他部署のスケジュールを手軽に把握し管理・共有するには

企業に勤める方であれば、どこかの部署に所属しているのではないでしょうか?さまざまな部署が協力することで、1つの企業が成り立っています。

電話応対などでは、他部署の社員と関わることもあるでしょう。しかし、そんな時に限って探している社員がオフィスにいないこともあります。このようなケースでは、他部署の予定をすぐに把握できる体制が求められます。

ところが、予定の管理方法が部署によって異なり、他部署の予定をすぐに把握できない企業も多いようです。今回は、他部署の予定把握に苦労している企業にインタビューしました。そこから見えてきた、課題点と解決策をご紹介します。

他部署の予定が把握できず、電話応対で困ることに

今回インタビューした企業は化学薬品メーカーで、化学薬品の開発・生産を行っています。

オフィス内には複数の部署があります。別の部署と直接仕事で関わることは少ないものの、お客様からの電話を違う部署の社員に取り次ぐようなケースも少なくありません。

しかし、出張やリモートワークなどで社員がオフィスにいないことも多くあります。電話応対では折り返しを依頼されたり、いつ戻るか尋ねられたりしますよね。こういった場合に、他部署の予定をすぐに把握できなければなりません。

ところが、予定の管理方法は部署によって異なるため、他部署の予定をすぐに確認できません。そのため、お客様への電話応対に困ることも多いそうです。

予定の管理方法が統一されていないと、他部署の予定がすぐに把握できない

こちらの企業では、部署ごとに社員の予定管理方法が異なる、とのことでした。

多くの部署はExcelの共有ファイルで予定を管理していますが、部署ごとに異なるファイルを使用しています。また、部署によってはホワイトボードで管理しているところもあります。

予定の管理方法が全社的に統一されていないため、他部署の予定を確認するのが容易ではありません。Excelファイルで予定を管理している部署でも、ファイルの場所や記入ルールはそれぞれ異なります。

予定の管理方法がばらばらでは、特定社員の予定を調べるのに時間がかかってしまいますよね。それに、別の部署へ異動となった場合にも、予定の管理方法の違いに苦労するでしょう。

グループウェアのカレンダー機能で、全部署の予定をオンライン管理に統一

他部署の予定を把握するのが難しい課題を解決するには、グループウェアのカレンダー機能を使うのがオススメです。

グループウェアを使うと、全部署の予定をWeb上で管理・共有できます。予定の管理方法を統一することで、混乱することなく簡単に他部署の予定を把握可能です。部署の異動があっても、予定の管理に苦労する心配がありません。

また、パソコンはもちろんスマートフォンからでも予定を確認できます。そのため、リモートワークなどオフィスにいない時でも予定を把握可能です。

グループウェアのスケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。

私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。

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