スケジュール共有といえば、メールでおこなっている自治体も多いことでしょう。しかし、忙しい時などは、メールが次から次へとやってきてげんなり、なんてことはないでしょうか。
スケジュール共有をITツールでおこなうことで、それらの問題は解決できる可能性が高いです。本記事では、自治体における、ITツールを活用したスケジュール共有について、導入事例とともにご紹介していきます。
目次
ITツールとは
ITツールとは、インターネットを介して業務効率化を図るためのツールです。スケジュール管理を始め、勤怠打刻や稟議書の電子化など、これまで集計作業や業務に時間がかかっていたものをデジタル化することができます。
ITツールにはクラウド型とオンプレミス型があります。クラウド型では、ITツール会社が開発するシステムを利用します。オンプレミス型は、自社でITツールのシステムを用意し、運用します。初期費用が安いことや、導入までの期間が短いことから、最近ではクラウド型のITツールを採用する企業が増えています。
スケジュール共有機能
ITツールのなかには、スケジュール共有機能というものが存在します。スケジュール共有機能では、AIが自動的に見やすいスケジュール表を作ってくれたり、デジタル化による情報共有の効率化などが期待できます。また、紙のように紛失や盗難の恐れも無く、セキュリティ面も向上します。
自治体におけるITツール導入
市役所、区役所などの自治体では、ITツールの導入が進んでいます。その普及率は、なんと80％以上にのぼるとも言われています。働き方改革で業務効率化が要求されていることや、コロナウイルスによるリモートワークなどで、ITツールの需要も高まっているのです。
ITツールは仕事における業務効率化を想定して作られているので、自治体の仕事においても、実際に役に立つことは多いでしょう。
ITツール導入によるメリット
ＩＴツール導入によるメリットは何があるでしょうか。
スケジュール共有・管理の迅速化
書類作成など、納期のある仕事というのは、自治体でも当然あります。また、複数人で協力しなければならないものであれば、スケジュール共有や管理の重要性も増すでしょう。その際、スケジュールをデジタル上で共有していれば、それぞれが個々のパソコンやスマホからスケジュールを確認することができます。スケジュール確認のために、移動したり、集まったりする必要は無くなるのです。
ペーパーレス化
スケジュールをデジタル上で確認できるようになるということは、ペーパーレス化にも繋がります。紙の書類を無くすペーパーレス化をおこなえば、これまでかかっていた印刷代などのコスト削減が見込まれます。
紙媒体によるスケジュール作成では、複数人で共有する場合に、人数分のコピーを印刷したりする必要がありました。スケジュール管理をITツールでおこなえば、印刷代のコストはかかりません。
スケジュール共有の多角化
スケジュール共有を紙ではおこなっていなくても、メールでおこなっている企業というのは、多いと思います。しかし、メールだとグループ分けなどが難しく、時系列順に、縦1列にメールがどんどん来るため、必要な情報やスケジュールを探し出すのは、案外大変です。
ITツールを使えば、グループごとにチャット部屋を作成することができます。複数の仕事やスケジュールを有している場合は、メールよりもITツールのチャット機能がオススメです。
ITツール導入事例
ＩＴツールを導入することで、職場がどう変わるのか。そのニーズとともに、導入事例をご紹介していきます。※事実に基づいたフィクションです。
社内のニーズに沿ったシステム導入で運用がスムーズに
いくつかの市町村が合併し、1つの市が誕生しました。しかし、今まではそれぞれの市町村が異なるシステムを使用していたため、それらを1つに統合する必要がありました。そんな時には、ITツールの導入がオススメです。
例えば、A市、B市、C市が合併しD市が誕生したとします。スケジュール共有の方法については、元A市の自治体ではGメール、元B市の自治体ではYahooメール、元C市の自治体では自社システムによるチャットシステムを導入していました。
このように、3市とも異なるスケジュール共有の方法をとっていた場合、それらのシステムを統合しなければなりません。ITツールであれば、導入までの初期費用が安く、システム導入自体も簡単なため、統合までに時間を要することもありません。
システム自体も、スケジュール共有やカレンダーなど、様々な機能をはじめから有しているため、情報共有はもちろん、業務全体の効率化も期待できるでしょう。
3000時間以上かかっていた作業を、ペーパーレス化により短縮できた
スケジュール作成を紙媒体でおこなっていたある企業は、社員間でのスケジュール共有に難を抱えていました。そんなある日、ITツールの存在をしり、スケジュール作成をITツールでおこなうことになりました。
今までは、紙のスケジュール表をオフィスの入口に貼っていたため、スケジュールを確認したい社員は、わざわざそこまで出向く必要がありました。ITツールでデジタル化してからは、上司が作成したスケジュール表はパソコン上で共有されるため、デスクを立ち上がらずにスケジュール確認が行えるようになったのです。
このペーパーレス化の効果を実感した企業の経営陣は、申請書類やそのほかの書類を全てペーパーレスにしたことで、3000時間程度かかっていた社員たちの作業時間を、短縮することができたのです。
メール依存からの脱却
こちらの会社では、連絡やスケジュールといったほとんどの事務作業を、メールで共有していました。しかし、全ての業務をメールでおこなっていたため、次から次へと受信するメールボックスに、社員は困惑しています。
ITツールを導入してからは、「連絡はビジネスチャットで」「スケジュールはカレンダーで」といったように、業務ごとに機能を置き換えておこなえるようになりました。特に、カレンダー機能は、記入した情報をAIが見やすくまとめてくれるため、メールでおこなっていた時よりも格段に見やすくなったといいます。
リモートワークなど働き方改革の実現
ある自治体では、働き方改革の実現として、産休や育児休暇を設けたり、コロナ禍のリモートワークなども推奨していました。これにより在宅勤務の社員が増えたものの、勤怠打刻やシフト提出などは紙でおこなっていたために、どうすればよいか悩みました。
始めのうちはメールを代わりに使っていたものの、在宅勤務の社員が作成した書類などの管理も難しくなってきたため、ITツールの導入を決定。
ITツールを導入してからは、職場の環境が劇的に改善しました。まず、在宅勤務者の勤怠打刻やシフト提出はITツール内でおこなえるようになりました。シフト表に至っては、その見やすさや使いやすさを考慮して、自治体全体を対象に、紙からITツールへの移行もしたそうです。
在宅勤務者の作成した書類の共有も、メールからＩＴツールに変わったことで、スムーズになったと言います。
自治体におけるスケジュール共有は、ＩＴツールを活用しよう
日ごろのタスク、シフトなどスケジュール共有は、ＩＴツールのカレンダー機能が便利です。働き方改革やリモートワークの際に、ＩＴツール導入を是非検討していただけたらとお思います。
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