目次
グループウェアとは
グループウェアとは、簡単に説明すると「ネットワークを利用し、社内でのコミュニケーションや業務をより円滑に行うためのツール」です。
主な機能としては、スケジュールの管理機能やファイル管理機能、チャットや社内SNS、ワークフローといったものが全て含まれており、社員同士がリアルタイムにコミュニケーションをとったりお互いの予定を確認したり、全員が同じファイルを確認したりとさまざまな使い方ができます。
グループウェアを活用することで業務の効率化をはかり、コミュニケーションにかかる手間や紙の資料などにかかるコストなどを削減することもできます。
グループウェアの機能
グループウェアには多くの機能がありますが、大きく分けると「情報共有機能」「コミュニケーション機能」「業務効率化機能」の3つに分けられ、情報共有やコミュニケーションの活性化など、色々な方法で企業を支えてくれます。
以下で代表的な機能を紹介していきます。
情報共有機能
・スケジュール管理
個人の日々のスケジュール管理はもちろん、グループのスケジュール管理も行えます。上司のスケジュールを確認し、空いている時間帯にミーティングの設定やスタッフのスケジュールがすぐに確認できるので、業務の割り振りも行いやすくなり時間を有効活用できます。
・ファイル共有
文書・画像などといった各種ファイルを共有するための機能です。いつでも必要な情報にアクセスしファイルのダウンロードも可能なため、わざわざメールに添付して資料を送る必要もなく、自分のPCのどこに保存したか分からなくなり無駄な時間をかける必要もなくなります。
・レポート・議事録作成機能
今までは、紙ベースで提出していた報告書や申請書は、グループウェア上の専用フォーマットに入力するだけで提出ができ、内容を共有できます。これにより外出先や商談を行った場所からリアルタイムで報告を行え、議事録も直接作成できるので、報告関連の時間が短縮されます。
・プロジェクト管理
プロジェクトの進捗管理を行う機能です。プロジェクト進行に必要なタスクとスケジュールを可視化し、進捗率や現在の状況をメンバーと共有や把握するのに役立ちます。
・アンケート機能
利用者にグループウェアを通じてアンケートを作成し、配布・集計をすることもできます。社員の意識調査やアイデアの募集などに利用し、回答に対して分析できる機能を追加することも可能です。
コミュニケーション機能
・Webメール
グループウェアの機能で、必ず搭載されているのがWebブラウザ上で利用できるメール機能です。パソコンにメール機能をインストールする必要がなくメールを受送信できるので、ログインが出来れば普段使わないPCやスマートフォンからもメールのやり取りが可能になります。
迷惑メール対策が組み込まれている製品やグループウェア内のメールのやり取りはとても簡略化され、時短を意識した作りの物もあります。
・チャット
個人間のやり取りだけではなく、グループやプロジェクトを指定したテキストのやり取りができます。チャット履歴をいつでも見返すことが出来るので、メールよりもやり取りの中で分かった進行具合も後で見返しやすいというメリットもあります。ファイル添付やタスク追加機能があるものもあります。
・在席・離席確認
在席状況を確認できる機能です。スタッフがグループウェアを操作しているかどうかをリアルタイムで確認できるため、電話連絡のタイミングがつかみやすいです。
それだけでなく、タイムカードと連携することも可能で、打刻や退勤も自動的にグループウェアに反映させることでスタッフの勤務時間を管理することも可能です。
・社内SNS
社内向けのコミュニケーション機能です。社内SNSはメールなどの機能よりもフランクな機能となっており、短いつぶやきにスタンプでリアクションを返すといった、気軽なコミュニケーションを促進できます。
全社連絡などのトップダウンとは違い、社員から役員に対するコミュニケーションも行うことができます。
・掲示板機能
社内全体に共有しておきたい情報を掲示板上にアップすることで、全員が確認できる機能です。全員のトップ画面に表示することが出来るので、「メールに埋もれて共有できてなかった」や「チャットが流れて見ていない」等、見逃すことがほぼ無くなります。
・WEB会議
PCやスマートフォンのカメラを通じ、音声・画像を共有し遠隔地同士で会議を実施できる機能です。この機能はここ数年で重要性を増し、なくてはならない機能となりました。
グループウェアに搭載されたWEB会議機能は、スケジュールと自動で同期していることが多いです。日程とメンバーを決めて登録を行えば、自動的にメンバーに招待リンクが送られるので、外部ツールよりも操作が少なくて済みます。
業務効率化機能
・ワークフロー機能
申請業務の流れを自動化することで効率化をはかれる機能です。申請書が提出された場合、申請書の種類ごとに決まった役割の決裁者に通知が行くことで、担当者の確認などの無駄な時間を省くことができます。
もちろん、すべてサーバー上で完結するため、印刷等も不要で完結し、承認された場合は申請者に通知が来るようになっています。決裁者は長い出張で社外に出てしまっていても、インターネットが使える環境であれば、グループウェアにアクセスして承認ができるため、承認が滞ってプロジェクトが進まないといった事態の改善にもつながります。
