複数拠点の情報共有を効率化!ツール導入のメリットとポイントも紹介

2021/11/26

会社の業務を効率的にこなしたり、プロジェクトを予定通り進めていくためには、社内での情報共有が欠かせません。これがうまくいっていないと、社員から何度も同じような問い合わせが来て業務が滞ったり、行き違いから思わぬ失敗につながりかねません。

情報共有に必要となるのが、グループウェアやビジネスチャットといった情報共有ツールです。しかし、ただ闇雲にこうしたツールを導入すればいいといったことではなく、導入後の業務フローの見直しによる効率的な業務の進め方まで考慮して、システムなどの選定を行う必要があります。

社内での情報共有ツールには、それぞれ機能が異なります。それぞれの会社における課題を解決するために、必要な機能が備わっているか慎重に検討して、適切なツールを選定しなければなりません。

本記事では、情報共有ツールの必要性やメリット、情報共有ツールを選ぶ際のポイントを解説するとともに、情報共有ツールの機能や特徴、おすすめのツールについて解説していきます。

そもそも情報共有ツールがなぜ必要なの?

どのような業務、プロジェクトであっても複数の社員が関わる以上、情報共有がしっかりなされていないと、うまく進みません。情報共有がなされないまま進めていくと、場合によっては取り返しのつかない失敗につながりかねません。

従来は、メールによるコミュニケーションや情報共有が一般的でした。メールの利用が当たり前の社会となって、コミュニケーションが効率化され情報共有も格段に容易になりました。一方、それでもやり取りに時間がかかったり、全員に共有されないといったミスが起こったり、文字情報だけでは相手の反応がわかりにくいなど、様々な課題もあります。

このようなことから、今、情報共有ツールが注目されています。情報共有ツールにはメールには無い様々な機能があり、メールより迅速にコミュニケーションを図るだけではなく、文書やファイルの共有が容易にできるのです。

本章では、以下のツールを情報共有ツールと呼んでいます。

・スケジュール管理
・勤怠管理
・タスク管理
・社内wiki
・オンラインメモ
・文書管理システム
・ファイル共有
・オンラインストレージ
・社内SNS
・ビジネスチャット
・グループウェア
・動画配信プラットフォーム

情報共有ツールの導入メリット

情報共有ツールを導入するメリットについてみていきましょう。

業務の効率化

情報共有ツールでは、共有すべき各種資料やデータのファイルを、それほど手間暇かけることなく共有することができますし、会議の議事録などを一元的に整理して保管することができます。各社員はこれによって、オンラインでシステムにアクセスすることによって、資料やデータ、議事録などを検索し、必要な情報をいつでも取り出すことができます。

業務上の疑問が生じた場合、各社員が自ら検索して必要な情報を得ることができるので、いちいち担当部署に訪ねる必要がなくなり、効率的に業務を行うことが可能となります。ただ検索するだけではなく、オンライン上で資料を編集することができるツールを活用すれば、さらに効率化が図られます。

ナレッジ・ノウハウの蓄積

情報共有ツールには、各社員が共有すべき資料やデータを随時蓄積していきますので、他の社員が持っていたナレッジやノウハウが共有され、誰もがオンラインで閲覧することができるようになります。

情報共有ツールの検索機能やフォルダ分け機能、ラベル機能を活用すれば、自分が必要としている情報を探しだすことが容易にできます。特定の社員しか資料の在処が分からない場合、業務の属人化が起こりがちですが、情報共有ツールによって、誰もが同じ業務を行うことができます。

コミュニケーションの活性化

情報共有ツールの中には、チャットによるリアルタイムのやりとりや、ビデオ通話により相手の顔を見ながらコミュニケーションできる機能が充実したものもあります。中にはスタンプによるリアクションで気持ちを伝えられるものもあり、暖かさや楽しさといった要素をコミュニケーションに取り入れることができます。

もちろん内部だけでは無く、クライアントや委託先など外部の関係者ともやりとりができるので、業務効率アップを図ることができます。社内コミュニケーションが活性化すれば、職場の雰囲気もよくなってきますし、悩みの相談などもしやすくなりますから、離職率を下げるといった効果も期待できます。

情報共有ツールの選定する3つのポイント

このように、情報共有ツールには多くのメリットがありますが、自社の業務実態や社員のITリテラシーに合ったツールを導入しなければ、導入コストに見合った効果が得られないばかりか、かえって非効率になりかねません。ここでは、情報共有ツールの選定の際に着目すべき点をみてみたいと思います。

自社が必要とする機能の備わっているか

情報共有ツールの導入に当たっては、自社の課題が何であり、解決のためにはどのような機能が必要かを吟味することです。例えば、メールでの連絡や情報共有によって発生しているミスを無くしたい場合は、チーム毎にグループチャットで会話できる機能があれば、グループ全員で情報共有できるのでミスを防げます。

資料の整理ができていないのであれば、資料を分類・ラベル付けをして保管できる機能があれば、手間暇かけずに資料を整理できます。このように、課題解決に効果が見込まれる機能がある情報共有ツールを選定することが不可欠です。

先ほど述べた3つのメリット毎に、情報共有ツールの機能を分類すると、以下のようになりますので、これも参考としてツール選定を行うとよいでしょう。

使いこなしやすいツールか

せっかく情報共有ツールを導入しても、社員の多くが使いこなせず、ITに強い一部の社員のみが活用しているのでは、業務の効率化が図れないばかりか、かえって情報共有ミスを誘発することにもなりかけません。

新たに導入するツールについては、その操作方法が使いやすいものか、余分な機能が多く複雑になっていないか、などの観点からチェックする必要があります。使い方が難しいとシステム部門への問い合わせが殺到し業務が滞ってしまいます。

また、社員のITリテラシーや既存のツールとの連携性も考慮して、情報共有ツールを選定する必要があります。あまりITツールに慣れていない社員の多い会社では、できるだけシンプルな使い勝手の良いツールが望ましいことはいうまでもありません。

わかりやすいマニュアルがあるかどうかもポイントとなるでしょう。一方、既に多くのITツールを活用している場合は、既存のツールと連携する機能があるか、必要なカスタマイズができるか、複数の端末からアクセスできるかといった点もチェックしておきましょう。

利用者数や導入機能に応じた適切なプラン・価格であるか

情報共有ツールの導入に当たっては、運用コストも重要な要素です。ほとんどのツールは、利用者数によって価格やプランを設定していますので、できるだけ予算を抑えるためにも、自社の利用者数の把握と、これに応じたプランや価格のチェック、無料で利用できる機能の範囲といった点もシビアに確認しておきましょう。

情報共有ツールの中には無料のものもあります。大変魅力的に感じますが、えてして必要な機能が備わっていなかったり、本当に必要な機能は有料で提供されていたりしますので、どのような機能が必要かをしっかりチェックしていきましょう。

情報共有ツールの導入を社員全体で共有

情報共有ツールの導入に当たっては、事前に社内に周知し、その必要性や目的意識について共有を図っていくことが重要です。必要性についての認識の共有無しにいきなり導入した場合、ツールを使いこなすための時間と労力がかかってしまい、かえって業務が非効率になったり、社員のストレスが溜まってしまうことになりかねません。

解決すべき課題と、情報共有ツール導入の必要性について、社員全員の目的意識を明確にした上で、ツールの導入を進めていってください。

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