高齢化により日本の介護需要は高まっており、介護スタッフの負担は増える一方です。その中でも特に、介護記録をはじめとする紙を扱う業務に頭を抱える方は多いでしょう。限られた人員で業務を回さなければならない介護施設において、非効率的な紙を扱う業務は大きなネックとなります。
いかにして「紙削減」を実現するかが、介護施設における喫緊の課題です。最近では紙削減のために、「ITツール」を導入する介護施設も増えています。しかし、ITツールについて聞いたことはあっても、詳しく把握していない方も多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、介護施設が紙削減するためにITツールを活用するメリットや、おすすめのITツールをご紹介します。紙を扱う業務にお悩みの介護施設の方は、ぜひご覧ください。
目次
介護施設で紙削減のためにITツールを活用する3つのメリット
厚生労働省も介護施設の紙削減を実現するために、介護現場のIT化を推進しています。IT化するための具体的な手段としては、ITツールを活用することが有力です。まずは、介護施設がITツールを活用する3つのメリットを押さえておきましょう。介護施設のIT化を実現するポイントを知りたい方には、次の記事もおすすめです。
メリット1：業務負担を減らせる
介護施設で業務負担の大きい紙と言えば、介護記録が最たるものです。紙の介護記録では様々な項目を全て手書きしなければならず、多くの時間がかかります。また、作成後には管理者に直接提出しなければなりません。記入ミスがあれば訂正することになり面倒ですし、最悪の場合は再度印刷が必要となるでしょう。
さらに、作成した介護記録をファイリングして管理する負担も大きなものとなります。過去の介護記録を探すときには、保管場所にある大量の紙から必要なものを探さなければなりません。このように、紙の介護記録を扱うためには多くの手間がかかり、他の業務に使える時間を奪うこととなります。
その点、ITツールを活用すれば介護記録を電子データとして、オンラインで作成・管理できます。介護記録の記入や修正も、パソコンやスマートフォンで簡単に行えるため、手書きと比べてはるかに効率的です。また、電子データの介護記録は検索が容易にでき、管理の負担も大幅に減らせるでしょう。
メリット2：コストを削減できる
紙の介護記録を作成するためには、当然ながら用紙やインクのコストが発生します。それに加えて、印刷や管理にかかる人件費も決して無視できないコストです。1枚なら大きな金額でなくても、多くの入居者に対して長期にわたり紙を消費することになれば、かなりのコストになってしまいます。
その点、ITツールを活用すれば用紙やインクのコストはもちろん、印刷の人件費も発生しません。ITツールの利用には月額や年額の料金が発生しますが、紙を扱うコストに比べればはるかに安く抑えられるでしょう。コスト削減により浮いた分の予算は、介護施設の設備投資に回したり、介護スタッフへ還元したりできます。
メリット3：情報共有の促進につながる
紙の介護記録では、直接手に取らなければ内容をチェックできません。そのためには、保管場所まで行って必要な介護記録を探さなければならず、非常に手間がかかります。必要な情報にすぐアクセスできないため、介護スタッフ間での情報共有が十分に行われません。これでは有用な情報を活用できないばかりか、職場全体の業務効率低下にもつながります。
その点、ITツールにより介護記録を電子データ化すれば、全ての介護スタッフがWebブラウザから簡単にアクセスすることが可能です。その結果、情報共有の促進につながり職場全体の業務効率アップが期待できます。また、日々の介護データをグラフなどで可視化することも容易となり、介護の品質向上につながるでしょう。
介護施設の紙削減におすすめのITツール3選
介護施設でITツールを活用するメリットは大きいとお分かりいただけたと思います。しかし、ITツールには多くの製品が存在し、どれを選べばよいか分からない方も多いでしょう。ここでは、介護施設の紙削減におすすめのITツールを3つピックアップしてご紹介します。
その1：介護記録システム
「介護記録システム」は、オンラインで介護記録の作成・共有が行えるITツールです。紙の介護記録の手書きや印刷、提出の必要がなくなり、業務負担軽減やコスト削減につながります。また、作成した介護記録へは容易にアクセスでき、日々の変化を可視化することも可能です。介護記録の電子データ化により情報共有・情報活用が加速するでしょう。
その2：ビジネスカレンダー
「ビジネスカレンダー」は、オンラインでスケジュールの管理・共有が行えるITツールです。カレンダー形式で自分や他スタッフの予定を簡単に把握でき、リアルタイムな情報共有が実現します。Webブラウザさえあればパソコン・スマートフォンを問わず利用でき、訪問介護などの外出時にもスケジュール管理が可能です。予定表の印刷が不要となることによるコスト削減はもちろん、スケジュール管理の無駄をなくして業務効率化にもつながるでしょう。
その3：勤怠管理システム
「勤怠管理システム」は、オンラインで勤怠実績の記録・共有が行えるITツールです。スマートフォンのタップ操作などで日々の打刻が行える上に、残業時間なども自動で集計されます。また、日々の勤怠データがオンラインで共有されるため、勤怠表の印刷・提出も不要です。タイムカードや勤怠表といった紙をなくすことで、大幅なコスト削減につながるでしょう。
ITツールを導入して、介護施設の紙削減を実現しましょう！
今回は、介護施設が紙削減するためにITツールを活用するメリットや、おすすめのITツールをご紹介しました。
日本における高齢者の増加・労働人口の減少は続いており、介護施設の人手不足もより深刻化すると考えられます。限られた介護スタッフだけでも業務を維持するためには、紙削減により業務負担を減らすことが重要です。今回の内容を参考にして、紙削減に役立つITツールを導入してみてはいかがでしょうか。
ビジネスカレンダーや勤怠管理システムを賢く導入するなら、グループウェア「アイポ」がおすすめです。アイポは低価格な月額料金だけで簡単に導入でき、初期費用がかかりません。また、シンプルで使いやすいインターフェースのため、介護施設にすぐ浸透するでしょう。介護施設の紙削減を実現したい方は、ぜひアイポをご導入ください。
グループウェアの業務効率化のことなら、私たちにご相談ください。
私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。
