組織体制の変更によるスケジュール管理に柔軟に対応するには

大企業の合併がニュースとなることもありますよね。企業の合併には新しい技術を取り入れられるなどメリットが多く、事業拡大の大きな一歩といえます。

一方で、組織体制の変更にともなって、働き方にも変更が必要となる場合が多いでしょう。特に、予定管理については他拠点との連携が必要となることも多く、組織体制が変わっても共有しやすい予定管理方法が求められます。

しかし、組織体制の変更により予定の共有が上手くできず、苦労している企業も少なくないようです。今回は、2つの企業が合併してできた企業にインタビューしました。その結果明らかになった、課題点と解決策をご紹介します。

他事務所の予定を確認するために電話やメールでのやり取りが必要

今回インタビューした企業は情報システム事業で、情報システムの設計、開発、保守及びSEサービスを行っています。

数年前に2つの企業が合併して、今の企業となりました。合併によって、より多くの技術を取り入れられるようになったのは大きなメリットです。その反面組織体制も大きく変更となり、今まで面識のなかった社員とも上手く連携する必要があります。

また、合併前の2企業がそれぞれ使っていた事務所をそのまま使っているため、拠点が1つ増えたことになります。2つの事務所は離れた場所にありますが、他事務所のチームと打ち合わせなどのやり取りが必要となることも少なくありません。そのため、他事務所の予定であっても把握する必要があります。

しかし、現状の予定管理方法では他事務所に所属するチームの予定を簡単に把握できません。他事務所の予定を確認するためには電話やメールでやり取りしなければならず、効率の悪さを感じているそうです。

こちらの企業では、各事務所・各チームの予定はホワイトボードでそれぞれ管理している、とのことでした。

ホワイトボードはチームごとに1つずつ与えられており、所属メンバーが各自で予定を記入しています。他事務所に所属するチームの予定を確認する際は、電話かメールでのやり取りがほとんどです。

ホワイトボードに書かれた予定は、その事務所にいる社員しか確認できません。そのため、違う事務所のチームの予定を自分で見ることはできず、電話やメールでの無駄なやり取りが発生してしまうのです。

しかも予定が急に変更となった場合、ホワイトボードの予定を書き直しただけでは、他のチームに共有できません。結果として、予定の変更箇所について他事務所の関係者に電話やメールで細かく説明しなければならず、更に手間がかかります。

組織体制が変わり予定の共有がしづらくなる課題を解決するためには、グループウェアのカレンダー機能を使うのがオススメです。

グループウェアを使うと、全社員の予定をWeb上で管理・共有できます。他事務所の予定でもパソコンやスマートフォンから簡単に確認できるため、電話やメールでわざわざやり取りする必要がありません。

予定が急に変更となった場合でも、Web上の予定を変更すればリアルタイムに反映されます。そのため、予定の変更内容を電話やメールで細かく説明する必要がなく、急な予定の変更でも柔軟に対応可能です。

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