離れたオフィス間でのやり取りをスムーズに行うには

企業で仕事していると、必ず人との関わりが発生しますよね。仕事にはチームワークが欠かせないため、社員間でのコミュニケーションはとても大切です。

とはいえ、オフィスとオフィスが離れていることも少なくありません。離れたオフィスとやり取りを行うには、簡単にコミュニケーションが取れるための工夫が必要です。

離れたオフィス間でやり取りをする際、電話やメールを使うことは良くありますよね。しかし電話やメールでのやり取りには不便な点が多く、苦労している企業も多いようです。

今回は、離れたオフィス間でのやり取りが頻繁に発生する企業にインタビューしました。そこで明らかになった、課題点と解決策をご紹介します。

別チームとやり取りするたびにオフィスの移動が必要

今回インタビューした企業は情報システムメーカーで、温度や湿度、気圧などのモニタリングシステムを開発・販売しています。

こちらの企業ではマンションを4部屋借りて、オフィスとして使っています。これらのオフィスは営業、システム開発、製造開発、総務とそれぞれチームごとに使い分けています。

ただしチーム間の距離が近い職場で、別チームとのやり取りは頻繁に発生します。チームごとにオフィスが違うので、別チームとのやり取りが発生するたびにオフィスを移動しなければなりません。

同じマンション内とはいえオフィス間の距離はそれなりにあるため、毎回の移動に時間がかかってしまうそうです。

口頭や電話、メールでのやり取りは無駄や制限が多い

こちらの企業では、別チームとのやり取りはオフィスを移動して口頭で行っている、とのことでした。

口頭で直接やり取りするためには、どうしてもオフィスを移動しなければなりません。やり取りの回数が多いと、移動にかなり時間がかかってしまいます。しかも話をしたい相手が不在だった場合、無駄な苦労に終わってしまうのです。

電話でやり取りする手もありますが、1対1のやり取りしかできず複数人とやり取りはできません。それに、やり取りのたびに電話していたのでは通話料金がかさんでしまいます。

またメールを使う場合、やり取りのたびに件名や宛先といった入力項目を確認しなければならず、手間がかかります。それに、やり取りの量が多いとメールを作成するのも、相手のメールを確認するのもかなり面倒な作業でしょう。

グループウェアのチャット機能で、他のオフィスと楽々やり取り

離れたオフィス間でのやり取りをスムーズに行うには、グループウェアのチャット機能を使うのがピッタリです。

グループウェアだと、離れたオフィスとのやり取りでもクラウド上で行えます。わざわざ別のオフィスに移動する必要がないため、やり取りにかかる負担を大幅に減らせるのです。

また、本文だけでやり取りができるので、メールのように複数の入力項目に時間を取られることもありません。さらに、電話ではできないグループでのやり取りもできるため、オンライン打ち合わせといった使い方も可能です。

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