事務作業を効率化!仕事が早い人の特徴から学ぶポイント

2022/07/22

事務作業と仕事の早い人

組織には必ず仕事の速度に差が出てきます。だれもが同じように均一に仕事ができるわけではありません。これは人間だからという大前提があるからです。

ですが、事務作業ということに注目すると、仕事が早い人にはいくつかの特徴がみられます。これを理解して分析すると、効率化というところに行きつくでしょう。

問題はだれもが効率化できるかです。これが実現できるのであれば、事務作業の負担を軽減し、スピードアップできるように変わります。仕事が早い人はなにを見ているか。なにを抑えているのか。組織として理解しなければいけません。

事務作業で仕事が早い人の特徴

事務作業で重要なことは、なにをしなければいけないか、最終目標が見えていることです。伝票ひとつをとっても、どのように作り提出するか、その期日はいつかまではっきりと認識しています。これはひとつの仕事単位ではありません。

自分が受け持っている仕事を全体的に俯瞰しているからできることです。俯瞰してなにを優先していくといいのか、どこがネックになるのかを理解しているからこそ、仕事が早く終わります。

事務作業では、自分だけしか影響を受けないことのほか、部署や会社全体に波及することまでさまざまです。これを理解したうえで優先すべきかが見えている人も、仕事が早い人の特徴でしょう。行動のバランスがとれています。

こうした条件からも分るように、効率よく進める人は必ず仕事が早い人に成長するのです。ボトルネックになる部分を見逃すような人は、どうしても仕事が進みません。急に仕事を依頼しても対応できないのです。

必要な労力のコントロールもできる人は、仕事の早い人です。なんでもフルパワーで仕事をすれば効率が良いわけではありません。必要な質を理解し、必要な力でこなしていくことが重要です。息切れしてしまうと、結果として効率が落ちてしまいます。

事務作業で効率化できている人の特徴

事務作業の効率化ができている人の特徴として、整理整頓できている状況があげられます。必要なものを必要なときに取り出せることが効率化につながるからです。必要なときに迷うことも探すこともないので、素早く仕事が展開できます。

ただし、自分だけ分かればいいというケースもあるので、片付いているという言葉と同義ではありません。ほかの人が見てわかる必要はないからです。

仕事のパターンの理解も大切です。いったいなにの仕事をするのか、その場ですぐに理解できるのは仕事の早い人の特徴といえます。それだけの経験を積んできたことの証明であり、結果としてパターン化しているのです。

仕事をパターン化できると、効率化が一気に進みます。ただし、慢心して確認を怠ると大失敗することもあるので注意しなければいけません。要領よく展開する人は、こうした特性を持っています。

スケジュール管理も重要です。スケジュール管理すると、事務作業としても全体が把握できます。スケジュール管理ができれば、効率的に処理できる環境が出来上がるのです。この環境に合わせ、自分の仕事を当てはめていけば効率化できます。これは無意識の中でやっている人も多い部分ですが、現在ではツールを使って効率化できるポイントです。

事務仕事を効率化するポイント

事務仕事の早い人は、各方面で効率化ができています。そこから学び取ることで、組織全体の効率化にもつなげられるのです。組織全体が効率化できれば、労力の削減にもつながり属人化も防げます。

事務作業で仕事の早い人の持つ特徴

事務処理など仕事が早い人は、無駄な作業をしません。無駄があればそれだけ労力を割かなければいけなくなるからです。当然時間もかかりますし、回り道もしなければいけません。

無駄な作業をしないためには仕訳が必要です。必要な作業はなにかを理解し、必要のない作業はカットしていきます。細かく分けてみれば、自動化できるものやまとめられるものも出てくるでしょう。こうした洗い出しが重要です。

仕事をまとめられると、効率化が進むのは間違いありません。例えば入力作業をして連絡して、また入力作業に戻ると効率は落ちます。同じルールやツールを使っての作業なら、同時に進めたほうが効率的なのです。こうした仕訳の結果をうまく作ることが、効率化には欠かせません。

事務作業を効率的に処理している人は、作業の順番も変えていきます。なぜならば、効率化するためには優先順位が必要だからです。必要な業務の中から優先度を決めていき、その順番に入れ替えます。毎日の作業だったとしても、優先順位を明確にすることで、効率は大幅に変わるのです。

目標を決めておくことも、仕事が早い人の特徴です。なにも決めずにただ仕事をするとさまざま効率的には進みません。事務作業は同じようなことも出てきますが、ただ流れ作業で進められるわけではないからです。
今日は何時まで仕事をするといったことから始まり、何時までに完了させるといった短期の目標でもいいでしょう。こうしたものを自分の中で決めている人は、効率的に進められるのです。

メリハリをつけるという意味でも有効ですし、短期的に集中しやすくもなります。ただ時間を長くとるとだらだらと伸びてしまうので、できるだけ短期目標がポイントです。

組織で効率化を目指すポイント

個人ではなく、組織単位で効率化も目指せます。仕事が早い人がいたとしても、組織で効率がいいわけではありません。あくまでも個人レベルです。これが情報共有することで、組織での効率化につなげられます。

スケジュール管理を例に挙げると、情報共有すると全体で無駄なく行動できるようになるでしょう。だれがなにをするかが全体で把握できるからです。事務作業でもスケジュール管理がしっかりしていれば効率化の足掛かりができます。

大事なことは組織がなにを問題として抱えているかを明確にすることです。事務作業の中でも、どんなところがボトルネックになっているかを知らなければいけません。仕事ができる人がなぜ効率化しているのに他ができないのかを探り組織全体で共有できれば、一気に効率化できるのです。

ツールを使っている場合にも、組織として使い勝手の見直しをかけます。個人レベルで使い勝手が良くても全体の効率にはつながりません。業務効率化ツールを導入しても、全体的に利用価値が高まらなければ効率化につながらないからです。

組織で目指す事務仕事の効率化

仕事が早い人よりも、組織全体での効率化のほうが生産性は高まります。事務仕事で見ても、さまざまな施術をいっぺんに取り入れるべきではありません。理由は簡単で、人間はそんなに早く変革についてはいけないからです。

変革してもついていけないことも出てきます。システムなども覚えなければいけないことがいっぱい出てくるでしょう。まずは小さな規模でスタートさせてから、徐々に規模を拡大していくべきです。これをスモールスタートと呼びますが、システムもレンタルなどをうまく利用し、浸透するか確かめながら使っていくのが効率化の道を作ります。

さまざまな情報から、フィードバックも受け取らなければいけません。仕事の効率はフィードバックを生かすことにもつながるからです。問題はなんだったのか、解決できたのか。フィードバックから得られることは多いのです。

組織として仕事が早くなるように

事務仕事の中でも仕事の早い人には多くの特徴があります。そのすべてをまねすることは不可能です。そこにはその人が作り上げたノウハウも隠れている可能性があります。こうしたノウハウは個人に帰していることを忘れてはいけません。

情報共有を進められると、仕事が早い人に頼る必要もなくなります。組織として効率化を目指せるため、スケジュール管理をはじめ、どんどん情報共有を進めていきましょう。

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