社外でも正確に勤怠管理を行うには

日々の勤怠管理はどんな企業でも欠かせないものです。勤怠管理に間違いがあると給与計算も間違うこととなってしまうため、正確な勤怠管理が求められます。

とはいえ、仕事によっては一日中オフィスの外で作業することもありますよね。この場合、社内で勤怠管理できないため、勤怠実績の記録方法には注意が必要です。

しかし、社外での勤怠管理にはExcelファイルなどが使えない場合も多く、苦労している企業も多いようです。今回は、終日社外で作業する社員が多い企業にインタビューしました。その結果分かった、課題点と解決策をご紹介します。

社外での勤怠実績を出勤簿に転記するのに手間がかかる

今回インタビューした企業は情報システムメーカーで、温度や湿度、気圧などのモニタリングシステムを開発・販売しています。

製品のお届けや導入支援など、客先で直接サポートするアルバイトスタッフがいます。アルバイトスタッフはオフィスに来ることがほとんどありません。また、営業社員が終日社外で業務していることもあります。

営業社員やアルバイトスタッフのように終日社外で作業するときの勤怠管理は、スマートフォンで個別に記録しています。しかし、勤怠実績は社内の出勤簿に記録しなければならないルールです。そのため、アルバイトスタッフでも月1度はオフィスに出向き、社外での勤怠実績を出勤簿に逐一転記しなければならず、手間がかかるそうです。

社外ではExcelファイルでの勤怠管理ができないことも

こちらの企業では、社外での勤怠管理はスマートフォンで個別に記録している、とのことでした。

毎月初めに、前月の勤怠実績を各社員がまとめて、総務へ提出しなければなりません。この時、社外での勤怠実績がある場合はスマートフォンに記録した内容を確認しながら、Excelファイルの出勤簿に転記します。

勤怠実績は最終的に、Excelファイルの出勤簿にまとめる必要があります。しかし、出勤簿は社内ネットワーク上にあるため、社外では出勤簿を編集できません。

そのため、オフィスに出勤しなかった日はスマートフォンに記録せざるを得ないのです。スマートフォンに記録した内容を出勤簿に転記するのでは二度手間になってしまいます。

グループウェアのタイムカード機能で、どこでも手軽に勤怠管理

社外で作業することが多い仕事での勤怠管理には、グループウェアのタイムカード機能を使うのが効果的です。

グループウェアだと、クラウド上で勤怠管理できます。パソコンはもちろんスマートフォンからでも利用できるため、終日社外で作業する場合でも手軽に勤怠管理が可能です。スマートフォンのメモ帳機能などを使って勤怠実績を記録する必要がなくなります。

また、勤務時間や残業時間などは自動で集計してくれます。そのため、Excelの出勤簿で勤怠管理するよりも確実で、手間がかかりません。

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