日本は高齢社会を迎えて久しく、ビジネスの人手不足が年々深刻化しています。少ない社員でビジネスの労働力をカバーするためには、業務効率化が重要課題です。そんな中で、「ITツール」の導入により業務効率化を図る民間企業も増えています。
ITツールは、パソコン仕事の多い自治体の業務効率化にも役立ちます。しかし、まだまだITツールを導入していない自治体も多いのではないでしょうか。自治体でも業務効率化を実現する上で、ITツールのメリットやおすすめを把握することが大切です。
そこで本記事では、自治体がITツールを導入する3つのメリットや、おすすめITツールを5つご紹介します。業務の無駄をなくしたい自治体にお勤めの方は、ぜひご覧ください。
目次
自治体がITツールを導入する3つのメリット
デスクワークが多い自治体の業務にも、民間企業のようにITツールの導入が効果的です。まずは、自治体がITツールを導入する3つのメリットについて解説します。
メリット1：情報を扱いやすくなる
アナログ業務では情報を扱うために多くの時間がかかり、業務効率を低下させる要因となります。たとえば、業務マニュアルを紙で印刷して作成した場合を考えましょう。業務手順を確認するためには、棚から業務マニュアルを取り出して、直接手に取らなければなりません。しかも、使い終わったら毎回所定の位置に戻す作業が発生します。
ITツールを導入することで、情報をパソコンで管理できるようになり、扱いやすくなるのがメリットです。このケースでは「社内Wiki」などのツールを活用することで、業務のノウハウをオンラインで登録・共有できるようになります。結果としてスピーディーに必要な情報にアクセスでき、業務効率化につながります。
メリット2：関係者との情報共有がスムーズになる
たとえばスケジュール管理をホワイトボードで行う場合、他職員の最新スケジュールを把握するために必ず移動の手間が発生します。緊急性が高い状況だと、こうした情報共有の手間は時として致命的です。またオフィスにいない場合は、電話やメールといった手段で情報共有することとなり時間がかかります。
ITツールを導入すると、スケジュールはもちろん様々な情報をオンラインで扱えるようになります。その結果、関係者との情報共有がスムーズになり、業務効率化につながるでしょう。テレワークに対応しやすくなるのも嬉しいポイントです。
メリット3：ペーパーレス化の実現につながる
自治体でも、申請書や勤怠表といった紙を用いるアナログ業務は多いですよね。こうした業務が多いと印刷に手間がかかり、他の業務に使える時間を奪ってしまいます。また、紙やインクにかかるコストも軽視できません。
ITツールを導入すると、申請書や勤怠表などもオンラインで作成・共有できるようになります。ペーパーレス化の実現によって印刷の必要がなくなるだけでなく、紙やインクのコストも削減可能です。紙の資源を節約することで、環境保全にもつながるでしょう。
自治体におすすめのITツール5選
このように、自治体がITツールを導入するメリットは大きいといえます。とはいえITツールの種類はとても多いため、用途に合ったものを選んで導入することが大切です。ここでは、自治体におすすめのITツールを5つご紹介します。
なおITツールの導入前には、こちらの記事も読んでおくと良いでしょう。
ITツール導入前に決めるべきことは？失敗しない業務改革のススメ
その1：スケジュール管理ツール
「スケジュール管理ツール」を使うと、オンラインでスケジュール管理・共有が行えます。自分を含めた他職員のスケジュールをカレンダー形式でまとめて把握でき、移動や確認の手間がかかりません。また、専用のインターフェースにより簡単に予定の登録や変更が行え、スケジュール更新作業も効率化できます。
その2：ビジネスチャット
「ビジネスチャット」を使うと、任意の職員と手軽にオンラインの会話が行えます。本文を入力して送信ボタンを押すだけで相手にメッセージを送信できるため、やり取りに無駄がありません。外出時やテレワークでも、スマートフォンを用いて離れた職員と意思疎通が可能です。
その3：勤怠管理ツール
「勤怠管理ツール」と使うと、勤怠情報の管理・共有がオンラインで行えます。出退勤の打刻がスマートフォンから簡単に行えるため、タイムカードを使う必要がありません。オンラインなので勤怠表の印刷も不要です。さらに集計作業も自動なため、毎月の締め作業が格段に効率化できます。
その4：ワークフロー
「ワークフロー」を使うと、オフィスでの申請手続きをオンラインで行えます。申請書の作成から確認依頼、承認、差し戻しまで全ての操作をWeb上で行えるため、申請書の印刷・手渡しが不要です。また、頻繁に用いる申請書をテンプレート化することで、さらに申請手続きを効率化できます。
その5：社内Wiki
「社内Wiki」を使うと、職場で共有すべきノウハウをすべてオンライン化できます。マニュアルなどをペーパーレス化することで、使い勝手が良くなる上に管理コストの削減にもつながります。表や画像の挿入もボタン操作で行え、ノウハウを分かりやすく登録可能です。
ITツールを導入して、自治体の業務効率化を実現しましょう！
今回は自治体がITツールを導入する3つのメリットや、おすすめITツールを5つご紹介しました。
最近では自治体でもテレワークを推進する動きがあり、今後ITツールの重要性は高まっていくでしょう。多くの業務をこなしていく上で、自治体にもITツールによる業務効率化が求められます。今回ご紹介したITツールを活用して、ぜひ自治体の業務効率化を実現してください。
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