社外でも予定を把握するためには

外出中に仕事の電話がかかってきた…こんな経験がある方も多いのではないでしょうか?出張などの勤務中はもちろん、職種によっては休日に連絡を受けることもありますよね。

急な仕事の連絡に社外でも対応するためには、自分の予定をどこでもスピーディーに確認するための工夫が必要です。しかし現実問題、いつ来るか分からない連絡にすぐに対応するのは簡単ではありません。

また、社外にいるときに他社員の予定を知りたい場合もありますよね。他社員の予定はなおさら把握できないので、電話でのやり取りを何度もすることになりがちです。

実際に、社外での予定把握に苦労している企業も多いようです。
今回は、予定を紙で管理している企業にインタビューしました。そこで見えてきた、課題点と解決策をご紹介します。

社外で予定が把握できず、電話での確認作業が発生し手間がかかる

今回インタビューした企業は法律事務所で、お客様相談や裁判に向けての対応を行っています。

仕事柄、休みの日でもお客様から仕事の電話が入ったり、他社員に電話をかけたりすることがあります。このとき、自宅や外出先で予定の確認、更新を行わなければなりません。

しかし現状は紙でスケジュール管理しているため、外出中だと予定をすぐに確認できないこともあります。また、打ち合わせなどの複数社員が関わってくる予定を入れたい場合、紙では他社員の予定が把握できません。そのため、関連社員に逐一電話しなければならず、手間がかかっているそうです。

紙では全社員の予定を社外で把握しきれない

こちらの企業では、紙に予定を記入してスケジュール管理している、とのことでした。

社内にいるときは基本的に口頭で予定のやり取りを行い、決まった予定を紙に記入します。社外にいるときは予定を記入した紙を持ち歩き、必要なときに予定の確認、更新を行います。

紙で予定を管理する場合、外出中でも紙を持ち歩かなければなりません。これは紛失するリスクが高いうえに、確認や更新に手間がかかってしまいます。それに紙を自宅に忘れて外出した場合、自分の予定さえ把握できません。

また、紙では自分の予定しか管理できないため、他社員の予定を把握するためには電話する必要があるのです。これでは、何度も電話を繰り返す必要があり時間がかかってしまいますよね。

グループウェアのカレンダー機能で、社外でも全社員の予定を把握

社外でも予定を把握・変更するためには、グループウェアのカレンダー機能を使うのがベストです。

グループウェアだと、予定をクラウド上で管理・共有できます。パソコンはもちろんスマートフォンからでも予定を確認・更新できるため、外出中でも心配ありません。

また、他社員の予定もカレンダー形式でまとめてチェックできます。そのため、紙の予定表や電話を使うよりもはるかに素早く、予定を把握することが可能です。

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