に大切です。それに加えて、管理者や上司がマネジメントしやすくなる、などのメリットもあります。

一方で、外勤とオフィスの情報共有がリアルタイムに行えないと、様々なリスクが生じます。チームとしての生産性を向上させるためには、こうしたリスクや解決策を把握しておくべきです。そこで本記事では、外勤とオフィスの情報共有をリアルタイムに行う方法をご紹介します。外勤の多い方や、情報共有に悩みを抱えるチームの管理者の方は、ぜひご覧ください。

外勤でオフィスとリアルタイムに情報共有できない場合のリスク3つ

まずは、外勤でオフィスとリアルタイムに情報共有できない場合に生じる3つのリスクについて、順番に解説します。

リスク1:チームの生産性が低下する

チームの全員が同時に外勤というケースは少ないでしょう。外勤で出かける社員もいれば、オフィスに残ってサポートする社員もいます。チームの生産性を高める上で、こうした社員間のスムーズな連携が重要です。しかし、外勤社員とオフィス社員の間でリアルタイムな情報共有が行われないと、手戻りが生じることもあります。

たとえば、外勤の社員が商談している取引先向けの資料を、オフィスで作成していたとします。この場合、取引先の状況変化が迅速にオフィスの社員に伝わらないと、資料を作り直す手戻りが増大し、多くの時間が失われます。結果として、チームの生産性は低下するでしょう。

リスク2:本人の社内評価が低下する

「報・連・相」は、ビジネスの基本と言われています。外勤で得た重要な情報が関係者へ迅速に展開されなければ、上司から「報・連・相ができない社員」という烙印を押されてしまうかもしれません。

結果として、外勤社員本人の社内評価が下がってしまいます。リアルタイムな情報共有ができないことは、チームメイトだけでなく本人にとってもマイナス面が大きいのです。

リスク3:顧客からの信頼が低下する

外勤で急な状況変化が発生した場合、オフィスにいる管理者や上司からアドバイスをもらうこともあるでしょう。こうした状況変化を情報共有せずに独断で誤った対応をしてしまうと、顧客からの信頼が低下することも考えられます。

オフィスに相談する場合は、電話やメールを使うケースが多いですよね。しかし、電話だと管理者や上司がすぐに応答できないこともありますし、メールだと確認待ちが必ず発生します。結果として対応が遅れてしまい、やはり顧客にとってはマイナスイメージになりやすいでしょう。

外勤でオフィスとリアルタイムに情報共有するなら「ITツール」がおすすめ

電話やメールのような手段では、リアルタイムな情報共有は行えません。外勤でオフィスとリアルタイムな情報共有を実現するベストな方法は、「ITツール」の活用です。ITツールは業務効率化に役立つオンラインツールで、業務シーンごとに様々な種類が存在します。

ここでは、外勤・オフィス間の情報共有に役立つITツールを3つご紹介します。それ以外のITツールについても知りたい方は、次の記事を参考にしてください。

ITツールを導入して業務効率化!企業での活用シーンを5つご紹介

その1:スケジュール管理ツール

外勤とオフィスの情報共有で特に重要となるのが、スケジュールです。「スケジュール管理ツール」を使うと、オンラインでスケジュールの管理や共有が行えます。パソコンはもちろんスマートフォンでも利用できるため、外勤でのスケジュール変更にもその場で対応可能です。

表示はカレンダー形式で見やすく、自分やチームメイトの最新スケジュールがひと目で分かります。「訪問」「在宅勤務」などのカテゴリーも表示され、スケジュール共有の正確性がぐっと高まります。会議室などの設備予約にも使えるため、外勤に限らず活用したいITツールです。

アイポの「スケジュール管理ツール」

その2:ビジネスチャット

「ビジネスチャット」は、チャット形式で離れた社員とやり取りができるITツールです。「本文入力」「送信ボタン押下」という2ステップの簡単操作で、メールよりも手軽に情報共有できます。また文字データとして残るため、電話のような認識違いが発生しません。外勤でもスマートフォンで使えるのはもちろん、最近増えているリモートワークにも対応できます。

アイポの「ビジネスチャット」

その3:報告書作成ツール

「報告書作成ツール」はその名の通り、報告書をオンラインで作成・共有できるITツールです。報告書の作成時には、任意社員のパソコンやスマートフォン上に通知されるため、見逃されることなく迅速に情報共有できます。スマートフォンでも利用できるため、たとえば営業職なら移動時間に日報を作成することも可能です。

アイポの「報告書作成ツール」

ITツールを導入して、外勤とオフィスの情報共有をリアルタイムに!

今回は、外勤とオフィスの情報共有をリアルタイムに行う方法として、おすすめのITツールをご紹介しました。

外勤は、企業の利益拡大に欠かせない存在です。しかし、外勤の社員が成果を上げるためには、オフィスからのサポートも同じくらい大切といえます。外勤とオフィスのリアルタイムな情報共有を実現するなら、ITツールを活用すべきです。

これからITツールの導入をお考えの方には、多機能な「グループウェア」をおすすめします。情報共有やコミュニケーションを促進するITツールで、今回ご紹介したITツールの機能をすべて兼ね備えています。

グループウェア「アイポ」なら、リーズナブルな月額料金ですぐに利用開始することが可能です。外勤とオフィスの情報共有を効率化したい方は、ぜひアイポの導入をご検討ください。

グループウェアの情報共有のことなら、私たちにご相談ください。

私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。

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