古い体制を変える!書類や業務フローのペーパーレス化とは

2021/11/04

書類や情報共有を紙でおこなっている企業もあると思います。もちろん従来であればそれでも問題はなかったのですが、コロナによるリモートワークの普及や、人材不足といった時代の流れで古い体制からの改革が求められてもいます。

その一つの手段として注目される、ペーパーレス化について今回は紹介していきたいと思います。

古い体制を敷く企業の課題

では、まずは古い体制を敷く企業の課題から見ていきましょう。

社内の連携

古い体制のままの企業は営業担当者とバックオフィスの連携が非効率的なことがほとんどです。書類の情報共有を紙媒体、もしくは電話やメールでのやり取りで行っていることが大きな理由のひとつです。紙媒体であれば、情報を共有するのに、いちいち職場まで出向くか、オフィスにいる人に電話できかなくてはなりません。電話や口頭での情報共有は、伝達ミスの原因にもなりかねません。

決裁などの業務フローの遅延

稟議書における業務フローを紙でおこなっている場合も、様々な問題を引き起こす原因となり得ます。まず紙での記入というのは、パソコンやスマートフォンに慣れた世代にとっては苦痛ともなりえます。同じ文字を記入するスピードは、パソコンで打ち込む方が早く行えるからです。

稟議書の申請を紙でおこなっていたとして、決裁には複数の上司からの承認が必要になるケースもあります。一人一人の上司のところへ行くだけでも時間がかかるのに、上司が不在の場合はその時点で承認が滞ることになってしまいます。

そうなると承認を待つだけという時間のロスが生まれ、その間に新たなビジネスチャンスを逃してしまうことに繋がったりもするでしょう。

郵送などの手段をとっても通常であれば1週間、速達でも1日、往復であればその2倍の時間が、承認のためにかかってしまうのです。

保管スペースや印刷代などのコスト

紙の書類を保管していると、物理的にどんどん蓄積していくため保管するための部屋が必要になったりと、オフィスのスペースを侵食する原因となってしまいます。本来なら会議室として使えるような部分も、書類の保管スペースとして使わなければなりません。

また、紙での書類管理としては印刷代といったコストも常に問題視されてきました。1枚の印刷代は大したことがなくとも、毎日何枚も印刷し、それを何年も続けると無視できるコストではなくなってきます。

ペーパーレスによる改善策

これらの課題は、ペーパーレス化によって改善できる場合があります。

ペーパーレスとは?

ペーパーレス化とは、紙の書類を電子化することで、無駄を失くして効率化することをいいます。電子化というのは、マイクロソフトのWordやグーグルドキュメントなどを活用する方法が一般的でしたが、最近ではペーパーレスなどの業務効率化に特化したITツールの活用も注目されています。

ペーパーレスは仕事の業務上だけにおこなわれるものではなく、広い分野で採用され始めています。有名な例でいえば、電子書籍や、ICカードといったものは、本からタブレット、切符からカードへと、ペーパーレスが進んだ例といえます。

業務上においても、書類や稟議書、契約書などをペーパーレスにすることで、今まで滞っていた業務をスムーズにおこなうことが期待できるのです。他にも様々なメリットがあるので、例としていくつか見ていきたいと思います。

ペーパーレスのメリット

ペーパーレス化によるメリットは以下の通りです。

社内の連携アップ

ペーパーレス化によってデジタル化された書類は、パソコンやスマートフォンがあれば、いつでもどこからでも確認できるため、社内の連携がアップします。例えば、出先の営業担当者がバックオフィスに必要な書類を聞いたとします。紙媒体の書類であれば、その内容を口頭で伝えたり、一度写真に納めてからメールで送るといった、不確実で回りくどい方法しかとれませんでした。

しかし、書類を電子化することにより、必要な書類をパソコンのフォルダから探し出し、メールやチャット上ですぐに共有することが可能となります。

業務効率化

書類を共有する際も、紙の場合だと、数あるフォルダのなかから必要な書類を探すのが大変なケースもありました。しかし、デジタル上に保存されたデータであれば、検索機能で簡単に書類を探し出すことが可能になります。この違いにより、業務効率は大幅に改善することでしょう。

