組織力の向上はコミュニケーション!グループウェアとスケジュール管理

企業を機能させる組織力と向上

企業にとって組織力を向上させるのは、どこでも持っている大きな課題です。組織力が低下してきている感覚があっても、どのように向上させるかわかりにくい部分があります。現在の企業を取り巻く環境では、組織力が低下すると対応力の低下やサービスの品質が落ちるといった問題が出てくるでしょう。

それだけではなく経営力としてみても組織力の低下は深刻な状態を引き起こすのです。どうしてそこまで組織力が必要なのか、企業として機能しにくくなっていると感じている時には見直す必要があるでしょう。

意思決定と組織力

企業ではさまざまな意思決定が繰り返されていきます。意思決定もいろいろあり、大きなものは経営方針などで、今日の活動方針を決めるのも同じです。なぜこのような意思決定が必要なのかといえば、誰かの合意が必要だからです。

経営方針を決めるとします。ほとんどの場合には経営陣が出席し、各部門の責任者が状況の説明をするはずです。その中で意思決定できるレベルの人達が同意して、経営方針が決まります。今日の活動方針を決めるのも、担当部署の人間が集まり話し合い、協議して決めるはずです。意思決定に関して影響のレベルの大きさはありますが、根本的な部分は変わりません。

もしも、同意せずに決定したらどうなるでしょうか。そんな話聞いていないと反発する人が出てくるでしょう。もしかしたら大きな見落としがあり、失敗につながる可能性も出てきます。その時に誰が責任を取るかというレベルの話になるかもしれません。

もっと現場のレベルで見れば、調整がうまくいかなくなり仕事の効率が落ちていきます。余計なことに時間を割かなければならなくなり、結果として多くの損失を生み出すのです。

組織力を向上させるとは何か

もっと別の視点でみる必要もあります。組織の力を向上させるためには、足りない部分が何かを見極めなければいけません。マイナスを補いながら、プラスに転換させることが向上です。

組織という大きな枠組みで考えてみると、常に理想と現実の狭間で行き来します。こうなればいいと思うところがあってもなかなかうまくいかないことも出てくるかもしれません。それでも理想に近づけていくために行動する必要があります。組織力の向上で見ても同じことがいえるでしょう。

組織力の向上には魔法などありません。少しずつ変えていかなければ理想に近づかないからです。大事なことは、何がマイナスなのかをはっきり洗い出し、対応した施術をしていくことにあります。

組織力が低下している状態

組織力が低下するとさまざまな影響が生まれてきます。命令なしで行動できない組織は、組織力が低下している状態です。意思疎通がしっかりできないうえに、信頼関係がないため命令を仰がないと自己判断を下せません。意思決定までのスピードが遅くなり、組織として柔軟性を失います。

当然リスクを取って行動できません。企業として時にリスクを取らなければいけない状況にあっても、命令がなければ動けないからです。心理的にも安全な選択肢を取らなければいけないと思わせるので、組織改革も進まなくなります。硬直した状態が出来上がり、組織として伸びを失い始めます。

組織力がないため、お互いが何をしているかもわからずコミュニケーションがとれません。コミュニケーション不足が加速していくとお互いに不信感がつのり、社員の定着率が下がります。離職する時に多くの人が人間関係を上げるようになり、やがて破綻をきたすのです。危機管理の面でも脆弱性を見せ、将来性を失います。

組織力を向上させるために

組織力を向上させるためにはさまざまな施術が考えられてきました。現場から弱点を見つけ、なぜ行動できない状態かを把握する必要があります。そのうえで必要な条件をはっきりとさせ打ち出していく必要があるでしょう。

浸透による効率化や成長

企業にはビジョンや理念が必ず存在します。これを全てのメンバーで把握し理解できるようにしなければいけません。簡単なことではありませんが同じ方向を向ける仕組みを作らないと、組織力は向上して行かないからです。リスクが発生するのは企業として当然の状況ですが、これに萎縮しない組織を作る必要が出てきます。

組織運営として、信賞必罰は重要なことです。成功者にリターンがなければ、モチベーションの向上につながりません。しかし、罰ばかり目立つ状況は、リスクに対する取り組みを弱くします。先を見て行動した失敗は許すだけの懐の深さを作らなければいけません。

自分たちが組織の中で行動する理由は何か。それをハッキリとさせる必要があります。経営者からすると、効率化や成長が鍵となりますが、全ての社員がこれをモチベーションに行動できるわけではありません。そのためにも企業のビジョンや理念を理解してもらう必要があり、もっと明確な部分での動機づけもできる組織体系を作ることが大切です。

コミュニケーションを取るためのツール

組織力を向上させるためには、コミュニケーションが欠かせません。細かなコミュニケーションをとれ活発化していくと、組織力が自然と向上するからです。問題はコミュニケーションを円滑に進めるためにどのような方法を取るかにかかっています。

現在の企業の置かれる状況を見ると、テレワークなどが進み、実際にコンタクトをとれる時間はごくわずかしかありません。その中で注目されてきたのはグループウェアの存在です。テレワークと共に導入している企業も増えてきましたが、さまざまなツールが集まっているのがグループウェアで、その中にはチャットツールやスケジュール管理ツールなどが含まれています。

コミュニケーションを円滑にするために必要なものがいろいろ詰まっていますが、大事なポイントはお互いの状況を知ることです。そこからチャットツールを使ったコミュニケーションなどに発展して可能性が広がります。つまりスケジュール管理ツールは単純な行動確認のためだけではなく、お互いの状況を把握するためにも有効であることがわかるでしょう。

上下間や他部署とのコミュニケーション

スケジュール管理ツールを有効活用する方法はとても有効です。グループウェアを活用するだけなく、スケジュール管理ができると、上下間でもどのようなスケジュールで動いているかが可視化できます。

組織力を強化するためにはお互いのコミュニケーションが欠かせませんが、部下が上司に意見具申をしようとしても、スケジュールがいっぱいで捕まらなければいつまでたっても先には進みません。リスクを取って行動したくても、その確認がとれなくなります。やがて組織が硬直する結果となりますがスケジュール管理ツールがしっかり機能していると、いつ話をするべきかわかるようになります。
このような関係は横断的な部分でも現れていきます。

他の部署とコミュニケーションをとる機会はなかなかありません。それがスケジュール管理ツールによって可視化されると、お互いの仕事の設定も見つかりコミュニケーションも取りやすくなるのです。

コミュニケーションから組織力へ

組織力の向上にはさまざまな方法がとられてきました。グループウェアはそのきっかけに過ぎません。最終的には人間同士の関係を深めるようなイベントなども行い、輪を広げていく必要があるでしょう。コミュニケーションがとれるようになれば自然と組織力が高まっていくからです。

どんなことをしても、コミュニケーションがとれないと先には進みません。施策だけが宙に浮き嘲笑われるような状況さえ出来上がるからです。まずはスケジュール管理ツールから始め、お互いのコミュニケーションを深めていくと良いでしょう。その結果としてグループウェアの活用も見えてきます。

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