患者様の身体の不調を整えて、より良い人生を実現する接骨院。高齢者が増加していることもあり、怪我などで接骨院を訪れる方も増えています。接骨院が日々、多くの患者様に高品質なサービスを提供するためには、正確・迅速なスケジュール管理が欠かせません。
スケジュール管理には、紙のスケジュール表を用いている接骨院も多いのではないでしょうか。しかし、紙のスケジュール表には課題が多く、業務効率やサービス品質の低下を引き起こしかねません。紙でのスケジュール管理から脱却するためには、現状の課題や解決策を把握することが大切です。
そこで本記事では接骨院の方向けに、紙でスケジュール管理する際の課題や、その解決策をご紹介します。紙のスケジュール管理に不便さを感じている方は、ぜひご覧ください。
目次
接骨院が紙でスケジュール管理する際の3課題
接骨院が紙でスケジュール管理する際の課題は、主に3つあります。1つずつ、順番に解説します。
課題1：状況変化に対応しづらい
紙のスケジュール表を用いる場合、当日の朝に印刷したものをスタッフに配る、といった接骨院が多いでしょう。しかし実際には、予約していた患者様からキャンセルの連絡が入ったり、飛び込みの患者様が来店したりすることも考えられます。事前に内容が決められているスケジュール表では、こうした状況変化に対応しづらいのです。
状況変化をスケジュール表に反映する場合、ペンで手書きすることになります。手書きではそもそも時間がかかりやすい上に、煩雑になり見間違いなどのミスも生じやすいでしょう。スケジュール管理にミスがあれば、スタッフの負担が増加するばかりか、患者様に迷惑をかけることにもなりかねません。
課題2：スタッフ間で認識違いが生じやすい
紙のスケジュール表には、スタッフ間で認識違いが生じやすい課題もあります。各スタッフが個別のスケジュール表を持つ場合、スケジュール管理は各自に委ねられます。この時スケジュール表の更新が正しく行われないと、スタッフ間で予定の認識に食い違いが生じ、思わぬトラブルになることも。
たとえば、患者様から予約変更の連絡を受けたとします。この場合、全てのスタッフへ確実に予約変更の旨を伝えた上で、各自が正確にスケジュール表を更新しなければなりません。スタッフへの連絡が漏れたりスタッフが更新を誤ったりすれば、スケジュール表に不一致が生じてしまうでしょう。
一方、1枚のスケジュール表で業務を回す場合は、誰かが代表でスケジュールを更新すれば済みます。しかし、スタッフがスケジュール表のチェックを怠ると、予約変更があればやはり認識違いが生じてしまいます。
課題3：コストがかさみやすい
紙のスケジュール表には、インクや用紙のコストが必ず発生します。各スタッフに紙のスケジュール表を配る場合、毎日スタッフ数分の紙を印刷しなければなりません。1枚あたりは大した金額でなかったとしても、日々多くの紙を消費することになれば、軽視できないコストになるのです。
また紙のスケジュール表は、人件費という観点でもコストがかさむ要因となります。毎日スケジュール表の印刷にかかる手間を合計すれば、かなりの時間を費やすことになるでしょう。スケジュール表の確認や更新にも時間がかかり、患者様のために使える時間を奪うことになります。
接骨院のスケジュール管理には「ビジネスカレンダー」がおすすめ
接骨院が紙のスケジュール表を用いることには、多くの課題があります。スケジュール管理のこうした課題を解決するなら、「ビジネスカレンダー」がおすすめです。ビジネスカレンダーは、オンラインでスケジュールの管理・共有が行えるITツールで、業種を問わず幅広く導入されています。
ここでは、接骨院がビジネスカレンダーでスケジュール管理する3つのメリットについて解説します。
メリット1：スケジュールを正確・迅速に共有できる
ビジネスカレンダーなら、Webブラウザさえあればパソコンでも、スマートフォンでも利用できます。全スタッフが各自のスマートフォンで最新のスケジュールを確認できるため、移動の手間が発生しません。1つのカレンダー上に各自の予定が色分けして表示されるので見やすく、認識違いを防止することも可能です。
また、ビジネスカレンダーの予定にはファイルを添付したり、詳細な情報を入力したりできます。患者様の施術方針などを予定に登録しておけば、スタッフ間で事前に情報共有でき、サービス品質の向上にもつながるでしょう。正確・迅速なスケジュール共有が可能となり、スタッフ間の連携が取りやすくなります。
メリット2：スケジュール更新を効率化できる
ビジネスカレンダーは、専用のインターフェースによってスケジュール更新を効率化できます。たとえば、ドラッグアンドドロップで手軽に予定を追加したり、時間を変更したりすることが可能です。また、朝礼のように繰り返しの予定を自動で追加する設定などもあり、Excelでスケジュール表を作成するような手間がかかりません。スケジュール更新の無駄をなくすことで、患者様のために使える時間が増えるでしょう。
メリット3：ペーパーレス化によりコスト削減できる
ビジネスカレンダーによりスケジュール管理をオンライン化すれば、紙のスケジュール表が不要になります。その結果、インクや用紙のコストはもちろん、印刷のためにかかる人件費も削減することが可能です。また、インクや用紙の消費が減るため、備品管理の負担も減らせるでしょう。さらに、スケジュールの確認や更新に費やす時間も減り、様々な面からコスト削減が期待できます。
ビジネスカレンダーで、接骨院のスケジュール管理を効率化！
今回は接骨院の方向けに、紙でスケジュール管理する際の課題や、その解決策をご紹介しました。
紙のスケジュール表を用いたスケジュール管理には課題が多く、業務効率の低下だけでなくサービス品質低下にもつながります。スケジュール管理を効率化するためには、接骨院でもビジネスカレンダーを活用するべきです。ビジネスカレンダーの活用によって、スタッフ間の連携もスムーズになるでしょう。
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