自治体がグループウェアを選ぶポイントは?オススメ機能もご紹介

2022/03/28

最近では情報共有促進や業務効率化のために、「グループウェア」を導入する職場が増えています。そして、日本各地にある「自治体」も例外ではありません。地域社会へ高品質なサービスを提供するために、自治体でもグループウェアの導入が拡大しています。

とはいえ、グループウェアには多くの製品・機能が存在します。これらの選び方を間違えると、思ったほどの効果が得られないことも。これからグループウェアの導入をお考えの自治体には、選び方を正しく把握することが求められます。

そこで本記事では、自治体がグループウェアを選ぶポイントや、自治体にオススメの機能をご紹介します。業務効率化したい自治体の方は、ぜひご一読ください。

自治体がグループウェアを選ぶ3ポイント

まずは、自治体がグループウェアを選ぶ3つのポイントについて、順番に解説します。

ポイント1:導入が容易な「クラウド型」を選ぶ

グループウェアには、自社サーバーを用いる「オンプレミス型」と、ベンダーのクラウドサーバーを用いる「クラウド型」があります。オンプレミス型だと自社サーバーの設置や構築、運用・保守と多くの手間やコストがかかります。

また、オフィスでしか利用できないのも難点です。 よって自治体では、クラウド型のグループウェアを導入しましょう。クラウド型であればサブスクリプションの契約だけで素早く導入できる上に、自社サーバーを運用するよりもコストを抑えやすいのです。

また社外でも使えるため、自治体でも増えているテレワークにも対応しやすくなります。

オンプレミス型とクラウド型の違いについて詳しくは、次の記事をご覧ください。 グループウェアにおけるオンプレミス型とクラウド型の違いとは?

ポイント2:幅広い機能を持つ製品を選ぶ

自治体とひと口にいっても、職場によって作業内容は変わります。また、同じ職場でも様々な業務があるでしょう。

限られた機能しかないグループウェアだと、後からニーズが生じた時に対応できません。別の製品を導入することになるのでは、コストがかさんでしまいます。 よって自治体では、幅広い機能を持つグループウェアを導入するのが良いでしょう。

多くのグループウェアは、複数機能をまとめたセットプランのほかに、個別で機能を追加できるオプションもあります。そのため、新たなニーズが生じた場合でも柔軟に対応できるのです。

ポイント3:使いやすさを重視して選ぶ

当然ながら、使いやすさも重要なポイントです。日々の細かい業務で使うことになるため、使いにくいグループウェアだと業務効率をかえって低下させてしまうことも。また、デジタルに疎い社員が使いこなせず、職場に浸透しないことも考えられます。

よって自治体では、使いやすいグループウェアを導入することをオススメします。公式サイトで操作画面や操作手順をチェックすることはもちろん、必要に応じて資料請求や問い合わせを行うのも良いでしょう。多くのグループウェアは無料トライアルを提供しているため、実際に操作感を確かめるのも効果的です。

自治体向け・グループウェアのオススメ機能3選

ここでは、これからグループウェアを導入する自治体にオススメの機能を3つご紹介します。なお、自治体のグループウェア活用法を詳しく知りたい方は、こちらの記事も参考にしてください。 スケジュール管理だけじゃない!自治体のグループウェア活用法3選

その1:カレンダー機能

「カレンダー機能」は、職場内のスケジュール管理・共有をオンラインで行える機能です。専用のインターフェースにより、日々のスケジュール管理を大幅に効率化できます。終日予定や繰り返し予定などの豊富な設定が利用できるほか、簡単なマウス操作で予定の追加や更新が可能です。

また、カレンダー形式で他社員のスケジュールをひと目で把握でき、チームワーク向上につながります。社員ごとの色分けやカテゴリー表示などの見やすい工夫もあり、正確なスケジュール共有が実現します。日々の業務で重要なスケジュール管理・共有を効率化するために、自治体でも特に導入したい機能です。 アイポの「カレンダー機能」

その2:ビジネスチャット

「ビジネスチャット」は、離れた社員とオンラインチャット形式でやり取りが行える機能です。本文を入力して送信ボタンを押下するだけの簡単操作で、任意の社員にメッセージを送信できます。

スマートフォンからでも利用できるため、外出時やテレワークでもスムーズに他社員と連携することが可能です。 アイポの「ビジネスチャット」

その3:ワークフロー

「ワークフロー」は、社内の申請業務をオンライン化できる機能です。申請・承認・差し戻しなどの手続きがすべてWeb上で完結するため、申請書を印刷したり手渡ししたりする必要がありません。自治体のペーパーレス化を促進し、大幅なコスト削減が期待できます。 アイポの「ワークフロー」

グループウェアを導入して、自治体の業務を効率化しましょう!

今回は自治体がグループウェアを選ぶポイントや、自治体にオススメの機能をご紹介しました。 自治体が地域社会により良いサービスを提供する上で、業務効率化が重要課題です。また、最近では自治体でもテレワークを推進する動きがあります。業務効率化やテレワークを実現するためには、グループウェアの導入が鍵となります。

今回の内容を参考にして、グループウェアを導入しましょう。 これからグループウェアを導入する自治体には、「アイポ」がオススメです。クラウド型のグループウェアで、コストを抑えながらスピード導入できます。

また、シンプルなインターフェースのため誰でも使いやすく、職場への浸透が加速するでしょう。グループウェアで業務効率化したい方は、アイポの導入をご検討ください。

グループウェアの業務効率化のことなら、私たちにご相談ください。

私たちは、チームの情報共有を素早くかんたんにするグループウェア「アイポ」を提供しています。豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったグループウェアのご利用方法をご提案します。チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。

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