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部署間の情報共有の重要性と組織の在り方
組織は大きくなると、それぞれ半独立的なものに変わります。トップレベルでのつながりはあっても、下流での交流がないのは珍しくありません。壁ひとつ挟んで隣の部署はいったいなにをしているか知らないのもよくあります。
部署間の情報共有が進むと、組織はどんどんと強くなります。連携が取れる瞬間も生まれ、これまでとまったく違ったこともできるからです。トップレベル以外でも重要性を理解が大切であることからも素地を作っていかなければいけません。
そもそも情報共有とはなにか
大事なことは情報共有の意味を知ることです。情報共有とは、その名前の通り情報をいく人かの人々と共有することにあります。人数は2人のこともありますし、組織として巨大になる場合もあるでしょう。その人たちと同じ情報を知ることに意味があります。
全員が同じ情報を知ることにより、考え方や方向性を共有することもできます。スケジュール管理なども同様で今なにをしているかを共有できるのもメリットです。
現在の情報共有では、情報を正確に伝えるという意味も出てきました。情報は伝達していくと、それぞれの考え方などが混じり正確性を欠いていきます。伝言ゲームを思い出すと分かりますが、最後には違った情報になることさえあるのです。
現在の情報共有では、ツールを使った方法がとられます。瞬時に更新できて、だれもが見られる状況を作れるのです。そのため常に最新の情報を共有でき安定した状態を作れます。これが現代で重要性を理解した情報共有の形といえるでしょう。
情報共有の重要性を理解していない状況
情報共有を理解していない組織も多くみられます。重要性を理解すると、情報の扱い方も変わってくるのです。基本的に情報共有が進まない組織は、意識の低さが見られます。重要性を理解していないパターンで、面倒だと感じていることがよくあるのです。これは組織レベルよりも個人レベルで起こりやすいケースで、意識改革を進めるとともに、情報共有のメリットを伝えなければいけません。
情報共有の重要性をはき違えているケースとして、していると思い込んでいる場合があります。IT系の企業でよくみられますが、自分は理解している専門用語を乱用するケースがあるでしょう。しかし、一歩離れた人からは一般的な言葉として理解できないことがあるのです。これでは部署間の情報共有なども進みません。
情報は内容を正解に伝える必要があります。特に違う部署間や外部の取引先などでは、自分が知っているから相手も知っていると思わず、使う用語に注意し平易な表現にする必要があるのです。
環境も整備しなければいけません。スケジュール管理をする場合、ホワイトボードなどに書き込めばだれでも見られるし、情報共有できていると思うでしょう。しかし、実際に活用したらスムーズとは限らないのです。
ホワイトボードに書き込むためには、一定のルールを作っているはずです。このルールをだれもが理解しているとは限りませんし、足かせになって情報共有が進まないことまで出てきます。そもそもリアルタイムに更新できず、どこにいてもスケジュールがわかるわけではありません。古い形の情報共有が有効なケースもありますが、現在のツールなどを踏まえてみれば、もっと有効な策はいろいろあるものです。
部署間の情報共有が進むと変わること
部門間の情報共有が進むと、さまざまな変化が出てきます。効率化を進めつつ、組織は堅固なものへと強化されていくのです。この違いを理解すると、部門間の意思疎通の重要性が見えてきます。
情報の見える化から興味へ
情報共有は、情報の見える化につながります。情報が見える化できると、関係者がなにをしているか、どんな情報を持っているかがわかるのです。つまり、業務内容や進捗も理解できるように変わります。これが大きなポイントです。
隣の部署ではなにをしているかわからないのは当然のことです。理解する機会がなく、その内容が見えてこなければわかるはずはありません。部署間で情報共有が進むと内容はわからなくても、ざっくりとした理解が進みます。これが興味を引く機会にもつながるはずです。これにより情報共有からコミュニケーションへと舞台が変わります。
つまり、情報の見える化が進むと、なにをしているのか興味をいだけるのです。そのときには、情報が自分たちにも有効なものかもしれません。これまでになかったアイデアなどが生まれてくる瞬間でもあり、新たな展開が模索できる可能性も広がります。今後のノウハウ形成にも役立つように変わるため、部署間の情報共有は重要なことがわかるのです。
対応力の強化
ビジネスでは、手持ちのカードは多い方が有利に展開します。営業できる品目は1つでも、多くの情報と経験があればほかより強みを持つでしょう。同じようにさまざまな商品があれば、それだけビジネスとしてチャンスが生まれてくるのです。
大事なことはこのカードにあることがわかりますが、組織としてみるとそこまで簡単ではありません。部署間でコミュニケーションがとれていなければ、このカードは頭打ちになるからです。
部署間で情報共有が進むと、対応力が強化されます。手札の数が変わり、なにかあったときに部署間で対応できる可能性を模索できるからです。これはいいときばかりではありません。企業として組織でリスクに立ち向かうときにも、対応力の強化は必須条件となります。ノウハウなども共有できるようになれば、組織は必然的に強化されるのです。
部署単位の情報を広げていく
属人化という言葉があります。情報を個人のレベルで抱え込み、全体で利用できない状況のことです。
この人がいないとできない仕事がある。これは個人レベルでは名誉なことですが、組織レベルではほかの人ではできず硬直しているといえます。ほかの人ができるなら、その人に頼らなくても運用できるからです。
部署単位でも同じことが起きます。どこの部署が抱えている情報かによって、ほかの部署では使えないかもしれません。これが部署間の情報共有を進めることで、部署に属させる必要はなくなります。組織全体で情報が使えるように変わり、効率化できるのです。
情報や技術などの進歩にも役立ちます。多くの人が情報に触れることにより、常にバージョンアップを繰り返していけるからです。情報の質がどんどんと向上し、対応力も高まります。最適化も進められるようになり、組織は強く変わっていくのです。
部署間の情報共有は生産性の向上にもつながる
部署間の情報共有が進めば、業務の効率は確実に向上します。これまでバラバラに動いていた部署が連携していくと、生産性にも変化が表れます。これは相互による支援も働き、今までにはない働き方も模索できるからです。
人材育成の変化もみられます。上位管理者の育成には、さまざまな部署での経験が欠かせません。ですが、実際に部署の垣根があれば、そうそう横断的に動けないのが組織です。情報共有が進むと、こうした垣根も下がります。人材も自然に多角的視点を持ち育っていくのがポイントです。
引継ぎに関しても部署間で情報共有することでカバーできることも増えるでしょう。それだけ組織は強化されていくのですから、情報共有の重要性は計り知れないものなのです。
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