デスク回りの改善

書類を電子化すれば紙の書類が減るため、デスク周りの整理整頓につながります。デスクが汚かったり、書類が多いと、モチベーションの低下につながるか、先ほど言ったような書類が見つからないといった問題に発展する可能性があります。

デスクやオフィスから大量の紙が無くなることで、見た目もスッキリして、仕事環境も改善するはずです。

印刷コストの削減

デジタルに保管した書類は、印刷することなく社内での共有が可能なため、これまで印刷代に割いていたコストなどは、他に回すことが可能になります。例えば会議毎に用意していた紙の資料なども、デジタルデータをパソコンで共有するだけで良いので、経済的にも、環境的にも優しいと言えるでしょう。

セキュリティ対策

紙の資料だと、盗難にあうリスクがたかいです。書類を管理している部屋に鍵をかけるなどしても、書類をデスクに置き忘れてしまったりすれば、個人情報や機密情報をさらしてしまう可能性もあるのです。

その点、電子上のデータであれば、重要な書類にはパスワードをつけることも可能です。セキュリティの強化は、そのままコンプライアンスの強化にもつながっていくでしょう。

紙媒体のように、書類の状態が劣化しない

紙の書類を保管していると、時が経つにつれてどうしても劣化してしまいます。黄ばんでしまったり、また水に濡れてしまえば破れてしまうこともあるでしょう。

書類をデジタル化すれば、そのような懸念からも解放されるでしょう。

ペーパーレス化の手順

ペーパーレス化はどうやっておこなうのでしょうか、その手順を見ていきましょう。

目的を明確に

古い体制、いわばアナログな体制からペーパーレス化をおこなうには、何のためにおこなうのか、どこをペーパーレス化するのかといった目的を明確にする必要があります。そうでなければ、ペーパーレス化が効果として現れない場合があります。

「稟議書の承認が遅いので、ペーパーレス化をおこなおう」「会議室を一つ作りたいが、部屋においてある大量の書類が邪魔だ」など、自社の問題を洗い出して、それに沿ったペーパーレス化をおこなうようにしましょう。

社員の理解を得る

社内の問題を洗い出し、ペーパーレス化の目的を明確にしたら、次はペーパーレス化の意向をしっかりと社員に伝えておきましょう。いきなりペーパーレスと言われても、わからない社員や動揺してしまう人もいるかと思うので、導入時に社員全員が納得して使用できる程度の理解は、事前に得られるようにしておきましょう。

段階的な導入

ペーパーレスの理解を社員から得られても、いざ実践となると、慣れるまでには意外と時間がかかるかもしれません。そのため、一度にペーパーレスを推し進めすぎると、社員の混乱を招く可能性があります。
そのため、ペーパーレス化は段階的におこなっていくようにしましょう。例えば、「最初は稟議書の業務フローのみペーパーレス化しよう」「まずは、基本的な書類から電子化していこう」などといった具合で、ひとつづつ焦らずに進めていきましょう。

ITツールを使ったペーパーレス化の方法

ペーパーレス化のためには、書類を電子化する必要があります。例えば、稟議書のペーパーレス化であれば、稟議書の申請に必要なフォームなどを全てWeb上でおこなえるようにする必要がありますよね。

しかし、それらのシステムを自社で構築するためには、サーバーをどうするかといった問題や、初期費用といった問題も発生します。そのため、特にこだわりが内容であれば、クラウド式のITツールを利用することをオススメします。クラウド式というのは、ITツールを運営する会社のシステムを利用する方法のことです。簡単に言えば、稟議書のペーパーレス化を、ITツールの会社にお願いするということです。

AipoもITツール会社ですが、稟議書の電子化はもちろん、スケジュール管理などの様々な機能を、経済的にも安心な価格で提供しています。

デジタルが全てではない

ここまでペーパーレス化の重要性について話してきましたが、全ての書類をペーパーレス化することはオススメしません。個人的には9割以上はペーパーレス化しても問題ないとは思いますが、本当に大事な書類などは、デジタル上のデータとともに、紙でも保管しておくなど、柔軟な対応が求められるでしょう。

ペーパーレスから、古い体制を変える

ペーパーレス化で、業務は大幅に改善することでしょう。業績を改善したい企業にとってはぴったりの方法かもしれません。

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