「脱エクセル」で業務効率化!シーン別におすすめツールをご紹介

2021/06/11

エクセル(Excel)を業務で利用している企業や組織はとても多いですよね。エクセルは様々なシーンで利用できる、汎用性の高い表計算ソフトです。

しかしエクセルに頼りすぎるあまり、業務効率を低下させてしまうケースも少なくありません。エクセルが適さないビジネスシーンでは、多くの無駄を生み出すこととなります。業務効率化するためには、ビジネスシーンに応じて適切なツールを活用することが重要です。

そこでこの記事では「脱エクセル」により業務効率化できる理由や、おすすめツールをビジネスシーン別にご紹介します。エクセル作業に効率の悪さを感じている方は、ぜひご一読ください。

「脱エクセル」が業務効率化につながる3つの理由

脱エクセルすることは、社員個人にとっても組織にとってもメリットが大きいのです。まずは、脱エクセルがなぜ業務効率化につながるのか、3つの理由を解説します。

理由1:更新作業の手間が削減できるため

エクセルは表計算ソフトであり、大量のデータをリスト化して集計・分析することを得意としています。その一方で、スケジュール管理やプロジェクト管理といった細かい更新作業が発生するシーンには、あまり適していません。

エクセルには大量のセルが存在し、正しい行・正しい列を選択してからデータ入力する必要があります。データに応じて適切な位置へ毎回カーソル移動しなければならない手間に加えて、手作業ではミスも発生しやすいでしょう。

脱エクセルして適切なツールを使えば、このような細かいセル操作が発生することはありません。結果として日々の更新作業にかかる時間を大幅に短縮でき、業務効率化につながります。

理由2:用途に応じたカスタマイズが不要となるため

エクセルをスケジュール管理やプロジェクト管理のために利用する場合、用途に合わせて体裁を整える必要が生じます。フォントはもちろん罫線やセルの色など多くの設定を行う必要があり、時間がかかるのです。たとえフォーマットを作成したとしても、組織の状況変化に応じて適宜カスタマイズが必要となるでしょう。

また、マクロを活用して業務効率化する場合、「VBA」と呼ばれるプログラミング言語の知識が必要不可欠です。作成したマクロについても、組織の状況に合わせて適宜アップデートしなければなりません。しかも、複雑なマクロを入れると動作が重くなりやすく、更新作業に時間がかかってしまうことも。

脱エクセルしてビジネスシーンに応じたツールを活用することで、このようなカスタマイズの手間が不要となります。各ビジネスシーンでの利用を想定して最適化されたツールであれば、日々の更新作業もスムーズに行いやすくなるでしょう。

理由3:情報共有がしやすくなるため

エクセルで組織内での情報共有を行う場合、共有ファイルにして社内ネットワーク上に格納しなければなりません。共有ファイルは動作が重くなったり、同時編集で競合が発生したりしやすいのです。日々の更新作業に時間がかかるだけでなく、正確かつリアルタイムな情報共有は難しいでしょう。

脱エクセルしてオンラインで使えるツールを活用すれば、クラウド上でデータ管理・共有できます。共有ファイルに比べて動作が軽く、競合する心配もありません。しかも、オフィス内にデータベースを構築する必要がなく、自社サーバーの管理コストが不要です。

また、パソコンはもちろんスマートフォンでも利用できるため、外出中やリモートワークでも最新の情報を取得できます。状況によらずリアルタイムに情報共有できるので、組織内での連携がスムーズとなり業務効率化につながるでしょう。

脱エクセルで業務効率化するなら「グループウェア」がおすすめ

脱エクセルにより業務効率化を図るなら、「グループウェア」の導入をおすすめします。グループウェアは社内の情報共有やコミュニケーションを促進するオンラインツールです。

グループウェアには、脱エクセルにより業務効率化を実現する多くの機能が備わっています。ここではエクセルがよく使われるシーン別に、業務効率化につながる便利な機能を4つご紹介します。

スケジュール管理には「カレンダー機能」

「カレンダー機能」を使うと、全社員のスケジュールをオンラインで管理・共有できます。エクセルのように細かいセル操作が発生せず、効率的なスケジュール管理が可能です。カレンダー形式でチームメンバーのスケジュールをまとめて把握でき、リアルタイムに情報共有できます。

プロジェクト管理には「プロジェクト管理機能」

「プロジェクト管理機能」を使うと、チーム内で発生する全タスクの進捗状況をオンラインで管理・共有できます。ガントチャート形式でタスクの進捗状況がひと目で把握できるので、チーム内でフォローしやすくなるでしょう。エクセルのように図形などのオブジェクトを駆使する必要がなく、簡単操作かつ軽い動作で進捗管理が可能です。

勤怠管理には「勤怠管理機能」

「勤怠管理機能」を使うと、日々の勤怠管理や関係者との勤怠実績共有をオンラインで行えます。日々の打刻がボタン操作で簡単にできるため、毎日エクセルを操作するよりもはるかに効率的です。集計はシステムが自動で行ってくれるので、手作業の必要がなくミスする心配もありません。

申請手続きには「ワークフロー機能」

「ワークフロー機能」を使うと、あらゆる申請手続きをオンラインで完結できます。申請や承認、差し戻しといった操作がすべてWeb上で可能となり、エクセルで申請書を作成するよりも格段に効率的です。紙のコストを抑えられるのはもちろん、手渡しの必要がないためリモートワークにも対応できます。

グループウェアで脱エクセルして、業務効率化を実現しましょう!

今回は「脱エクセル」により業務効率化できる理由や、おすすめツールとしてグループウェアの便利な機能をご紹介しました。

エクセルを利用している企業や組織はとても多いですが、業務効率化するためには脱エクセルの選択肢も考えるべきでしょう。脱エクセルにより業務効率化を図りたいとお考えの方は、ぜひグループウェアの導入をご検討ください。

 

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