社内スペースの予約状況を拠点間で共有するには

どんな企業でも、会議室といった社内スペースの活用は欠かせません。社内スペースをすべての社員が気持ち良く利用するためには、予約ルールを決めて正しく運用する必要があります。

全国各地に拠点を持つ企業の場合、社内スペースの予約状況を個別管理している所がほとんどではないでしょうか?しかし、予約状況が拠点間で共有されていた方が、仕事するうえで便利なケースも多くあります。

たとえば離れた拠点で打ち合わせなどを行う場合、空き会議室を事前に予約できれば、出向いてから困ることもありません。あるいは各拠点の社内スペースをお客様対応で使う場合、離れた拠点の予約状況が分かれば、受け付け窓口を一本化することも可能です。

社内スペースを効率的に活用するためには、このように予約状況を拠点間で共有することが大切です。今回は、全国各地に拠点を持つ企業にインタビューしました。そこから見えてきた、課題点と解決策をご紹介します。

面談に使う空き教室が見つからず、日程調整が必要になることも

今回インタビューした企業は学習塾運営会社で、生徒への指導やサポートを行っています。

学習塾は全国各地にありますが、入会の申し込みは本社総務部がすべて電話で受け付けています。生徒は学習塾へ入会する際、事前に面談を受けなければなりません。

入会受け付けは本社総務部が行いますが、面談の細かい手配については各学習塾の塾長が行います。面談には、申し込んだ生徒の最寄りにある学習塾の空き教室を使います。

しかし教室は通常の講義でも使われ、学習塾によって予約状況は異なります。最悪の場合、面談の予定時間帯に空き教室が見つからず、日程調整が必要になることもあるそうです。

離れた拠点にある教室の予約状況が把握できない

こちらの企業では、教室の予約状況については学習塾ごとに個別管理している、とのことでした。

本社総務部は電話で入会の申し込みを受け付けます。その後、申し込み生徒の最寄りにある学習塾の塾長に、電話やメールで予約があった旨を連絡します。連絡を受けた塾長は、空き教室を確認して面談の予約を入れます。

学習塾は全国各地の離れた場所にあり、本社総務部がすべての学習塾に対して教室の予約状況を把握できません。そのため入会受け付けの時点では空き教室を見つけられず、各学習塾にゆだねる形となってしまうのです。

本社総務部が各学習塾の教室予約状況を把握・予約できれば、空き教室が見つからないという問題は発生しません。教室の予約状況が各学習塾の間で共有されていないのが、ネックになっていると言えますね。

グループウェアのカレンダー機能で、予約状況を全拠点間で共有

社名スペースの予約状況を拠点間で共有できない課題を解決するには、グループウェアのカレンダー機能を使うのがオススメです。

グループウェアを使うと、Web上で社名スペースの予約状況を全社的に管理・共有できます。離れた拠点の社内スペースでも、予約状況がひと目で把握可能です。そのため、予約が埋まっており後から日程調整が必要になるような心配もありません。

しかも、離れた拠点の空き教室を予約することも可能なので、柔軟な組織体制を築けます。たとえば今回の場合、本社総務部が入会受け付けから空き教室の予約までをまとめて行うことで、各学習塾の手間を減らすことも可能です。

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