最近は「在宅ワーク」という働き方が全国的に浸透しましたよね。2020年はコロナウイルスが猛威を振るっていることもあり、全国の企業が業務スタイルの見直しを求められています。在宅ワークは、このような状況での感染リスクを下げる上ではとても有効です。
また、在宅ワークは政府が推奨している働き方で、時間を有効活用できるメリットも大きいといえます。そのため、在宅ワークを導入する企業は今後も増加していくでしょう。
とはいえ、今までオフィスで行ってきた業務を在宅ワークで行うのは、容易ではありません。その中でも代表的なものが「申請手続き」です。従来主流だった紙の申請書では、どうしてもオフィスに出向く必要が生じてしまいます。
そんな中で注目されているのが、「ワークフロー」です。ワークフローはオンラインで申請手続きができるシステムで、在宅ワークでも利用できます。
この記事では、在宅ワークの申請手続きで発生する課題や、その解決策としてワークフローを使うメリットをご紹介します。在宅ワークでの申請手続きに苦労を感じている企業の方は、必見です。
目次
在宅ワークで申請手続きを行ううえでの課題は3つ
従来は、申請手続きと言えばオフィスで行うものでしたよね。それを在宅ワークで行うためには、3つの課題をクリアしなければなりません。在宅ワークでの申請手続きが抱える課題を、それぞれ順にご紹介します。
申請書を直接渡す必要がある
従来の申請手続きと言えば、紙の申請書が主流でした。紙の申請書を郵送するわけにはいきませんよね。届くまでに時間がかかりますし配達トラブルなどあった場合に情報漏洩のリスクもあるため、直接渡すほかないでしょう。
直接渡すためには、どうしてもオフィスに出向かなければならないのが課題です。申請書を渡すためだけにオフィスに行くのは面倒ですし、人との接触が増えてコロナウイルスの感染リスクも高まってしまいます。
承認や差し戻しの連絡が大変
紙の申請書では、承認や差し戻しの連絡が簡単に行えないのも課題の1つです。特に差し戻しの場合は紙の申請書を返却してもらったり、再度申請したりするために直接オフィスに出向かなければなりません。
また承認された場合であっても、上長から申請者へ電話やメールで連絡する必要があります。電話ではすぐに相手が出られないこともありますし、メールでは見落としてしまう恐れもあるでしょう。在宅ワークでは直接対面することがないため、やり取りがしづらいのはやはり大きな課題です。
手続きの進行状況が見えない
紙の申請書を提出すると、申請者の手元には何も情報が残りません。そのため、申請手続きの状況が把握しづらいのも課題といえます。
上長から連絡がなかった場合に申請書の存在を忘れているのか、他の作業があって対応できないのか、判断が付きませんよね。また、承認されているものの連絡がすぐにできない、といった可能性も考えられます。
とはいえ、申請状況を確認するために電話やメールするのも気が引けますよね。申請状況が分からないと、不安を抱えたまま在宅ワークすることになってしまいます。
在宅ワークで申請手続きするなら「ワークフロー」がオススメ
このように、在宅ワークで申請手続きを行うためには多くの課題があります。これらの課題を全て解決するためには、「ワークフロー」を利用するのがオススメです。
ワークフローとは、社内の申請手続きをWeb上で簡単に行うためのシステムです。申請手続きで発生する手間やコストを大幅に削減できるため、多くの企業で導入が進んでいます。ワークフローを導入することで得られるメリット4つについて、ご解説します。
申請書を手渡しする必要がない
ワークフローを使うと、申請手続きの情報をすべてWeb上で共有できます。対象の承認者も申請内容をWebで確認できるため、申請書を手渡しする必要がありません。結果として、申請手続きのためにオフィスに出向く手間がなくなり、コロナウイルスの感染リスクも減らせるでしょう。
また、ワークフローを使って申請を行うと、承認者のパソコンやスマートフォン上に通知してくれます。そのため、手渡しでなくても承認依頼を見逃すことがなく、スピーディーに申請手続きを進めることが可能です。
手続きがすべてオンラインで出来る
ワークフローを使うと、申請や承認、差し戻しといった作業をすべてオンラインで行えます。そのため、わざわざ電話やメールで連絡する必要もなく、手軽に手続きが可能です。申請者は手書きする手間が省けますし、承認者もわざわざハンコを押す手間が省けます。
申請が差し戻された場合でも申請者のパソコンやスマートフォン上に通知されるため、スムーズに再申請を行うことが可能です。一度も対面することなく手続きを完結できるので、コロナウイルスの感染対策としても効果が期待できます。
手続きの進行状況も把握できる
前述のとおり、ワークフローでは申請情報が全てオンラインで管理されます。そのため、手続きの進行状況がすぐに把握できるのも大きなメリットです。電話やメールで申請状況を確認するやり取りが不要になります。
また、パソコンはもちろんスマートフォンからでも申請状況を確認できます。在宅ワークはもちろん、外出中でもリアルタイムに申請状況を把握することが可能です。
ペーパーレス化で資源もコストも節約できる
ワークフローを使うことで、紙の申請書を使う必要がなくなります。その結果、社内での紙の消費を削減し、コストや資源を節約することが可能です。しかも、紙の申請書のようにかさばることがないため、管理にかかる手間やコストも削減できます。
ワークフローを導入して在宅でも申請できるようにしましょう！
今回は在宅ワークでの申請手続きで発生する課題や、その解決策としてワークフローを使うメリットをご紹介しました。内容を振り返りましょう。
・在宅ワークで申請手続きを行ううえでの課題
①申請書を直接渡す必要がある
②承認や差し戻しの連絡が大変
③手続きの進行状況が見えない
・在宅ワークでも使える「ワークフロー」とは
⇒社内の申請手続きをWeb上で簡単に行うためのシステム
・在宅ワークでワークフローを使うことのメリット
①申請書を手渡しする必要がない
②手続きがすべてオンラインで出来る
③手続きの進行状況も把握できる
④ペーパーレス化で資源もコストも節約できる
このように従来の申請スタイルでは、在宅ワークの時に多くの課題が発生します。課題を抱えたまま申請業務を行うのは、辛いものがありますよね。在宅ワークでの申請手続きに苦労を感じている企業の方は、ぜひワークフローを導入してみてくださいね。
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