こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
この記事をご覧の人は、OJTの目的や進め方を知りたいと思っているのではないでしょうか。
OJTの目的や進め方を知ることは重要です。それらを知らないままOJTを進めてしまうと、非効率なトレーニングになってしまい、部下がしっかり育たないリスクがあります。
この記事ではOJTの目的や4つのステップ、効果的な進め方を紹介しましょう。
目次
OJTの概要について
OJTとは「On-the-Job Training」の略で、職場での実際の業務を通じて実施されるトレーニングのことです。主に新入社員や若手の育成に用いられる手法となります。
業務経験のある職場の先輩が、新入社員や若手に業務を指示して実務を経験させることで、業務を遂行するために必要となる技術や知識を実践的に体験させ学ばせるものです。
マニュアルや研修だけではなかなか学べないノウハウや経験を、実務を通じて身に付けられるのが特長となります。
OJTの目的とは
ここではOJTの目的について紹介します。OJTの目的はトレーニー（研修生・受講者）を育てることだけが目的ではなく、トレーナーや組織の成長も目的の1つです。
トレーニーの成長
OJTの一番の目的は、OTJを受けるトレーニー（研修生・受講者）のビジネスパーソンとしての業務遂行能力を高めることです。
例えば「実務でのビジネスマナー」や「効果的なプレゼンの準備手順」「効率的に資料を作成する方法」などを伝えます。
その結果、新入社員に早期に業務に対する責任感を醸成できるでしょうし、トレーニーの成長意欲や自己実現意欲を高めることにもつながるでしょう。
トレーニーの能力やモチベーションを高められれば、早期に戦力になってもらえる可能性も高まります。
トレーナーの成長
トレーニーだけでなく指導係であるトレーナーにとっても能力の向上が期待できます。
アウトプットは最大のインプットですので、トレーニーを指導することを通じてトレーナーも成長できるのです。
またOJTが効果的に実施されトレーニーが早期に成長すれば、トレーナーの周囲からの信頼獲得にもつながるでしょう。
組織の中長期的な成長
組織の中長期的な成長もOJTの目的の1つです。
OJTを継続的に行うことは、先輩が後輩を育てる組織の風土作りにも役立ち、人材が継続的に育つことに繋がります。
スキル、経験、専門的な技術が効果的に伝達される職場環境になれば、組織の中長期的な発展に良い影響を与えるでしょう。
OJTとOFF-JTの違いとは？
OJTと似た言葉にOFF-JTがありますが、2つには明確な違いがあります。
OJTは実務において必要なノウハウや知識を実戦形式でトレーニングをするもので、アウトプットが中心です。
対してOFF-JTはインプットが中心で、実務の現場を一時的に離れて研修やセミナーでトレーニングするものとなります。
OFF-JTの例としては、新人向けにビジネスマナーを動画で見せたり、中堅社員が専門的なスキルを身につけるために研修所で集団研修するものがあるのです。
より幅広い視野を持つために外部から講師を呼んで研修するケースなど、たくさんの企業で実施されており、eラーニングや通信教育もOFF-JTの種類に含まれます。
OJTとOFF-JTのどちらか一方だけを実施するのではなく、OJTとOFF-JTの特徴や効果の違いをしっかり把握したうえで、自社の目的やニーズに合致したものを使い分けることが人材育成に繋がるでしょう。
OJTの4つのステップとは
ここではOJTの4つのステップを紹介します。
ここで紹介する「やってみせる」、「説明する」、「やらせてみる」、「評価する」の4つのサイクルを継続して繰り返すことで着実に成長を促すべきです。
逆にどれかがひとつのステップでも疎かにしてしまうと、円滑に育成は進みません。
例えば業務の内容を把握できていない状態でやってみせたり、評価やフィードバックしないまま業務を継続していては、4つのステップのサイクルが回らずに成長が停滞してしまいます。
やってみせる
まずはその業務をトレーナーがやってみせることで、業務の全体像を理解してもらうステップです。
トレーニーに業務を伝える場合、言葉での説明のみで終わらせてしまうケースがありますが、実際にトレーナーが手本を見せて、トレーニーに具体的な業務イメージを持ってもらうことが重要です。
その際に動画に記録しておけば、何度も繰り返し見せる必要がないだけでなく、トレーニーが復習する際に繰り返し見返せます。
説明する
やってみせた後に、具体的な業務の内容を言葉で説明します。
その業務をしている背景や、なぜこの業務をしなければならないかという目的、その業務の前工程や後工程などを丁寧かつ具体的に説明しなければなりません。
トレーナーが一方的に説明するのでなく、適宜質問の時間を取ることで、トレーニーの理解度を確認することが効果的です。
やらせてみる
トレーニーに実際にその業務をやってもらうステップです。
完全に初めての場合はしっかりと横について見守る場合もありますが、その業務の重要性や失敗した際のリスクも考慮しながら、可能な限り1人でやらせてみることが大切です。
仮にトレーニーが失敗してしまった場合でも、失敗を責めるのではなく挑戦した行動を褒めるようにしましょう。
評価する
やらせてみた結果の評価やフィードバックするステップです。
失敗した場合はなぜ失敗したのか理由を分析し、改善点を一緒に考えることが重要ですし、成功した場合も褒めるだけでなく、より良くしていくにはどうすべきかを一緒に考えなければなりません。
フィードバックは抽象的な内容ではなく、具体的な内容にすると効果が上がるでしょう。
OJTの効果的な進め方
ここではOJTの効果的な進め方を紹介します。OJTの4つのステップを単純に繰り返すだけでなく、しっかりと計画を立てたうえで、組織全体として取り組むことが重要です。
育成計画書を作成する
OJTは1つの育成の手段であり、その他にも様々な方法がありますので、他の方法とも組み合わせて最適な育成計画書を作成するべきです。
会社やトレーニーが考える育成目標や成長プロセスを明確化することで、場当たり的な育成を避けて、計画的に育成を進められる効果があります。
その際に人事部や各部門とも連携して計画書を作成するべきです。部門毎に整合性のない育成計画を立てていては、成長のバラツキもありますし、トレーニーの効率的な成長も期待できません。
育成計画書は作成して完了ではなく、計画通りに育成が進んでいるかを定期的にチェックし、状況に応じてフォローするためにも役に立つ文書です。
トレーナーだけに任せず組織全体で取り組む
OJTを効果的に進めるためには、トレーナーだけに育成を任せずに、組織全体で育成に取り組む必要があります。
育成計画をスムーズに推進するためには、経営層も積極的に育成に関わっていくことが必要です。
OJTの進め方や指導方法を現場やトレーナーに丸投げしてしまうのではなく、経営層や人事部も関与して全社的に進めなければなりません。
会社の目的や目標にあった人材育成のために経営層も関与し、企業全体がポジティブに人材育成に取り組める環境を作ることが、OJTの効果的な運用につながるはずです。
まとめ
この記事ではOJTの目的や4つのステップ、効果的な進め方を紹介しました。
OJTの目的や進め方を知ることは重要です。それらを知らないままOJTを進めてしまうと、非効率なトレーニングになってしまい、部下がしっかり育たないリスクもあります。
この記事を参考にしてOJT計画を作成し、着実にトレーニーを育成することで、中長期的な自社の業績アップに役立てましょう。
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