介護施設の事務員における「管理」とは?おすすめツールもご紹介

2022/08/16

介護需要が高まる中、多くの介護施設ではスタッフが業務に追われています。介護施設の稼働を支えるうえで欠かせないのが、事務作業を担当する事務員です。事務員の業務は来客対応や電話対応、書類の作成など多岐にわたります。

様々な業務を抱える事務員には、様々な「管理」が求められます。こうした管理を効率化できないと、事務員の負担が高まるばかりか、他スタッフの業務に支障をきたすことも。そこで本記事では、介護施設の事務員における「管理」の基礎知識から、効率化するためのツールまでご紹介します。

これから介護施設の事務員を目指す方はもちろん、管理業務に効率の悪さを感じている現役事務員の方も、ぜひご覧ください。

介護施設の事務員に求められる「管理」とは?

介護施設の組織体制や個人のスキルによっても、事務員に求められる管理業務の内容は異なります。ここでは、介護施設の事務員に求められることが多い7つの「管理」について、順番に解説します。

その1:スケジュール管理

事務員自身が問題なく業務を進めるうえで、「スケジュール管理」が欠かせません。来客対応の予定を間違えるようなことがあれば、お客様や他スタッフからの信頼を損なうことになります。他の人が関わる予定はもちろん、自分だけで行う予定も正確に管理することが、事務員には求められます。また、他スタッフとスムーズに連携するために、周りの予定も把握する必要があるでしょう。

その2:タスク管理

与えられた業務を確実にこなすために、「タスク管理」が必要不可欠です。請求書の作成など、多くのタスクには完了期限があるでしょう。適切にタスクを管理できないと、介護施設に迷惑がかかるばかりか、自分の社内評価を下げることにもなります。数あるタスクに優先順位を正確に付け、完了期限を過ぎることがないよう確実に進めていくことが大切です。

その3:勤怠管理

事務員には、他スタッフの「勤怠管理」も求められます。勤怠実績が給与計算に直結するため、勤怠管理は高い正確性が求められる業務です。また、需要の高い介護業界は残業が増えやすい側面もあるため、他スタッフの負担の大きさも気に掛けるべきでしょう。もちろん、事務員自身も日々の出退勤の打刻や集計作業を正確に行うことが大切です。

その4:文書管理

介護計画書や介護記録など、様々な文書を扱う事務員には「文書管理」が欠かせません。各文書をファイリングして、適切な場所に保管する必要があります。重要な書類を紛失すれば信用問題は避けられないため、ミスの許されない業務です。また、必要な時にすぐに利用できるよう、アクセシビリティの考慮も求められます。

その5:備品管理

備品の在庫を把握し、適切な発注を行うために「備品管理」も必要不可欠です。紙の書類を多く扱う介護施設では、コピー用紙やインクなどの消費スピードも早いでしょう。備品管理をおろそかにすると在庫切れを起こし、業務に支障をきたす恐れもあります。備品管理は事務員だけでなく、介護施設全体の稼働を陰で支える大切な業務です。

その6:経費管理

「経費管理」は、介護施設の利益を拡大するうえでも重要です。備品の発注にかかるコストはもちろん、介護施設で開催したイベントなどの費用も管理する必要があります。適切な経費管理が行えていると、何にどれだけの経費がかかっているかを把握しやすくなります。結果として、介護施設のコスト削減につながるでしょう。

その7:設備管理

入居者様が安心して使える介護施設を実現するうえで、「設備管理」が求められます。介護施設には、快適に過ごせる空間を提供するために様々な設備があります。たとえば、夏場にエアコンが故障するようなことがあると、入居者様に迷惑をかけることに。こうしたトラブル時の修理は、業者に依頼するのが一般的です。しかし、設備の状態を管理できていないと、未然防止・迅速対応は行えません。

介護施設の管理業務を効率化するなら「グループウェア」がおすすめ

介護施設の事務員には、様々な「管理」が求められることをお伝えしました。事務員の負担を減らすためには、管理業務を効率化することが大切です。しかし、それぞれの管理業務に個別のITツールを導入するのでは、コストがかさんでしまいます。

介護施設の管理業務を効率化するなら、「グループウェア」がおすすめです。情報共有やコミュニケーションに役立つ機能を多数搭載しているITツールで、介護業界での導入も拡大しています。ここでは、介護施設の管理業務に役立つグループウェアの機能を3つご紹介します。

ビジネスカレンダー

介護施設のスケジュール管理を効率化するなら、「ビジネスカレンダー」がおすすめです。カレンダー形式で自分や他スタッフの予定がひと目で分かります。ドラッグアンドドロップでの予定追加など、スケジュール管理を短時間で行える工夫もあります。また、ビジネスカレンダーは設備管理にも利用することが可能です。介護施設の管理業務には欠かせない機能でしょう。

アイポの「ビジネスカレンダー」

タスク管理機能

タスクを確実に管理するなら、「タスク管理機能」がおすすめです。優先度や進捗率がバーで可視化されるため、取り組むべきタスクがひと目で分かります。専用インターフェースでタスクの登録や更新が簡単に行えるため、日々のタスク管理を効率化できます。

アイポの「タスク管理機能」

勤怠管理機能

給与計算などの負担を減らすなら、「勤怠管理機能」がおすすめです。Web上で自分も含めた全スタッフの勤怠実績を確認でき、勤怠表の印刷・提出が必要ありません。勤怠実績をファイル出力すれば、給与計算ソフトとの連携が容易に行えます。日々の打刻をボタンやタップの操作で手軽に行えるのも魅力です。

アイポの「勤怠管理機能」

グループウェアで介護施設の管理業務を効率化しましょう!

今回は、介護施設の事務員における「管理」の基礎知識から、効率化するためのツールまでご紹介しました。

介護施設の様々な管理業務を効率化することで、事務員の負担が減るだけでなく、介護施設の生産性向上にもつながります。それを実現するうえで、グループウェアの活用がおすすめです。グループウェア「アイポ」ならリーズナブルな月額料金で、スピーディーに利用を開始できます。

管理業務を効率化したい介護施設の方は、ぜひアイポの導入をご検討ください。

グループウェアの情報共有のことなら、私たちにご相談ください。

私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。

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