新規案件の情報をスピーディーに共有するには

仕事には納期が付き物です。納期までに問題なく仕事を終わらせるためには当然、素早く仕事に取り掛かれる方が良いですよね。そのためには、新規案件を獲得した時の情報共有をスピーディーに行うことが大切といえます。

しかし最近ではリモートワークを導入している企業も多く、新規案件について情報共有するのは難しくなっています。メールで情報展開している企業も多くありますが、スピーディーに全関係者に対して情報共有するのは容易ではないようです。

今回は、新規案件の情報共有に苦労している企業にインタビューしました。そこで見えてきた、課題点と解決策をご紹介します。

在宅社員が多く、新規案件についてスムーズに情報共有できない

今回インタビューした企業はソフトウェア開発会社で、ハードウェアとパソコンを接続するソフトウェア製品の開発、販売、サポートを行っています。

自社製品だけでなく、お客様から開発案件を請け負うことも多くあります。請け負う開発案件の種類はUSB機器やプリンターなど、さまざまなハードウェアに関わるソフトウェア製品です。新規案件は、営業社員がメールや電話でお客様から依頼をいただくケースが良くあります。

開発を行うエンジニアがスムーズに案件に取り掛かるためには、新規案件の要求内容や日程についてスピーディーに共有することが大切です。しかし、現状多くのエンジニアはリモートワークしているため、新規案件について直接説明できません。そのため、メールで新規案件について展開していますが、メールを見逃す社員もおりスムーズに情報共有できないそうです。

メールでは個別のやり取りが大変なうえに、見逃すリスクも

こちらの企業では、新規案件の獲得時にメールで関係者に情報共有している、とのことでした。

営業社員はお客様から案件をいただき次第、内容を整理します。その後、開発メンバーを選定し、整理した案件の内容をメールで展開します。

メールの受信トレイにはさまざまな企業からの連絡が届くため、新規案件のメールが埋もれてしまい見逃すリスクが高いといえます。見逃さなかったとしても、気づくのが遅れれば案件の着手開始も遅れてしまうでしょう。

それに、メールを受け取った社員から質問があった場合、社員ごとに個別でメールのやり取りをしなければなりません。最悪の場合、複数社員と何往復もメールでやり取りすることとなり、かなり非効率的ですよね。

グループウェアのビジネスチャット機能で、全関係者にまとめて情報共有

時間のかかる新規案件の情報共有を改善してスピーディーにするためには、グループウェアのビジネスチャット機能を使うのがベストです。

ビジネスチャット機能を使うと、1対1のやりとりだけでなくグループでのやり取りがオンラインで行えます。パソコンはもちろんスマートフォンでも利用できるため、外出中やリモートワークでも全く問題ありません。

情報展開したい関係者を決めて、メッセージ本文を入力するだけで簡単にすべての関係者に情報共有できます。メールのように社員ごとに個別でやり取りする必要がないためはるかに手軽でスピーディーです。

また、メッセージを送信すると受信者のパソコンやスマートフォン上に通知してくれます。そのため、メールのように見逃す心配もありません。

グループウェアの情報共有のことなら、私たちにご相談ください。

私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。

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