・設備予約
社内の共有設備の空き状況や予約が確認できる機能です。会議室の利用やプロジェクター、社用車といった備品の状況をPC上で確認することでスムーズな利用ができ、もし備品を紛失した際には誰が利用したかの把握も出来るためすぐに発見することも可能です。
・ToDo管理
やるべきことをリスト化する機能です。優先順位、進捗状況、期限の管理を把握することが可能です。グループウェアならではの機能としては、他者にもタスクを使い依頼する事が可能となっており、同じタスクを二人で進めたりすることもできるのでより明確で的確な管理が可能となっています。
・安否確認
緊急時や災害時の安否確認をします。リモートワークが導入され、スタッフが全国各地に居住する組織でも、この機能で迅速に状況把握ができます。
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オープンソースのグループウェアとは
オープンソースのグループウェアとは、「ソースコードが公開されているソフトウェア」の事を指します。利用料が無料である事が多いため、フリーソフトウェアと混同される方が非常に多いですが、別物になります。
フリーソフトウェアは、無料で使えるが、ソースコードを公開していないためほとんどのカスタマイズが出来ません。しかし、オープンソースのグループウェアの場合はソースコードが公開されているため、知識があればソースを書き換える事で、新しい機能の追加など、さまざまなカスタマイズが可能になります。
オープンソースのグループウェアは自由度の高いグループウェアだと理解しておきましょう。
オープンソース型のメリット
カスタマイズの自由度が高い
オープンソースのグループウェアを利用する1番のメリットが、自由度が高く機能や仕様を自由自在に改変できる点です。
前項でも少しご説明しましたが、スケジュールの管理機能やファイル管理機能、チャットや社内SNS、ワークフローなどを社内用にカスタマイズし、より使いやすく効率化をはかる事が可能になります。
オープンソース型のグループウェアの最大のメリットと言っていいでしょう。
低コスト
基本的に無料で導入・運用ができるのもメリットの一つです。フリーソフトでは良く目にする、利用人数が増えることによる費用増加も無く、初期費用もほとんどかからずにグループウェアを導入出来るため、予算をかけられない企業でも問題ありません。
追加機能などで費用が増加する事もないので、中小企業から数多くの社員が利用する大企業にも利用できるものとなっています。
オープンソース型のデメリット
導入開始までに時間がかかる
オープンソースのグループウェアはカスタマイズを前提として公開されているので、本格運用までに時間がかかるケースがほとんどです。
導入後すぐに利用できるわけではなくメリットでもありますが、自社にあった形にカスタマイズをする時間が必要です。1つ1つの機能を念入りに使いやすくすればするほど作成に時間が必要になります。
専門の知識が必要
ソースコードの作成や改良をするためには、専門知識が必要になります。オープンソースのソフトウェアは、ユーザーがカスタマイズして利用することを前提としているため、機能の追加や調整は自社で行わなければならず、ITエンジニアや専門スタッフがいない企業は、どうしても運用が難しくなってしまいます。
それに加えて、グループウェアの導入にあたってはサーバーやネットワーク機器なども自社で準備しなければいけません。専門知識を付けるか、専門のスタッフが必要になるため運用が難しいことがオープンソースのグループウェアのデメリットと言えます。
オープンソース型が向いている企業
自分に専門知識があるか、自社にITエンジニアやプログラミングに詳しいスタッフがいることが、オープンソース型を導入する大前提となります。導入から日々の運用まで専門知識が必要となり、不具合やトラブルが起こった際には、自社で対応しなければならないため、常任の専門スタッフが求められます。
しかし、この条件を満たす事さえできれば、高い費用を毎月払うグループウェアよりも効率よく日々の膨大なコミュニケーションコストが削減されるので、費用対効果を長期目線で見ることができる企業にはおすすめになります。
まとめ
社内コミュニケーション・スケジュールの管理機能・ファイル管理機能・チャット・社内SNS・ワークフローといったものなど、業務効率化のための様々な機能が搭載されているグループウェアは、オープンソース型で導入することでより自社に適したものになります。
そして、企業の方針や業務内容が変化しても、それに伴ってシステムを作り変えていくことが出来ます。しかし、グループウェア導入後のシステム開発や不具合、トラブル等に対応できるだけの技術が必要になる点は注意しなければなりません。
メリットやデメリットを把握したうえで、有料のグループウェアを使うのか、オープンソースのグループウェアを使うのかをしっかりと判断し、企業にとっての最善のツールにしていきましょう。
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